e-Fatura ve e-Arşiv faturada iptal, itiraz ve iade
Yanlış düzenlenen veya itiraz edilen e-Fatura ve e-Arşiv faturalar için temel ve ticari senaryo farkı, 8 günlük itiraz süresi, iptal ve itiraz portalı, iade faturası, KDV düzeltmesi ve muhasebe kaydı; senaryolara göre yol haritası.
Yanlış tutar, yanlış alıcı, iki kez kesilmiş bir fatura ya da hiç almadığınız bir mal… Elektronik faturada "yırtıp atmak" mümkün olmadığı için her hatanın kendine özgü bir düzeltme yolu vardır. Doğru yol, faturanın senaryosuna, kimin hata yaptığına ve ne kadar zaman geçtiğine bağlıdır.
Önce senaryoya bakın
| Temel e-Fatura | Ticari e-Fatura | |
|---|---|---|
| Alıcının yanıtı | Sistem üzerinden kabul/red yok | 8 gün içinde sistem üzerinden kabul veya red |
| Red edilmezse | Fatura geçerli kabul edilir | 8 gün sonunda kabul edilmiş sayılır |
| İtiraz yolu | TTK'daki 8 günlük süre içinde noter, iadeli taahhütlü mektup, KEP veya Gelir İdaresi'nin e-Belge iptal ve itiraz portalı | Sistem üzerinden red; süre geçtiyse temel senaryodaki yollar |
Türk Ticaret Kanunu'na göre bir faturayı alan kişi, aldığı tarihten itibaren 8 gün içinde içeriği hakkında itirazda bulunmazsa, faturanın içeriğini kabul etmiş sayılır. Bu bir karinedir; aksi ispat edilebilir, ama ispat yükü itiraz etmeyene geçer.
Senaryolara göre yol haritası
1. Faturayı siz kestiniz ve hata fark ettiniz
- Fatura ticari senaryoda ve alıcı henüz yanıt vermediyse, alıcıdan faturayı reddetmesini isteyin; ardından doğru faturayı kesin.
- Fatura temel senaryodaysa veya süre geçtiyse, alıcıyla mutabık kalarak iptal ve itiraz portalı üzerinden iptal kaydı oluşturun ya da alıcıdan iade faturası isteyin.
- Hata yalnızca açıklama veya adres gibi tutarı etkilemeyen bir bilgiyse, karşı tarafla yazışarak kayıt altına almak çoğu zaman yeterlidir.
2. Size yanlış bir fatura geldi
- Ticari senaryoda 8 gün içinde sistem üzerinden reddedin.
- Temel senaryoda 8 gün içinde KEP, noter veya portal üzerinden itiraz edin. İtirazınızı fatura numarası, tarihi, tutarı ve itiraz nedeniyle birlikte yazın: Ödeme ihtarı şablonu bu tür bir bildirim için örnek olarak uyarlanabilir.
- Faturayı deftere kaydetmeyin ve KDV'sini indirim konusu yapmayın.
3. Mal veya hizmetin bir kısmı iade edildi ya da fiyat düştü
- Satıcıya, iade edilen kısım için alıcı tarafından iade faturası düzenlenir. İade faturası da elektronik ortamda (alıcı e-Fatura mükellefiyse e-Fatura) düzenlenir.
- Satıcı, iade edilen kısma ait KDV'yi düzeltme yoluyla indirebilir; alıcı da indirdiği KDV'yi düzeltir.
e-Arşiv fatura
e-Arşiv faturalar, alıcısı e-Fatura sisteminde olmayan kişilere düzenlenir.
- e-Arşiv faturanın iptali, Gelir İdaresi'ne raporlama süresi içinde ve Tebliğ'deki şartlarla sistem üzerinden yapılabilir.
- Raporlama süresi geçtiyse veya alıcı belgeyi kullandıysa, iptal yerine itiraz (alıcı tarafından) ya da iade belgesi yoluyla düzeltme yapılır.
- Nihai tüketiciye yapılan satışlardan iade olursa, iade edilen tutarın tüketiciye ödendiğini gösteren ve tüketicinin bilgilerini içeren belge düzenlenir; KDV düzeltmesi bu belgeye dayanır.
KDV düzeltmesi ve muhasebe
- Fatura iptal edilirse, satıcı ilgili dönemde hesapladığı KDV'yi, alıcı da indirdiği KDV'yi düzeltir. Düzeltme, iptalin gerçekleştiği dönemin beyannamesinde yapılır: KDV beyannamesi
- Kayıtta iptal ve iade belgelerinin dayanağı (yazışma, KEP, portal kaydı) saklanmalıdır.
- Gelir veya gider kaydı da aynı şekilde ters kayıtla düzeltilir.
Sık yapılan hatalar
- Temel e-Faturada itiraz için 8 günü geçirmek,
- Hatalı faturayı reddetmeden yeni faturayı kabul etmek ve aynı işlemin iki kez kaydedilmesi,
- İade faturasını kâğıt ortamda düzenlemek,
- Mükerrer faturanın KDV'sini indirim konusu yapmak,
- Hatalı faturayı müşteriyle konuşmadan iptal etmek.
Fatura üzerindeki zorunlu bilgiler için: Faturada zorunlu bilgiler
Yasal dayanak: 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu m.21/2; 3065 sayılı KDV Kanunu m.35; 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği.