Ticari defterler: hangi defter, ne zaman onay, ne kadar saklama?
Şirketlerin tutmak zorunda olduğu ticari defterler, kağıt ve elektronik ortam, açılış ve kapanış onay süreleri, e-Defter ve ETDS, saklama süreleri, defterin kaybolması hâlinde zayi belgesi ve cezalar.
Defterler, bir şirketin hem vergi dairesi hem mahkemeler hem de ortaklar karşısındaki hafızasıdır. Hangi defterin hangi ortamda tutulduğu ve onay sürelerine uyulup uyulmadığı, inceleme ve davalarda doğrudan sonuç doğurur.
Hangi defterler tutulur?
| Defter | Limited şirket | Anonim şirket | Ortam |
|---|---|---|---|
| Yevmiye defteri | ✓ | ✓ | e-Defter veya kağıt |
| Defteri kebir (büyük defter) | ✓ | ✓ | e-Defter veya kağıt |
| Envanter defteri | ✓ | ✓ | Kağıt |
| Pay defteri | ✓ | ✓ | Kağıt veya ETDS |
| Karar defteri | Müdürler kurulu varsa | Yönetim kurulu karar defteri | Kağıt veya ETDS |
| Genel kurul toplantı ve müzakere defteri | ✓ | ✓ | Kağıt veya ETDS |
e-Defter, belirli şartları taşıyan şirketler için zorunlu, diğerleri için isteğe bağlıdır: e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter geçişi
Pay defteri, karar defterleri ve genel kurul defteri ise 2026'dan itibaren yeni kurulan şirketlerde Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS) üzerinden tutulur: ETDS
Kağıt defterlerde onaylar
| Onay | Süre |
|---|---|
| Açılış onayı (ilk yıl) | Faaliyete başlamadan önce; kuruluşta ticaret sicili müdürlüğünce yapılabilir |
| Açılış onayı (sonraki yıllar) | Defterin kullanılacağı faaliyet döneminden önceki son ay içinde (takvim yılı esasında Aralık) |
| Yevmiye defteri kapanış onayı | İzleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar (takvim yılı esasında 30 Haziran) |
| Yönetim kurulu karar defteri kapanış onayı | İzleyen faaliyet döneminin ilk ayının sonuna kadar (31 Ocak) |
Pay defteri ve genel kurul defteri gibi defterler, sayfaları dolana kadar kullanılabilir; her yıl yeniden açılış onayı gerekmez.
Onaylar noter tarafından yapılır. Süreleri takvime eklemek için: Süre hesaplama
e-Defter
e-Defter kullanan şirketler kağıt ortamda açılış ve kapanış onayı yaptırmaz; bunun yerine aylık defterlerin beratlarını süresinde Gelir İdaresi sistemine yükler. Berat süreleri ve gecikmenin sonuçları: e-Defter berat süreleri
Saklama süreleri
| Kanun | Süre | Kapsam |
|---|---|---|
| Türk Ticaret Kanunu | 10 yıl | Ticari defterler, envanterler, finansal tablolar, gelen ve gönderilen ticari mektupların kopyaları, muhasebe kayıtlarına dayanak belgeler |
| Vergi Usul Kanunu | 5 yıl | Defter ve belgeler (ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak) |
İki süre farklı olduğundan uygulamada on yıl esas alınmalıdır. Saklama süresi, kaydın yapıldığı veya belgenin oluştuğu takvim yılının sonundan başlar. Elektronik ortamda tutulan defter ve belgeler de aynı sürelerle, okunabilir biçimde saklanır.
Defter kaybolursa: zayi belgesi
Defter veya belgeler yangın, su baskını, hırsızlık gibi nedenlerle kaybolursa, durumun öğrenilmesinden itibaren 15 gün içinde işyerinin bulunduğu yerdeki yetkili mahkemeden zayi belgesi istenmelidir. Zayi belgesi alınmadan defter ibraz edilemezse, vergi incelemesinde re'sen tarhiyat ve indirimlerin reddi gibi ağır sonuçlar doğabilir.
Yaptırımlar
- Açılış onayı yaptırılmayan veya süresinde yaptırılmayan defterler, Vergi Usul Kanunu bakımından hiç tutulmamış sayılabilir.
- Türk Ticaret Kanunu'nda defter tutma ve saklama yükümlülüklerine aykırılık için idari para cezaları öngörülmüştür.
- Vergi incelemesinde defterin ibraz edilmemesi, KDV indirimlerinin reddine ve re'sen tarhiyata yol açabilir: Vergi incelemesine hazırlık
Pratik öneriler
- Aralık ayında noter onaylarını yıllık takviminize ekleyin.
- Defterlerin fiziki kopyalarını tek bir yerde, yangın ve suya karşı korunaklı biçimde saklayın.
- Muhasebe programınızın ve e-Defter dosyalarınızın yedeklerini ayrı bir ortamda tutun.
- Defter ve belgelerin kimde saklandığını yazılı olarak belirleyin; muhasebeci değişikliğinde teslim tutanağı düzenleyin: Muhasebe hizmeti ve devir
İlgili hizmetimiz: Defter ve e-Defter
Yasal dayanak: 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu m.64, 65 ve 82; 213 sayılı Vergi Usul Kanunu m.13, 182, 220–226 ve 253; Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ.