Бухгалтерський облік в імпортно-експортній компанії
Налагодження системи обліку в компаніях, що займаються імпортом та експортом: план рахунків, розмежування первинного бухгалтерського обліку та загальної бухгалтерії, імпортна справа, ланцюг експортних документів, вибір і зміна програми, навчання персоналу та контрольний список на перші три місяці.
Бухгалтерія компанії формується в перші тижні її роботи. Те, як відкрито план рахунків, яку програму обрано, як документи переходять з рук у руки і хто яку роботу виконує, визначає, наскільки достовірним буде баланс наприкінці першого року. У компанії, що веде зовнішню торгівлю, до цих рішень додаються іноземна валюта, митні документи та облік собівартості за кожною поставкою. Нижче налагодження обліку розглянуто крок за кроком.
1. Порядок налагодження
- Опишіть бізнес-процеси. Як здійснюються продажі (внутрішній ринок, експорт, електронна комерція), звідки надходять закупівлі (внутрішні постачальники, імпорт), чи є запаси, через які канали проходять надходження та платежі? План рахунків відкривають відповідно до цієї схеми.
- Відкрийте план рахунків. Основні рахунки турецького Єдиного плану рахунків (Tekdüzen Hesap Planı) фіксовані; під бізнес налаштовують субрахунки. Банківські рахунки та рахунки клієнтів/постачальників у розрізі валют, окремі субрахунки для імпортних справ і центри витрат створюють саме на цьому етапі.
- Оберіть програму або адаптуйте наявну. Рішення залежить від обсягу операцій, потреб в обліку запасів і валюти та інтеграції з електронними документами (див. розділ 5).
- Зафіксуйте документообіг письмово. Хто отримує рахунок-фактуру, хто його погоджує, хто проводить; кому передається справа від митного брокера? Без письмово закріпленого порядку втрачені документи та подвійні проведення неминучі.
- Підключіть електронну трансформацію. Інтеграцію e-Fatura, e-Arşiv та e-Defter тестують разом із програмою: Перехід на e-Fatura, e-Arşiv та e-Defter
- Сформуйте вступне проведення. Під час заснування — капітал і витрати на заснування; у разі зміни програми кінцеві залишки старої програми переносять вступним ордером.
- Закрийте перший місяць разом. Під час першого закриття перевіряють кожне проведення; помилки, не виправлені в першому місяці, повторюються місяцями.
2. Де закінчується бухгалтерський облік і починається загальна бухгалтерія
Якщо межу між обов’язками не визначено, ту саму роботу виконують двічі або не виконують зовсім. Типовий розподіл:
| Завдання | Бухгалтерський облік | Загальна бухгалтерія |
|---|---|---|
| Рахунки-фактури з продажу та закупівель | Виставляє та проводить їх, стежить за вхідними електронними документами | Перевіряє коди рахунків і ПДВ (KDV) |
| Банк, каса, кредитні картки | Щодня проводить рухи коштів | Погоджує звірку на кінець місяця |
| Рахунки клієнтів і постачальників | Відстежує надходження й платежі, надсилає виписки | Підтвердження на кінець періоду та перевірка сумнівної дебіторської заборгованості |
| Запаси | Надходження та видача | Метод визначення собівартості, розбіжності інвентаризації |
| Імпортна справа | Збирає документи до справи | Розподіл витрат і перенесення на запаси |
| Іноземна валюта | Вносить правильний курс документа | Курсові різниці та переоцінка на кінець періоду |
| Декларації та облікові книги | — | ПДВ, утримання податку, авансовий податок, e-Defter, закриття |
Цей розподіл може існувати всередині компанії або між компанією та її бухгалтером; щоб обрати модель: Щомісячне бухгалтерське обслуговування та зміна бухгалтера
3. Імпорт: одна справа на кожну поставку
Собівартість імпортованого товару ніколи не визначається одним рахунком-фактурою. Рахунок постачальника, фрахт, страхування, митні платежі, рахунок митного брокера за послуги, зберігання та внутрішнє перевезення надходять у різні дати та за різними курсами. Тому на кожну поставку відкривають імпортну справу, і до отримання товару кожну статтю збирають на субрахунку цієї справи рахунку 159 «Видані аванси під замовлення».
| Стаття | Включається до справи? | Примітка |
|---|---|---|
| Аванс або сума акредитива, сплачена постачальнику | Так | За курсом на дату платежу |
| Фрахт і страхування | Так | Також входять до митної вартості та бази ПДВ |
| Мито, додаткове мито, KKDF | Так | Суми з митної декларації |
| ПДВ, сплачений при імпорті | Ні | 191 «ПДВ до відрахування»; відраховується в періоді декларації |
| Винагорода митного брокера, зберігання, внутрішнє перевезення | Так | Їхній власний ПДВ відраховують окремо |
Після отримання товару справу закривають, а загальну суму переносять на рахунок запасів; якщо товарів кілька, собівартість розподіляють за послідовною базою, наприклад за вартістю або вагою. Рахунок за фрахт, що надійшов після закриття справи, відносять уже не до справи, а на запаси або на собівартість реалізованих товарів — залежно від того, чи товар продано.
