Постановка первичного и общего учёта в компании, ведущей импорт и экспорт
Постановка системы учёта в компаниях, ведущих импорт и экспорт: план счетов, разделение первичного и общего учёта, импортное досье, цепочка экспортных документов, выбор и смена программы, обучение персонала и чек-лист на первые три месяца.
Учёт компании складывается в первые недели её работы. То, как открыт план счетов, какая выбрана программа, как документы переходят из рук в руки и кто за что отвечает, определяет, насколько надёжным будет баланс в конце первого года. В компании, торгующей с заграницей, к этим решениям добавляются валюта, таможенные документы и учёт затрат по каждой поставке. Ниже постановка учёта разобрана по шагам.
1. Порядок постановки учёта
- Опишите бизнес-процессы. Как идут продажи (внутренний рынок, экспорт, электронная торговля), откуда поступают закупки (местные поставщики, импорт), есть ли запасы, через какие каналы проходят поступления и платежи? План счетов открывается по этой схеме.
- Откройте план счетов. Основные счета турецкого Единого плана счетов заданы; под компанию настраиваются субсчета. На этом этапе создаются банковские счета и счета контрагентов в разрезе валют, отдельные субсчета для импортных досье и центры затрат.
- Выберите программу или настройте имеющуюся. Решение зависит от объёма операций, потребностей в учёте запасов и валюты и интеграции электронных документов (см. раздел 5).
- Зафиксируйте документооборот письменно. Кто принимает счёт, кто его утверждает, кто проводит; кому передаётся досье от таможенного брокера? Без письменного порядка потеря документов и двойные проводки неизбежны.
- Подключите электронный документооборот. Интеграция электронного счёта, электронного архива и электронной книги тестируется вместе с программой: Переход на электронный счёт, электронный архив и электронную книгу
- Сделайте вступительную проводку. При учреждении — капитал и расходы на учреждение; при смене программы — конечные остатки старой программы вступительной проводкой.
- Закройте первый месяц вместе. При первом закрытии проверяется каждая проводка; ошибки, не исправленные в первом месяце, повторяются месяцами.
2. Где заканчивается первичный учёт и начинается общий
Если граница между обязанностями не проведена чётко, одна и та же работа делается дважды или не делается вовсе. Типичное разделение:
| Задача | Первичный учёт | Общий учёт |
|---|---|---|
| Счета на продажу и закупку | Выставляет и проводит, следит за ящиком электронных документов | Проверяет коды счетов и НДС |
| Банк, касса, карты | Проводит движения ежедневно | Утверждает сверку на конец месяца |
| Расчёты с покупателями и поставщиками | Следит за поступлениями и платежами, рассылает выписки | Сверка остатков на конец периода, оценка сомнительной задолженности |
| Запасы | Приход и расход | Метод оценки, инвентаризационные разницы |
| Импортное досье | Собирает документы в досье | Распределение затрат и перенос в запасы |
| Валюта | Вносит правильный курс документа | Курсовые разницы и переоценка на конец периода |
| Декларации и книги | — | НДС, удержания, авансовые платежи, электронная книга, закрытие |
Такое разделение может быть внутри компании или между компанией и её бухгалтером; выбор модели: Бухгалтерские услуги и передача дел
3. Импорт: одно досье на поставку
Себестоимость импортного товара никогда не складывается из одного счёта. Счёт поставщика, фрахт, страховка, таможенные платежи, счёт таможенного брокера за услуги, хранение и внутренняя перевозка приходят в разные даты и по разным курсам. Поэтому на каждую поставку открывается импортное досье, и все статьи до получения товара собираются на субсчёте этого досье на счёте 159 «Выданные авансы по заказам».
| Статья | Включается в досье? | Примечание |
|---|---|---|
| Аванс или сумма аккредитива, уплаченная поставщику | Да | По курсу на дату платежа |
| Фрахт и страховка | Да | Входят также в таможенную стоимость и базу НДС |
| Таможенная пошлина, дополнительная пошлина, KKDF | Да | Суммы по таможенной декларации |
| НДС, уплаченный при импорте | Нет | 191 «НДС к вычету»; вычитается в периоде декларации |
| Вознаграждение брокера, хранение, внутренняя перевозка | Да | Их собственный НДС вычитается отдельно |
При получении товара досье закрывается, а итоговая сумма переносится на счёт запасов; если товаров несколько, затраты распределяются по единой базе, например по стоимости или весу. Счёт за фрахт, пришедший после закрытия досье, относится не на досье, а на запасы или на себестоимость продаж — в зависимости от того, продан ли уже товар.
Заранее оценить платежи и полную стоимость: Стоимость импорта и таможенные платежи · Расшифровать код товара: Поиск кода ТН ВЭД
4. Экспорт: цепочка связанных документов
При экспорте одна продажа привязана к четырём отдельным линиям контроля:
- Счёт и экспортная декларация: Экспортный счёт выставляется по экспортному сценарию электронного счёта; сумма, количество и условия поставки в счёте и декларации должны совпадать.
- Курс учёта: Продажа отражается по курсу на фактическую дату экспорта; разница при получении оплаты — курсовой доход или расход: Валютные операции и курсовые разницы
- Возврат выручки: Экспортная выручка возвращается в страну в установленный срок, а при обязательной продаже банку оформляется соответствующий документ; сроки и доли: Таможня и внешняя торговля
- Возмещение НДС: На НДС, который нельзя принять к вычету из-за экспорта, готовится досье на возмещение: Освобождение от НДС и возврат при экспорте
Компаниям, которые закупают товар для экспорта или пользуются режимом переработки на таможенной территории, нужно следить и за другими сроками: если пропущен срок завершения экспорта после поставки для экспорта или срок обязательства по разрешению, возникают налог и пени. Эти сроки стоит вести в отдельном списке, а не через напоминания или отчёты программы.
5. Выбор и смена программы
Правила учёта от программы не зависят; хорошая постановка учёта опирается на одну и ту же логику плана счетов, один и тот же документооборот и одни и те же контрольные точки, какой бы программой ни пользовались. При выборе проверьте:
- Поддержку валютных счетов контрагентов и банков и переоценки на конец периода
- Модуль запасов и себестоимости; возможность собирать затраты по импортному досье или проекту
- Интеграцию электронного счёта, архива и книги
- Доступ к одним и тем же данным для бухгалтерии компании и внешнего бухгалтера
- Выгрузку данных (вывести данные из программы так же важно, как их ввести)
При смене программы: Переход делается в начале периода. Конечные остатки старой программы сопоставляются по каждому счёту; открытые позиции контрагентов переносятся по счетам-фактурам, запасы — с количеством и стоимостью, валютные остатки — в сумме валюты. Данные переносятся путём сопоставления файлов выгрузки поле за полем, после чего оборотно-сальдовая ведомость сверяется с ведомостью старой программы. Данные старой программы должны оставаться читаемыми в течение установленного законом срока хранения.
Проверить переоценку на конец периода: Валютная переоценка
6. Обучение персонала
Если пользователей не обучить, постановка учёта рассыпается при первой же смене сотрудников. Обучение проводится по ролям и на собственных документах компании:
| Кто | Темы |
|---|---|
| Сотрудники первичного учёта | Проверка документов, ящик электронных документов, проводки по контрагентам и банку, открытие импортного досье и сбор документов, выписки и сверки |
| Сотрудники общего учёта | Распределение затрат, курсовые разницы и переоценка, подготовка НДС и удержаний, шаги закрытия месяца |
| Закупки и продажи | Что должно быть в счёте, условия поставки и их влияние на счёт, сроки передачи документов |
| Руководство и учредители | Чтение оборотно-сальдовой ведомости, баланса и отчёта о прибылях и убытках; денежная и валютная позиция |
Каждое обучение заканчивается письменными рабочими инструкциями: какой документ, от кого, когда, на какой счёт. Новые сотрудники начинают работу с этих инструкций.
7. Чек-лист на первые три месяца
- План счетов открыт по бизнес-процессам, субсчета разделены по валютам
- Документооборот и ответственные за утверждение зафиксированы письменно
- Интеграция электронного счёта, архива и книги протестирована
- Открыто первое импортное досье, перенос в запасы проверен при закрытии
- Первый экспортный счёт сверен с экспортной декларацией
- Сверки с банком и контрагентами проведены в конце первого месяца
- Сотрудники первичного и общего учёта обучены по ролям
- Валютная переоценка проведена в первом периоде авансового налога
Частые ошибки
- Списывать импортные расходы сразу в затраты вместо того, чтобы собирать их в досье; запасы выглядят заниженными, а прибыль — завышенной.
- Включать импортный НДС в себестоимость или вычитать его не в том периоде.
- Отражать валютный счёт по курсу на дату оплаты вместо курса на дату документа.
- Закрывать период, не сверив экспортные счета с экспортными декларациями.
- Менять программу посреди года, не сопоставив вступительные остатки.
- Держать постановку учёта в голове одного человека без письменных инструкций.
Об объёме услуги по постановке учёта и обучению: Постановка учёта и обучение персонала
Правовая основа: Налогово-процессуальный кодекс № 213, ст. 175, 253 и 280; Закон о НДС № 3065, ст. 11, 12, 21 и 34; Общие положения о применении системы бухгалтерского учёта (Единый план счетов); Таможенный закон № 4458; Постановление № 32 о защите стоимости турецкой валюты.