Buchhaltung für Import-Export-Unternehmen einrichten

Die Buchhaltung eines Unternehmens nimmt in den ersten Wochen Gestalt an. Wie der Kontenplan angelegt wird, welche Software gewählt wird, wie Belege weitergegeben werden und wer welche Aufgabe übernimmt, bestimmt, wie verlässlich die Bilanz am Ende des ersten Jahres ist. In einem Unternehmen mit Außenhandel kommen Fremdwährung, Zolldokumente und die Kostenverfolgung je Sendung hinzu. Der folgende Leitfaden geht die Einrichtung der Reihe nach durch.

1. Die Reihenfolge der Einrichtung

Arbeitsabläufe erfassen. Wie wird verkauft (Inland, Export, E-Commerce), woher kommen die Einkäufe (inländische Lieferanten, Import), gibt es Lagerbestand, über welche Kanäle laufen Zahlungseingänge und -ausgänge? Der Kontenplan wird nach dieser Übersicht angelegt.
Kontenplan anlegen. Die Hauptkonten des türkischen Einheitskontenrahmens sind vorgegeben; an das Unternehmen angepasst werden die Unterkonten. Bank- und Kontokorrentkonten je Währung, eigene Unterkonten für Importakten und Kostenstellen entstehen in diesem Schritt.
Software wählen oder die vorhandene anpassen. Die Entscheidung richtet sich nach Buchungsvolumen, Lager- und Währungsbedarf und E-Beleg-Anbindung (siehe Abschnitt 5).
Belegfluss schriftlich festlegen. Wer nimmt eine Rechnung entgegen, wer gibt sie frei, wer bucht sie; an wen geht die Akte des Zollagenten? Ohne schriftlichen Ablauf sind verlorene Belege und Doppelbuchungen unvermeidlich.
Digitale Umstellung anbinden. Die Anbindung von E-Rechnung, E-Archiv und E-Buch wird zusammen mit der Software getestet: E-Rechnung, E-Archiv und E-Buch
Eröffnungsbuchung erfassen. Bei der Gründung Kapital und Gründungskosten, beim Softwarewechsel die Schlusssalden des alten Programms per Eröffnungsbeleg.
Den ersten Monat gemeinsam abschließen. Beim ersten Abschluss wird jede Buchung geprüft; Fehler, die im ersten Monat nicht behoben werden, wiederholen sich monatelang.

2. Die Grenze zwischen Finanzbuchhaltung und Hauptbuch

Ist die Aufgabengrenze nicht klar gezogen, wird dieselbe Arbeit doppelt oder gar nicht erledigt. Eine typische Aufteilung:

Aufgabe	Finanzbuchhaltung	Hauptbuch
Ausgangs- und Eingangsrechnungen	Erstellt und bucht sie, überwacht das E-Beleg-Postfach	Prüft Konten- und Umsatzsteuerschlüssel
Bank, Kasse, Kreditkarten	Bucht Bewegungen täglich	Gibt die Monatsabstimmung frei
Kunden- und Lieferantenkonten	Verfolgt Zahlungen, versendet Kontoauszüge	Saldenbestätigung zum Periodenende, Prüfung zweifelhafter Forderungen
Lager	Zu- und Abgänge	Bewertungsmethode, Inventurdifferenzen
Importakte	Sammelt die Belege in der Akte	Kostenverteilung und Umbuchung auf den Bestand
Fremdwährung	Erfasst den richtigen Belegkurs	Kursdifferenzen und Bewertung zum Periodenende
Erklärungen und Bücher	—	Umsatzsteuer, Lohnsteuer, Vorauszahlungen, E-Buch, Abschluss

Die Aufteilung kann innerhalb des Unternehmens oder zwischen Unternehmen und Steuerberater liegen; zur Wahl des Modells: Buchhaltungsleistung und Übergabe

3. Import: eine Akte je Sendung

Die Kosten importierter Ware ergeben sich nie aus einer einzigen Rechnung. Lieferantenrechnung, Fracht, Versicherung, Zölle, die Rechnung des Zollagenten, Lagergeld und Inlandstransport kommen an verschiedenen Tagen und zu verschiedenen Kursen. Deshalb wird für jede Sendung eine Importakte angelegt, und alle Posten werden bis zum Wareneingang auf dem Unterkonto dieser Akte im Konto 159 Geleistete Anzahlungen auf Bestellungen gesammelt.

Posten	In die Akte?	Hinweis
An den Lieferanten gezahlte Anzahlung oder Akkreditivbetrag	Ja	Zum Kurs am Zahlungstag
Fracht und Versicherung	Ja	Auch Teil des Zollwerts und der Umsatzsteuer-Bemessungsgrundlage
Zoll, Zusatzzoll, KKDF	Ja	Beträge laut Zollanmeldung
Einfuhrumsatzsteuer	Nein	191 Abziehbare Vorsteuer; Abzug in der Periode der Anmeldung
Honorar des Zollagenten, Lagergeld, Inlandstransport	Ja	Deren eigene Vorsteuer wird gesondert abgezogen

Bei Wareneingang wird die Akte geschlossen und der Gesamtbetrag auf das Bestandskonto umgebucht; bei mehreren Produkten werden die Kosten nach einem einheitlichen Maßstab wie Wert oder Gewicht verteilt. Eine Frachtrechnung, die nach Schließung der Akte eingeht, wird nicht der Akte, sondern je nachdem, ob die Ware schon verkauft ist, dem Bestand oder den Umsatzkosten zugeordnet.

Abgaben und Gesamtkosten vorab ermitteln: Importkosten · Warennummer entschlüsseln: HS-Code-Suche

4. Export: eine Kette verbundener Belege

Beim Export hängt ein einzelner Verkauf an vier getrennten Spuren:

Rechnung und Ausfuhranmeldung: Die Exportrechnung wird im Exportszenario der E-Rechnung erstellt; Betrag, Menge und Lieferbedingung müssen in Rechnung und Anmeldung übereinstimmen.
Buchungskurs: Der Verkauf wird zum Kurs am tatsächlichen Ausfuhrtag gebucht; die Differenz beim Zahlungseingang ist Kursgewinn oder -verlust: Fremdwährungsgeschäfte und Kursdifferenzen
Rückführung des Erlöses: Der Exporterlös wird fristgerecht zurückgeführt und, wo ein Verkauf an die Bank vorgeschrieben ist, die zugehörige Bescheinigung eingeholt; Fristen und Sätze: Zoll und Außenhandel
Umsatzsteuererstattung: Für die wegen des Exports nicht abziehbare Umsatzsteuer wird eine Erstattungsakte vorbereitet: Umsatzsteuerbefreiung und Erstattung beim Export

Unternehmen mit Einkäufen zum Zweck der Ausfuhr oder im Verfahren der aktiven Veredelung müssen weitere Fristen überwachen: Wird die Frist für die Ausfuhr nach einer Lieferung zur Ausfuhr oder die Verpflichtungsfrist der Bewilligung versäumt, entstehen Steuer und Säumniszuschlag. Diese Fristen sollten in einer eigenen Liste verfolgt werden, nicht über Erinnerungs- oder Berichtsfunktionen der Software.

5. Software wählen und wechseln

Buchhaltungsregeln hängen nicht von der Software ab; eine gute Einrichtung beruht unabhängig vom Programm auf derselben Kontenplanlogik, demselben Belegfluss und denselben Kontrollpunkten. Bei der Auswahl zu prüfen:

Unterstützung für Kontokorrent- und Bankkonten in Fremdwährung und die Bewertung zum Periodenende
Lager- und Kalkulationsmodul; Kostensammlung je Importakte oder Projekt
Anbindung von E-Rechnung, E-Archiv und E-Buch
Zugriff von Buchhaltungsteam und Steuerberater auf dieselben Daten
Datenexport (Daten herauszubekommen ist ebenso wichtig wie sie hineinzubringen)

Beim Softwarewechsel: Gewechselt wird zu Beginn einer Periode. Die Schlusssalden des alten Programms werden Konto für Konto abgeglichen; offene Posten von Kunden und Lieferanten werden rechnungsweise übernommen, der Bestand mit Menge und Wert, Währungssalden mit ihren Fremdwährungsbeträgen. Die Datenübernahme erfolgt durch feldweises Zuordnen der Exportdateien, danach wird die Summen- und Saldenliste mit der des alten Programms verglichen. Die Daten des alten Programms müssen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben.

Bewertung zum Periodenende prüfen: Fremdwährungsbewertung

6. Schulung der Mitarbeiter

Eine Einrichtung zerfällt beim ersten Personalwechsel, wenn die Anwender nicht geschult sind. Geschult wird nach Rollen und an den eigenen Belegen des Unternehmens:

Wer	Themen
Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung	Belegprüfung, E-Beleg-Postfach, Buchung von Kunden-, Lieferanten- und Bankposten, Anlegen einer Importakte und Sammeln der Belege, Kontoauszüge und Saldenbestätigungen
Mitarbeiter des Hauptbuchs	Kostenverteilung, Kursdifferenzen und Bewertung, Vorbereitung von Umsatz- und Lohnsteuererklärungen, Schritte des Monatsabschlusses
Einkauf und Vertrieb	Pflichtangaben einer Rechnung, Lieferbedingungen und ihre Wirkung auf die Rechnung, Fristen für die Belegabgabe
Geschäftsführung und Gesellschafter	Lesen von Summen- und Saldenliste, Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung; Liquiditäts- und Währungsposition

Jede Schulung endet mit schriftlichen Arbeitsanweisungen: welcher Beleg, von wem, wann, auf welches Konto. Neue Mitarbeiter beginnen mit diesen Anweisungen.

7. Checkliste für die ersten drei Monate

Kontenplan nach den Arbeitsabläufen angelegt, Unterkonten nach Währung getrennt
Belegfluss und Freigabeverantwortliche schriftlich festgelegt
Anbindung von E-Rechnung, E-Archiv und E-Buch getestet
Erste Importakte angelegt, Umbuchung auf den Bestand beim Abschluss geprüft
Erste Exportrechnung mit der Ausfuhranmeldung abgeglichen
Bank- und Kontokorrentabstimmungen zum Ende des ersten Monats durchgeführt
Mitarbeiter von Finanzbuchhaltung und Hauptbuch nach Rollen geschult
Fremdwährungsbewertung in der ersten Vorauszahlungsperiode durchgeführt

Häufige Fehler

Importkosten direkt als Aufwand buchen statt sie in der Akte zu sammeln; der Bestand erscheint zu niedrig, der Gewinn zu hoch.
Einfuhrumsatzsteuer den Anschaffungskosten zuschlagen oder in der falschen Periode abziehen.
Eine Fremdwährungsrechnung zum Kurs des Zahlungstags statt des Belegdatums buchen.
Die Periode abschließen, ohne Exportrechnungen und Ausfuhranmeldungen abzugleichen.
Die Software mitten im Jahr wechseln, ohne die Eröffnungssalden abzugleichen.
Die Einrichtung im Kopf einer einzigen Person belassen, ohne schriftliche Anweisungen.

Zum Umfang der Leistung Einrichtung und Schulung: Einrichtung des Rechnungswesens und Schulung

Rechtsgrundlage: Steuerverfahrensgesetz Nr. 213, Art. 175, 253 und 280; Umsatzsteuergesetz Nr. 3065, Art. 11, 12, 21 und 34; Allgemeine Mitteilungen zur Anwendung des Rechnungswesens (Einheitskontenrahmen); Zollgesetz Nr. 4458; Beschluss Nr. 32 zum Schutz des Wertes der türkischen Währung.