Vergi incelemesi ve belge isteme yazısı geldiğinde ne yapmalı?
Vergi incelemesine başlanması ya da bilgi ve belge isteme yazısı alınması hâlinde mükellefin ilk günden itibaren izlemesi gereken adımlar, hakları ve hazırlık listesi.
Vergi idaresinden gelen bir yazı çoğu işletme sahibinde ilk anda endişe yaratır. Oysa yazının türünü doğru okumak ve ilk haftayı düzenli geçirmek, sürecin sonucunu çoğu zaman belirler. Bu yazı, inceleme ya da belge isteme yazısı aldığınız andan itibaren nasıl hareket edeceğinizi adım adım anlatır.
1. Yazının türünü ve tarihini belirleyin
| Yazı | Anlamı |
|---|---|
| Bilgi ve belge isteme (VUK 148) | Belirli bir konuda açıklama ve belge talebi; inceleme başlamış olmayabilir |
| İzaha davet (VUK 370) | İdarenin ön tespiti var; inceleme başlamadan açıklama fırsatı |
| İnceleme yazısı / defter ve belge ibraz yazısı | Vergi müfettişi incelemeye başladı |
e-Tebligatla gelen yazılar, elektronik adresinize ulaştığı günü izleyen beşinci günün sonunda tebliğ edilmiş sayılır; süreler bu tarihten başlar. Son günü hesaplamak için: Süre ve son gün
İzaha davet ayrı kurallara bağlıdır: İzaha davet ve pişmanlık
2. Mali müşavirinizi aynı gün haberdar edin
Yazının bir kopyasını, tebliğ tarihini gösteren ekran görüntüsüyle birlikte iletin. İlk iş, yazının hangi vergi türünü ve dönemi kapsadığını ve neyin istendiğini çıkarmaktır.
3. Belgeleri toplayın
İstenen dönem için genellikle şunlar gerekir:
- Yevmiye, kebir ve envanter defterleri ya da e-Defter dosyaları ve beratları
- Alış ve satış faturaları, e-Arşiv ve e-Fatura listeleri
- Banka hesap ekstreleri, kasa kayıtları
- Sözleşmeler (kira, hizmet, satış), irsaliyeler, stok kayıtları
- Verilen beyannameler ve tahakkuk fişleri
Belgeleri kopyalayarak teslim edin; asıllarını teslim etmeniz istendiyse teslim tutanağı alın.
4. Kayıtları kendi gözünüzle kontrol edin
İncelemenin konusu belliyse (ör. belirli bir tedarikçiden yapılan alımlar, KDV iadesi, kasa hesabı), müfettişten önce sizin bakmanız gereken yer de orasıdır. Tutarsızlık varsa nedenini belgeleyin; düzeltilmesi gereken bir hata varsa seçeneklerinizi mali müşavirinizle değerlendirin.
5. Süreye uyun, ek süre gerekiyorsa yazılı isteyin
Defter ve belgelerin süresinde ibraz edilmemesi; matrahın takdir yoluyla belirlenmesine, KDV indiriminin reddine ve cezaların ağırlaşmasına yol açabilir. Belgelerin bir kısmı zamanında hazırlanamıyorsa gerekçesiyle yazılı ek süre isteyin.
İnceleme sırasında haklarınız
- Bilgilendirilme: İncelemenin konusunu ve kapsamını öğrenme hakkınız vardır.
- Tutanak: Müfettişle yapılan görüşmeler tutanağa bağlanır. Tutanağı imzalamadan önce okuyun; katılmadığınız kısımlar için şerh düşebilir, lehinize olan açıklamaların yazılmasını isteyebilirsiniz.
- Temsil: Mali müşaviriniz ya da avukatınız süreçte sizi temsil edebilir.
- Süre: İncelemeler kural olarak tam incelemede 1 yıl, diğer incelemelerde 6 ay içinde tamamlanır; gerekçeli olarak uzatılabilir.
İnceleme bittikten sonra
İnceleme raporu üzerine vergi ve ceza ihbarnamesi düzenlenebilir. Bu aşamada üç yol vardır: cezada indirim ile ödeme, uzlaşma başvurusu ya da dava. Seçenekler ve süreleri: Vergi incelemesi ve izaha davet · Uzlaşma talep dilekçesi · Cezada indirim talebi
Olası cezayı önceden görmek için: Vergi ziyaı cezası
Yapılmaması gerekenler
- Yazıyı süresinde cevapsız bırakmak.
- İnceleme başladıktan sonra pişmanlıkla beyanname vermeye çalışmak: inceleme başlamışsa pişmanlık hükümlerinden yararlanılamaz.
- Kayıtları geriye dönük değiştirmek ya da belge "tamamlamak."
Yasal dayanak: 213 sayılı Vergi Usul Kanunu m.134–141 (vergi incelemesi), m.148 (bilgi isteme), m.30 (takdir), m.370–371, m.376; Vergi İncelemelerinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik.