e-İmza, mali mühür ve KEP: farkları ve hangi işte hangisi?
Güvenli elektronik imza, mali mühür ve kayıtlı elektronik posta (KEP) kavramları, hukuki geçerlilik, kullanım alanları, temin süreci, şirket içinde yetki düzeni ve sık yapılan hatalar; karar tablosu.
Şirket kurulduktan sonra en sık karıştırılan üç dijital araç, e-imza, mali mühür ve KEP'tir. Üçü de güvenlik ve ispat amacı taşır; ancak kime ait oldukları ve hangi işlemlerde kullanıldıkları farklıdır.
Bir bakışta
| e-İmza | Mali mühür | KEP | |
|---|---|---|---|
| Kime ait? | Gerçek kişi | Tüzel kişi veya mükellef | Kişi veya kurum |
| Ne işe yarar? | Belgeyi kişi adına imzalamak | e-Belgeleri kurum adına imzalamak | Resmî elektronik yazışma ve bildirim |
| Nereden alınır? | Elektronik sertifika hizmet sağlayıcıları | Kamu Sertifikasyon Merkezi (TÜBİTAK) | KEP hizmet sağlayıcıları (PTT ve yetkili şirketler) |
| Tipik kullanım | Sözleşme, dilekçe, ticaret sicili işlemleri, e-Defter (gerçek kişi mükellefler) | e-Fatura, e-Arşiv, e-Defter, e-İrsaliye | İhtarname, fesih bildirimi, resmî yazışma, kurumlarla iletişim |
| Hukuki etkisi | Güvenli elektronik imza, elle atılan imzayla aynı sonucu doğurur | Belgenin kurum tarafından düzenlendiğini gösterir | Gönderim, teslim ve içeriğin delil niteliğinde kaydı |
e-İmza
Güvenli elektronik imza, kural olarak elle atılan imzayla aynı hukuki sonucu doğurur. Ancak Kanun'un resmî şekle veya özel törene bağladığı işlemler (örneğin tapu işlemleri) ile banka teminat sözleşmeleri dışındaki teminat sözleşmeleri güvenli elektronik imzayla yapılamaz.
Şirket yöneticilerinin ve yetkililerin e-imzası; ticaret sicili işlemleri, MERSİS, ETDS, e-Devlet üzerinden yapılan şirket başvuruları ve KEP kullanımı için gereklidir. e-İmza, sahibinin şahsına özeldir; başkası tarafından kullanılması, imzanın sahibinin sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.
Mali mühür
Mali mühür, Gelir İdaresi'nin elektronik belge uygulamalarında tüzel kişinin imzası yerine geçer. e-Fatura, e-Arşiv, e-Defter ve e-İrsaliye başvurularında ve belgelerin imzalanmasında kullanılır. Özel entegratör kullanan şirketlerde belgeler çoğu zaman entegratörün mali mührüyle imzalanır; ancak e-Defter beratları ve bazı başvurular için şirketin kendi mali mührü gerekir. Ayrıntı: e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter
Mali mühür sertifikalarının geçerlilik süresi vardır; süresi dolmadan yenilenmezse e-Defter berat yüklemeleri aksayabilir: e-Defter berat süreleri
KEP
Kayıtlı elektronik posta, iletinin gönderildiği, teslim edildiği ve içeriğinin hukuken geçerli şekilde kaydedildiği bir e-posta türüdür.
Nerelerde işe yarar?
- Ticari işletmeyle ilgili ihbar ve ihtarlar: Türk Ticaret Kanunu, tacirler arasında temerrüde düşürme, fesih ve dönme gibi ihbarların noter, iadeli taahhütlü mektup, telgraf veya güvenli elektronik imzalı KEP ile yapılmasını öngörür.
- İşçiye yapılan fesih bildirimi ve çalışanlarla resmî yazışmalar,
- Kamu kurumlarıyla yazışmalar ve bazı başvurular,
- Bazı sektörlerde (ör. e-ticaret aracı hizmetleri, ETBİS kaydı) KEP adresi zorunluluğu: ETBİS kaydı
Örnek kullanım: Ödeme ihtarı · Fesih bildirimi
KEP, UETS'nin yerine geçmez. Mahkeme ve kamu kurumlarının elektronik tebligatları UETS adresine gelir: e-Tebligat
Şirket içinde yetki düzeni
- Şirketi temsile yetkili kişileri ve imza sirkülerini güncel tutun.
- Mali mührün kimin bilgisayarında ve hangi şifreyle kullanıldığını kayıt altına alın.
- e-İmza ve mali mühür şifrelerini paylaşmayın; çalışan veya mali müşavir değişikliğinde erişimleri gözden geçirin.
- Sertifika bitiş tarihlerini takviminize ekleyin: Süre hesaplama
Sık yapılan hatalar
- Mali mührü e-imza zannedip sözleşme imzalamaya çalışmak,
- KEP ile gönderilen ihtarın güvenli elektronik imza olmadan gönderilmesi,
- Ayrılan yöneticinin e-imzasıyla işlem yapılmaya devam edilmesi,
- KEP kutusunun düzenli kontrol edilmemesi.
Yasal dayanak: 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu m.5; 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu m.18/3 ve 1525; Kayıtlı Elektronik Posta Kullanımına ve Uygulama Esaslarına Dair Yönetmelik; 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği.