进出口公司的日常账务与总账体系搭建
进出口公司的会计体系搭建：科目表、日常账务与总账的分工、进口档案、出口单据链、软件的选择与更换、员工培训以及前三个月的检查清单。
公司的账务在成立后的头几周就已成形。科目表如何开设、选用哪款软件、单据如何交接、谁负责哪项工作，决定了第一年年末资产负债表的可靠程度。对于从事外贸的公司，还要加上外币、海关单据和按批次跟踪成本。下文按步骤介绍体系搭建。
1. 搭建顺序
- 梳理业务流程。 销售方式是什么（国内、出口、电商），采购来自哪里（国内供应商、进口），是否持有存货，收款和付款经由哪些渠道？科目表按照这张流程图开设。
- 开设科目表。 土耳其统一会计科目表的一级科目是固定的，根据企业情况设计的是明细科目。按币种分设的银行和往来科目、进口档案专用的明细科目以及成本中心都在这一阶段设立。
- 选择软件或调整现有软件。 决定取决于业务量、存货和外币需求以及电子单据对接（见第 5 节）。
- 把单据流转写成书面规定。 谁接收发票、谁审批、谁记账；报关行的档案交给谁？没有书面流程，单据丢失和重复记账在所难免。
- 对接电子化系统。 电子发票、电子存档和电子账簿的对接要与软件一起测试：e-Fatura、e-Arşiv 和 e-Defter
- 录入期初分录。 设立时录入资本和开办费；更换软件时以期初分录结转旧软件的期末余额。
- 共同完成第一个月的结账。 首次结账时逐笔核对分录；第一个月没有纠正的错误会持续重复好几个月。
2. 日常账务与总账的分界
如果分工界限不清，同一项工作要么做两遍，要么没人做。典型的分工如下：
| 工作 | 日常账务 | 总账 |
|---|---|---|
| 销售和采购发票 | 开具并记账，跟进电子单据收件箱 | 核对会计科目和增值税代码 |
| 银行、现金、信用卡 | 每日记录收支 | 审核月末对账 |
| 应收与应付往来 | 跟踪收付款，寄送对账单 | 期末余额确认及可疑债权评估 |
| 存货 | 入库和出库 | 计价方法、盘点差异 |
| 进口档案 | 把单据归集到档案 | 成本分摊并转入存货 |
| 外币 | 录入单据的正确汇率 | 汇兑差额和期末重估 |
| 申报和账簿 | — | 增值税、代扣税、预缴税、电子账簿、结账 |
这种分工可以在公司内部，也可以在公司与会计师事务所之间；选择模式请看：会计服务与交接
3. 进口：每批货物一个档案
进口货物的成本从来不是一张发票就能确定的。供应商发票、运费、保险费、关税、报关行服务发票、仓储费和国内运输费在不同日期、以不同汇率陆续到来。因此每批货物都要建立一个进口档案，在收货之前，所有项目都归集到 159 预付订货款 科目下该档案的明细科目中。
| 项目 | 是否计入档案？ | 注意 |
|---|---|---|
| 支付给供应商的预付款或信用证金额 | 是 | 按付款日汇率 |
| 运费和保险费 | 是 | 同时计入完税价格和增值税计税基础 |
| 关税、附加关税、KKDF | 是 | 报关单上的金额 |
| 进口环节缴纳的增值税 | 否 | 计入 191 可抵扣增值税；在报关单所属期间抵扣 |
| 报关行服务费、仓储费、国内运输费 | 是 | 其自身的增值税另行抵扣 |
收货时关闭档案，合计金额转入存货科目；如有多种商品，按价值或重量等一贯的标准分摊成本。档案关闭后才到的运费发票不再计入档案，而是根据货物是否已售出，计入存货或销售成本。
事先测算税费和总成本：进口成本与关税·查询商品编码：HS 编码查询
4. 出口：环环相扣的单据链
在出口中，一笔销售要对应四条不同的跟踪线：
- 发票与出口报关单： 出口发票按电子发票的出口场景开具；发票与报关单上的金额、数量和交货条件必须一致。
- 记账汇率： 销售按实际出口日的汇率入账；收款时产生的差额为汇兑收益或损失：外币交易与汇兑差额
- 外汇收入调回： 出口收入须在期限内调回国内，如规定须向银行结汇，则取得相应凭证；期限和比例见：海关与外贸
- 增值税退税： 对因出口而无法抵扣的增值税准备退税档案：出口增值税免税和退税
以出口为目的采购或使用进料加工制度的公司还须跟踪其他期限：若错过出口用途交货后的出口完成期限，或许可证上的承诺期限，就会产生税款和滞纳金。这些期限应当用单独的清单跟踪，而不是依赖软件的提醒或报表功能。
5. 软件的选择与更换
会计规则不取决于软件；好的体系无论使用哪款软件，都建立在同样的科目逻辑、同样的单据流转和同样的控制点之上。选择软件时要确认：
- 支持外币往来和银行账户以及期末重估
- 存货和成本模块；能否按进口档案或项目归集费用
- 与电子发票、电子存档和电子账簿对接
- 公司财务人员和会计师能访问同一份数据
- 数据导出功能（把数据导出来和导进去同样重要）
更换软件时： 切换在期初进行。旧软件的期末余额逐个科目核对；往来未清项目按发票逐笔结转，存货按数量和成本结转，外币余额按外币金额结转。数据迁移通过逐字段对应导出文件完成，迁移后将试算平衡表与旧软件的试算平衡表进行比对。旧软件的数据须在法定保存期内保持可读。
核对期末重估：外币重估
6. 员工培训
如果使用者没有受过培训，搭建好的体系会在第一次人员变动时瓦解。培训按岗位进行，并使用公司自己的单据：
| 对象 | 内容 |
|---|---|
| 日常账务人员 | 单据审核、电子单据收件箱、往来和银行记账、建立进口档案并归集单据、对账单和余额确认 |
| 总账人员 | 成本分摊、汇兑差额和重估、增值税和代扣税申报准备、月末结账步骤 |
| 采购和销售部门 | 发票必须包含的信息、交货条件及其对发票的影响、单据提交期限 |
| 管理层和股东 | 解读试算平衡表、资产负债表和利润表；资金和外币头寸 |
每次培训结束时都留下书面作业指引：哪份单据、来自谁、何时、记入哪个科目。新员工依据这份指引开始工作。
7. 前三个月检查清单
- 按业务流程开设科目表，明细科目按币种分开
- 单据流转和审批人已形成书面规定
- 已测试电子发票、电子存档和电子账簿的对接
- 已建立第一个进口档案，结账时核对了转入存货
- 第一张出口发票已与出口报关单核对
- 第一个月末已完成银行和往来对账
- 已按岗位对日常账务和总账人员进行培训
- 在第一个预缴税期间完成了外币重估
常见错误
- 不把进口费用归集到档案，而是直接计入费用；存货成本偏低，利润偏高。
- 把进口增值税计入成本，或在错误的期间抵扣。
- 外币发票按付款日汇率而非单据日期汇率入账。
- 未核对出口发票与出口报关单就结账。
- 年中更换软件却不核对期初余额。
- 体系只存在于一个人的脑子里，没有书面指引。
关于体系搭建和培训服务的范围：会计体系搭建与员工培训
法律依据： 第 213 号税收程序法 第 175、253 和 280 条；第 3065 号增值税法 第 11、12、21 和 34 条；会计制度实施一般公告（统一会计科目表）；第 4458 号海关法；第 32 号关于保护土耳其货币价值的决定。