Щоб заздалегідь побачити митні платежі та повну собівартість: Собівартість імпорту та митні платежі · Щоб розшифрувати код товару: Пошук коду HS (GTİP)
4. Експорт: ланцюг пов’язаних документів
В експорті один продаж пов’язаний із чотирма окремими напрямами:
- Рахунок-фактура та митна експортна декларація: Експортний рахунок виставляють за експортним сценарієм e-Fatura; сума, кількість та умови поставки в рахунку й декларації мають збігатися.
- Курс обліку: Продаж відображають за курсом на фактичну дату експорту; різниця при отриманні оплати є курсовим доходом або збитком: Валютні операції та курсові різниці
- Повернення виручки: Експортну виручку повертають у встановлений строк, а якщо потрібен продаж валюти банку, отримують відповідний документ; строки та ставки: Митниця та зовнішня торгівля
- Повернення ПДВ: На ПДВ, який неможливо відрахувати через експорт, готують справу на відшкодування: Звільнення від ПДВ та відшкодування при експорті
Компанії, які купують товар для експорту або застосовують режим переробки на митній території, мають стежити за додатковими строками: якщо пропущено строк, протягом якого експорт має бути завершено після поставки для експорту, або строк зобов’язання за дозволом, виникають податок і пеня за прострочення. Ці строки слід контролювати в окремому списку, а не через нагадування чи звіти програми.
5. Вибір і зміна програми
Правила обліку не залежать від програми; добре налагоджений облік спирається на ту саму логіку плану рахунків, той самий документообіг і ті самі контрольні точки, незалежно від того, яку програму використовують. Обираючи програму, перевірте:
- Підтримку валютних рахунків клієнтів, постачальників і банків та переоцінки на кінець періоду
- Модуль запасів і калькуляції собівартості; можливість збирати витрати за імпортною справою або проєктом
- Інтеграцію e-Fatura, e-Arşiv та e-Defter
- Доступ до тих самих даних для команди бухгалтерського обліку та бухгалтера
- Експорт даних (вивантажити дані так само важливо, як і завантажити)
У разі зміни програми: Перехід здійснюють на початку періоду. Кінцеві залишки старої програми звіряють рахунок за рахунком; відкриті позиції клієнтів і постачальників переносять за кожним рахунком-фактурою, запаси — з кількістю та собівартістю, валютні залишки — із сумами в іноземній валюті. Дані переносять, зіставляючи експортні файли поле за полем, а після перенесення оборотно-сальдову відомість порівнюють із відомістю старої програми. Дані старої програми мають залишатися доступними для читання протягом встановленого законом строку зберігання.
Щоб перевірити переоцінку на кінець періоду: Переоцінка валюти
6. Навчання персоналу
Налагоджений облік розвалюється при першій зміні персоналу, якщо людей, які з ним працюють, не навчено. Навчання проводять відповідно до ролей і на власних документах компанії:
| Хто | Теми |
|---|---|
| Працівники бухгалтерського обліку | Перевірка документів, вхідні електронні документи, проведення операцій клієнтів, постачальників і банку, відкриття імпортної справи та збирання документів, виписки та підтвердження |
| Працівники загальної бухгалтерії | Розподіл витрат, курсові різниці та переоцінка, підготовка декларацій з ПДВ та утримання податку, етапи закриття місяця |
| Закупівлі та продажі | Що має містити рахунок-фактура, умови поставки та їхній вплив на рахунок, коли потрібно передавати документи |
| Керівники та власники | Читання оборотно-сальдової відомості, балансу та звіту про прибутки і збитки; грошова та валютна позиція |
Кожне навчання завершується письмовими робочими інструкціями: який документ, від кого, коли, на який рахунок. Нові працівники починають саме з цих інструкцій.
7. Контрольний список на перші три місяці
- План рахунків відкрито відповідно до бізнес-процесів, із субрахунками в розрізі валют
- Документообіг і відповідальних за погодження зафіксовано письмово
- Інтеграцію e-Fatura, e-Arşiv та e-Defter протестовано
- Першу імпортну справу відкрито, а її перенесення на запаси перевірено під час закриття
- Перший експортний рахунок-фактуру звірено з митною експортною декларацією
- Наприкінці першого місяця проведено звірки з банком і клієнтами/постачальниками
- Працівників бухгалтерського обліку та загальної бухгалтерії навчено відповідно до ролей
- У першому періоді авансового податку проведено переоцінку валюти
Типові помилки
- Відносити імпортні витрати одразу на витрати замість того, щоб збирати їх у справі; собівартість запасів виглядає заниженою, а прибуток — завищеним.
- Включати імпортний ПДВ до собівартості або відраховувати його не в тому періоді.
- Відображати валютний рахунок-фактуру за курсом на дату платежу замість курсу на дату документа.
- Закривати період, не звіривши експортні рахунки з митними експортними деклараціями.
- Змінювати програму в середині року, не звіривши вступні залишки.
- Залишати налагоджену систему в голові однієї людини без письмових інструкцій.
Про обсяг послуги з налагодження та навчання: Налагодження системи обліку та навчання персоналу
Правова підстава: Закон про податкову процедуру № 213, ст. 175, 253 і 280; Закон про ПДВ № 3065, ст. 11, 12, 21 і 34; Загальні комюніке щодо системи бухгалтерського обліку (Єдиний план рахунків); Митний закон № 4458; Постанова № 32 про захист вартості турецької валюти.