Комерційні книги: які книги, коли засвідчувати, скільки зберігати?
Комерційні книги, які зобов’язані вести компанії, паперова та електронна форма, строки початкового та завершального засвідчення, e-Defter і ETDS, строки зберігання, свідоцтво про втрату в разі втрати книги та санкції.
Книги — це пам’ять компанії і перед податковою інспекцією, і перед судами, і перед учасниками. Те, яка книга в якій формі ведеться і чи дотримано строків засвідчення, має прямі наслідки під час перевірок і судових спорів.
Які книги ведуться?
| Книга | ТОВ | АТ | Форма |
|---|---|---|---|
| Журнал | ✓ | ✓ | e-Defter або паперова |
| Головна книга | ✓ | ✓ | e-Defter або паперова |
| Книга інвентаризації | ✓ | ✓ | Паперова |
| Реєстр часток | ✓ | ✓ | Паперова або ETDS |
| Книга рішень | Якщо є рада керівників | Книга рішень ради директорів | Паперова або ETDS |
| Книга засідань і протоколів загальних зборів | ✓ | ✓ | Паперова або ETDS |
e-Defter обов’язковий для компаній, що відповідають певним умовам, і добровільний для інших: Перехід на e-Fatura, e-Arşiv і e-Defter
З 2026 року в новостворених компаніях реєстр часток, книги рішень і книга загальних зборів ведуться через Електронну систему комерційних книг (ETDS): ETDS
Засвідчення паперових книг
| Засвідчення | Строк |
|---|---|
| Початкове засвідчення (перший рік) | До початку діяльності; під час реєстрації його може здійснити відділ торгового реєстру |
| Початкове засвідчення (наступні роки) | Протягом останнього місяця перед обліковим періодом, у якому використовуватиметься книга (грудень для періодів за календарним роком) |
| Завершальне засвідчення журналу | До кінця шостого місяця наступного облікового періоду (30 червня для періодів за календарним роком) |
| Завершальне засвідчення книги рішень ради директорів | До кінця першого місяця наступного облікового періоду (31 січня) |
Такі книги, як реєстр часток і книга загальних зборів, можна використовувати, доки не закінчаться сторінки; нове початкове засвідчення щороку не потрібне.
Засвідчення здійснює нотаріус. Щоб додати строки до свого календаря: Калькулятор строків
e-Defter
Компанії, що використовують e-Defter, не проходять початкового та завершального засвідчення на папері; натомість вони вчасно завантажують берати (beratlar) своїх щомісячних книг до системи Управління доходів. Строки для бератів і наслідки затримки: Строки бератів e-Defter
Строки зберігання
| Закон | Строк | Сфера застосування |
|---|---|---|
| Торговий кодекс Туреччини | 10 років | Комерційні книги, інвентаризаційні описи, фінансова звітність, копії отриманих і надісланих комерційних листів, документи, що підтверджують облікові записи |
| Закон про податкову процедуру | 5 років | Книги та документи (починаючи з календарного року, що настає за роком, до якого вони належать) |
Оскільки ці два строки різняться, на практиці стандартом має бути десять років. Строк зберігання починається з кінця календарного року, у якому зроблено запис або створено документ. Книги та документи, що зберігаються в електронному вигляді, також зберігаються протягом тих самих строків у придатному для читання вигляді.
Якщо книгу втрачено: свідоцтво про втрату
Якщо книги чи документи втрачено внаслідок пожежі, повені, крадіжки чи з подібних причин, необхідно протягом 15 днів з моменту, коли стало відомо про втрату, звернутися до компетентного суду за місцезнаходженням підприємства за свідоцтвом про втрату. Якщо книги неможливо надати без свідоцтва про втрату, під час податкової перевірки можуть настати серйозні наслідки, як-от нарахування податку за власною ініціативою органу та відмова у відрахуваннях.
Санкції
- Книги, початкове засвідчення яких не отримано або отримано несвоєчасно, для цілей Закону про податкову процедуру можуть вважатися такими, що взагалі не велися.
- Торговий кодекс Туреччини передбачає адміністративні штрафи за порушення обов’язків щодо ведення та зберігання книг.
- Ненадання книг під час податкової перевірки може призвести до відмови в заліку ПДВ (KDV) і нарахування податку за власною ініціативою органу: Підготовка до податкової перевірки
Практичні рекомендації
- Внесіть нотаріальні засвідчення в грудні до свого річного календаря.
- Зберігайте фізичні примірники книг в одному місці, захищеному від вогню та води.
- Зберігайте резервні копії файлів вашої бухгалтерської програми та e-Defter на окремому носії.
- Письмово визначте, хто зберігає книги та документи; у разі зміни бухгалтера складайте акт приймання-передачі: Бухгалтерські послуги та передання справ
Наша пов’язана послуга: Книги та e-Defter
Правова підстава: Торговий кодекс Туреччини № 6102, ст. 64, 65 і 82; Закон про податкову процедуру № 213, ст. 13, 182, 220–226 і 253; Роз’яснення щодо комерційних книг.