Die Einrichtung des Rechnungswesens schafft den Rahmen für die Buchhaltung, die das Unternehmen mit eigenem Team oder mit seinem Steuerberater führt: welche Konten eröffnet werden, wie Belege umlaufen, wie die Software eingestellt wird und wer welche Aufgabe übernimmt. In dieser Leistung richten wir das System gemeinsam mit Ihnen ein und schulen anschließend die Anwender an Ihren eigenen Belegen.
Wann ist sie nötig?
| Situation | Schwerpunkt der Einrichtung |
|---|---|
| Das Unternehmen wurde gerade gegründet | Kontenplan, Eröffnungsbuchung, Belegfluss, digitale Umstellung |
| Die Buchhaltungssoftware wird gewechselt | Saldenabgleich, Datenübernahme, Vergleich der Summen- und Saldenliste |
| Das Unternehmen beginnt mit Import oder Export | Importakte, Fremdwährungskonten, Belegkette beim Export |
| Das Buchhaltungspersonal hat gewechselt oder das Team wächst | Aufgabenverteilung, schriftliche Arbeitsanweisungen, Schulung |
| Ein ausländischer Gesellschafter wünscht Konzernberichte | Kontenzuordnungstabelle, monatliches Berichtspaket |
Was wir bei der Einrichtung tun
- Prüfung der bestehenden Abläufe und Aufzeichnungen; schriftliche Liste der Lücken und Fehler
- Eine unternehmensspezifische Unterkontenstruktur gemäß Einheitskontenrahmen: Bank- und Kontokorrentkonten je Währung, Kostenstellen, Importakten
- Schriftliche Festlegung von Belegfluss und Freigabeverantwortung
- Einstellung der Software: Kontenplan, Umsatzsteuerschlüssel, Währungs- und Kurseinstellungen, Lager- und Bewertungsmethode
- Prüfung der Anbindung von E-Rechnung, E-Archiv und E-Buch (Bücher und E-Buch)
- Eröffnungsbuchung oder Saldenübernahme beim Softwarewechsel
- Gemeinsamer Abschluss des ersten Monats
Softwareanpassung
Die Einrichtung ist an kein bestimmtes Programm gebunden; sie erfolgt in der Standardsoftware, dem ERP-System oder der Cloud-Buchhaltungsanwendung, die das Unternehmen nutzt oder wählt. Beim Softwarewechsel werden die Daten übernommen, indem die Export- und Importdateien des alten und neuen Programms feldweise zugeordnet werden; bei Bedarf werden kleine Konvertierungswerkzeuge für die Übernahme erstellt. Danach werden die Summen- und Saldenlisten beider Programme verglichen, und im neuen Programm wird erst gebucht, wenn die Differenzen geklärt sind.
Für Unternehmen mit Import und Export
- Eigene Kostenverfolgung für jede importierte Partie und Festschreibung des Bestandswerts bei Wareneingang
- Zusammenführung der Belege von Lieferant, Spediteur und Zollagent unter derselben Sendung
- Bei Auslandsverkäufen Übereinstimmung der Rechnung mit den Zollunterlagen sowie Verfolgung der Devisenzahlungen und Erstattungsansprüche
- Führung der Verpflichtungsfristen aus steuerfreien Einkäufen und Förderbescheinigungen in einer eigenen Liste
- Ein fester Ablauf für die Erfassung von Kursbewegungen während und am Ende der Periode
Ausführliche Checkliste: Finanzbuchhaltung und Hauptbuch in einem Import-Export-Unternehmen einrichten · Zölle und Währungsregeln: Zoll und Außenhandel
Schulung der Mitarbeiter
Die Schulung erfolgt nach Rollen, praxisnah und mit den eigenen Belegen des Unternehmens. Für Mitarbeiter jeder Stufe, von der Gründung an, werden eigene Inhalte vorbereitet.
| Rolle | Praktisch bearbeitete Themen |
|---|---|
| Finanzbuchhaltung | Prüfen, ob eine Eingangsrechnung stimmt, E-Beleg-Ein- und -Ausgang, Buchung von Zahlungen auf Konten, Anlegen einer Sendungsakte |
| Hauptbuch | Verteilung der Sendungskosten auf den Bestand, Behandlung von Währungssalden zum Periodenende, Kontrollen vor der Erklärung, Schritte des Monatsabschlusses |
| Einkauf und Vertrieb | Welche Angaben von der Bestellung in die Rechnung übergehen, wie die Incoterms-Lieferbedingung die Buchhaltung berührt, wann Belege die Buchhaltung erreichen müssen |
| Geschäftsführung | Auswertung der Monatsberichte: Summen- und Saldenliste, Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, offene Währungspositionen |
Jede Schulung endet mit schriftlichen Arbeitsanweisungen; neue Mitarbeiter können damit ihre Arbeit aufnehmen.
So gehen wir vor
- Kennenlernen und Prüfung: Wir gehen Ihre Abläufe, Ihre Software und Ihre jüngsten Aufzeichnungen gemeinsam durch.
- Einrichtungsplan: Wir legen Aufgaben, Verantwortliche und den Umstellungstermin schriftlich fest.
- Einrichtung: Kontenplan, Softwareeinstellungen, Belegfluss und bei Bedarf Datenübernahme.
- Schulung: Nach Rollen, an Ihren eigenen Belegen.
- Erster Abschluss: Wir schließen das erste Monatsende gemeinsam ab und nehmen auftretende Fragen in die Anweisungen auf.
Nach der Einrichtung können Sie die Buchhaltung mit Ihrem eigenen Team weiterführen oder mit einem der monatlichen Leistungsmodelle fortfahren: Buchhaltungsleistung und Übergabe
Was wir von Ihnen benötigen
- Zugang zu Ihrer Software oder die aktuelle Summen- und Saldenliste mit Kontoblättern
- Ein Gespräch mit einer Person, die Vertrieb, Einkauf und Außenhandel kennt
- Eine Liste der Schulungsteilnehmer und ihrer verfügbaren Zeiten
Rechtsgrundlage: Steuerverfahrensgesetz Nr. 213, Art. 175 und 253; Allgemeine Mitteilungen zur Anwendung des Rechnungswesens; Türkisches Handelsgesetzbuch Nr. 6102, Art. 64.