La implantación contable construye el armazón de la contabilidad que la empresa llevará con su propio equipo o con su asesor: qué cuentas se abren, cómo circulan los documentos, cómo se configura el programa y quién hace cada tarea. En este servicio montamos el sistema con usted y después formamos a quienes lo van a usar sobre sus propios documentos.
¿Cuándo se necesita?
| Situación | Enfoque de la implantación |
|---|---|
| La empresa acaba de constituirse | Plan de cuentas, asiento de apertura, flujo de documentos, transformación digital |
| Cambia el programa contable | Cuadre de saldos, traslado de datos, comparación del balance de sumas y saldos |
| La empresa empieza a importar o exportar | Expediente de importación, cuentas en divisas, cadena documental de la exportación |
| Cambió el personal contable o el equipo crece | Reparto de tareas, instrucciones de trabajo escritas, formación |
| Un socio extranjero pide información de grupo | Tabla de correspondencia de cuentas, paquete mensual de informes |
Qué hacemos en la implantación
- Revisión del flujo de trabajo y los registros actuales; lista escrita de carencias y errores
- Estructura de subcuentas propia de la empresa y conforme al Plan de Cuentas Uniforme: bancos, clientes y proveedores por divisa, centros de coste, expedientes de importación
- Puesta por escrito del flujo de documentos y de las responsabilidades de aprobación
- Configuración del programa: plan de cuentas, códigos de IVA, ajustes de divisas y tipos, método de existencias y costes
- Revisión de la integración de factura, archivo y libro electrónicos (Libros y libro electrónico)
- Asiento de apertura, o traslado de saldos en un cambio de programa
- Cierre conjunto del primer mes
Adaptación al programa
La implantación no está ligada a un programa concreto; se hace en el programa estándar, el sistema ERP o la aplicación contable en la nube que la empresa usa o elige. En un cambio de programa, los datos se trasladan relacionando campo a campo los ficheros de exportación e importación del programa antiguo y del nuevo; cuando hace falta, se preparan pequeñas herramientas de conversión para el traslado. Después se comparan los balances de sumas y saldos de ambos programas y no se empieza a registrar en el nuevo hasta resolver las diferencias.
Para empresas que importan y exportan
- Seguimiento de costes propio para cada partida importada y fijación del valor de existencias al recibirla
- Unión, bajo el mismo envío, de los documentos del proveedor, del transportista y del agente de aduanas
- En las ventas al exterior, coherencia de la factura con los registros aduaneros y seguimiento de cobros en divisas y derechos de devolución
- Control en una lista aparte de los plazos de compromiso ligados a compras sin impuestos y a certificados de incentivos
- Una rutina para registrar las variaciones del tipo de cambio durante el periodo y al cierre
Lista de control detallada: Implantar la contabilidad operativa y general en una empresa importadora y exportadora · Aranceles y normas de divisas: Aduanas y comercio exterior
Formación del personal
La formación es por funciones, práctica y con los propios documentos de la empresa. Se prepara un contenido distinto para el personal de cada etapa, desde la constitución.
| Función | Temas trabajados en la práctica |
|---|---|
| Contabilidad operativa | Comprobar si una factura recibida es correcta, entrada y salida de documentos electrónicos, registro de cobros y pagos en cuentas, apertura de un expediente de envío |
| Contabilidad general | Reparto del coste del envío entre las existencias, tratamiento de cierre de los saldos en divisas, controles previos a las declaraciones, pasos del cierre mensual |
| Compras y ventas | Qué datos pasan del pedido a la factura, cómo afecta el Incoterm de entrega a la contabilidad, cuándo deben llegar los documentos a contabilidad |
| Dirección | Interpretación de los informes mensuales: balance de sumas y saldos, balance, cuenta de resultados, posiciones abiertas en divisas |
Cada formación termina con instrucciones de trabajo escritas; una persona recién incorporada puede empezar con ellas.
Cómo trabajamos
- Presentación y revisión: Repasamos juntos su flujo de trabajo, su programa y sus registros recientes.
- Plan de implantación: Fijamos por escrito las tareas, los responsables y la fecha del cambio.
- Implantación: Plan de cuentas, ajustes del programa, flujo de documentos y, si hace falta, traslado de datos.
- Formación: Por funciones, sobre sus propios documentos.
- Primer cierre: Cerramos juntos el primer fin de mes y añadimos a las instrucciones las dudas que surjan.
Tras la implantación puede seguir con la contabilidad con su propio equipo o continuar con uno de los modelos de servicio mensual: Servicio contable y traspaso
Qué necesitamos de usted
- Acceso a su programa, o el último balance de sumas y saldos y los mayores auxiliares
- Una reunión con alguien que conozca los procesos de ventas, compras y comercio exterior
- La lista del personal que asistirá a la formación y su disponibilidad
Base legal: Ley de Procedimiento Tributario n.º 213, arts. 175 y 253; Comunicados Generales sobre la Aplicación del Sistema Contable; Código de Comercio turco n.º 6102, art. 64.