ETDS: pay, karar ve genel kurul defterleri artık elektronik
Ticaret Bakanlığı'nın Elektronik Ticari Defter Sistemi: kapsamdaki defterler, zorunluluk ve gönüllü geçiş, sisteme giriş ve kullanıcı tanımlama, kayıt ve belge yükleme, mevcut kâğıt defterlerden geçiş, doğrulama, maliyet ve şirketler için kontrol listesi.
Şirket kurduğunuzda noterden onaylattığınız pay defteri, karar defteri ve genel kurul defteri, yerini elektronik bir sisteme bırakıyor. Ticaret Bakanlığı'nın Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS), 1 Temmuz 2025'te kullanıma açıldı ve 2026'da kurulan şirketler için zorunlu hâle geldi.
Hangi defterler?
| Defter | Limited şirket | Anonim şirket |
|---|---|---|
| Pay defteri | ✓ | ✓ |
| Müdürler kurulu / yönetim kurulu karar defteri | ✓ | ✓ |
| Genel kurul toplantı ve müzakere defteri | ✓ | ✓ |
Yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri ETDS kapsamında değildir; bu defterler için e-Defter ve kâğıt defter kuralları geçerlidir: Ticari defterler
Kimler için zorunlu?
- 1 Ocak 2026 ve sonrasında ticaret siciline tescil edilen şirketler,
- Kuruluşu ve esas sözleşme değişiklikleri Bakanlık iznine tabi olan şirketler.
Bu tarihten önce kurulmuş şirketler isterse ETDS'ye geçebilir.
Nasıl çalışır?
- Giriş: Sisteme e-Devlet üzerinden, şirketi temsile yetkili kişinin e-imzasıyla girilir.
- Kullanıcı tanımlama: Yetkili kişi, kayıtları girmesi için çalışanları veya mali müşaviri sistem kullanıcısı olarak tanımlayabilir. Kullanıcı yetkileri sınırlanabilir ve geri alınabilir.
- Kayıt: Pay devirleri, sermaye değişiklikleri ve ortak bilgileri pay defterine; müdürler veya yönetim kurulu kararları karar defterine; genel kurul toplantı bilgileri genel kurul defterine işlenir.
- Belge yükleme: Kararların ve tutanakların imzalı hâlleri PDF olarak, gecikmeden sisteme yüklenir.
- Doğrulama: Sistemden alınan çıktılar karekod ile doğrulanabilir; bankalar, noterler ve diğer kurumlar belgenin geçerliliğini bu yolla kontrol edebilir.
Açılış ve kapanış onayı yoktur. Kâğıt defterlerdeki noter onayı ihtiyacı ETDS'de ortadan kalkar. Sistem kullanımı ücretsizdir.
Kâğıt defterden geçiş
Mevcut bir şirket ETDS'ye geçmek isterse:
- Kâğıt defterlerin kapanış onayı notere yaptırılır.
- Kapanış tarihindeki durum (özellikle pay defterindeki ortaklık yapısı) ETDS'ye aktarılır.
- Kâğıt defterler, saklama süresi boyunca muhafaza edilir.
Geçiş tarihini; genel kurul, sermaye artırımı veya pay devri gibi önemli işlemlerle çakışmayacak şekilde planlamanızı öneririz.
Kayıtların hukuki önemi
- Pay defteri, ortaklık ilişkisinin şirkete karşı ispatında temel belgedir; pay devirleri deftere işlenmeden devralan, şirkete karşı ortaklık haklarını kullanamayabilir: Limited şirkette pay devri
- Karar defteri kayıtları, müdür ve yönetim kurulu kararlarının varlığını ve tarihini gösterir: Müdür atama kararı · Şube açılış kararı
- Genel kurul defteri, olağan ve olağanüstü toplantıların kaydıdır: Genel kurul
Kontrol listesi
- Şirketiniz 2026'da mı kuruldu veya izne tabi mi? Öyleyse ETDS zorunlu.
- Yetkili kişinin geçerli bir e-imzası var mı? e-İmza, mali mühür ve KEP
- Sistem kullanıcıları tanımlandı mı?
- Kuruluştaki ortaklık yapısı pay defterine işlendi mi?
- Her kararın imzalı PDF'i yüklendi mi?
- Eski kâğıt defterler (varsa) kapanış onayıyla saklamaya alındı mı?
Kuruluştan sonraki diğer dijital adımlar: Kuruluş sonrası dijital yükümlülükler
Yasal dayanak: 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu m.64 ve 65; Elektronik Ticari Defter Sistemine İlişkin Tebliğ (RG 14.02.2025, 32813).