Muhasebe kurulumu, şirketin kendi ekibiyle ya da mali müşavirle birlikte yürüteceği muhasebenin çatısını kurmaktır: hangi hesapların açılacağı, belgelerin nasıl dolaşacağı, programın nasıl ayarlanacağı ve kimin hangi işi yapacağı. Bu hizmette kurulumu birlikte yapıyor, ardından sistemi kullanacak kişileri kendi belgeleriniz üzerinden eğitiyoruz.
Ne zaman gerekir?
| Durum | Kurulumun odağı |
|---|---|
| Şirket yeni kuruldu | Hesap planı, açılış kaydı, belge akışı, e-Dönüşüm |
| Muhasebe programı değişiyor | Bakiye eşleştirme, veri aktarımı, mizan karşılaştırması |
| İthalat veya ihracata başlanıyor | İthalat dosyası, dövizli hesaplar, ihracat belge zinciri |
| Muhasebe çalışanı değişti veya ekip büyüyor | Görev dağılımı, yazılı iş talimatları, eğitim |
| Yabancı ortak grup raporlaması istiyor | Hesap eşleştirme tablosu, aylık raporlama paketi |
Kurulumda yaptıklarımız
- Mevcut iş akışının ve kayıtların incelenmesi; eksik ve hatalı noktaların yazılı listesi
- Tekdüzen Hesap Planı'na uygun, işletmeye özgü alt hesap yapısı: döviz cinsine göre banka ve cari hesaplar, gider merkezleri, ithalat dosyaları
- Belge akışı ve onay sorumluluklarının yazıya dökülmesi
- Programın ayarlanması: hesap planı, KDV kodları, döviz ve kur ayarları, stok ve maliyet yöntemi
- e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter entegrasyonunun kontrolü (Defter ve e-Defter)
- Açılış kaydı veya program geçişinde bakiye aktarımı
- İlk ay kapanışının birlikte yapılması
Program uyumu
Kurulum belirli bir programa bağlı değildir; işletmenin kullandığı ya da seçtiği paket program, ERP sistemi veya bulut ön muhasebe uygulamasında yapılır. Program değişikliğinde veri aktarımı, eski ve yeni programın dışa ve içe aktarım dosyaları alan alan eşleştirilerek yapılır; gerektiğinde aktarım için küçük dönüştürme araçları hazırlanır. Aktarımın ardından iki programın mizanı karşılaştırılır ve farklar kapatılmadan yeni programda kayda başlanmaz.
İthalat ve ihracat yapan şirketlerde
- İthal edilen her parti için ayrı maliyet takibi ve teslim alındığında stok değerinin kesinleştirilmesi
- Tedarikçi, taşıyıcı ve gümrük müşavirinden gelen belgelerin aynı sevkiyat altında birleştirilmesi
- Yurt dışına satışta faturanın gümrük kayıtlarıyla uyumu, döviz tahsilatının ve iade hakkının izlenmesi
- Vergisiz alım ve teşvik belgelerine bağlı taahhüt sürelerinin ayrı bir listede tutulması
- Döviz kuru değişimlerinin dönem içinde ve dönem sonunda kayda alınma düzeni
Ayrıntılı kontrol listesi: Dış ticaret yapan şirkette ön muhasebe ve genel muhasebe kurulumu · Gümrük vergileri ve kur kuralları: Gümrük ve dış ticaret
Personel eğitimi
Eğitim rol bazında, uygulamalı ve şirketin kendi belgeleriyle verilir. Kuruluştan itibaren her aşamadaki çalışan için ayrı içerik hazırlanır.
| Rol | Uygulamalı olarak çalışılan konular |
|---|---|
| Ön muhasebe | Gelen faturanın doğruluğunu sınamak, e-Belge gelen ve giden kutuları, tahsilat ve ödemenin cariye işlenmesi, sevkiyat dosyası açılması |
| Genel muhasebe | Sevkiyat maliyetinin stoklara bölüştürülmesi, dövizli bakiyelerin dönem sonu işlemi, beyanname öncesi kontroller, ay kapanışının adımları |
| Satın alma ve satış | Siparişten faturaya hangi bilgilerin taşınacağı, Incoterms teslim şeklinin muhasebeye etkisi, belgelerin muhasebeye ulaşma zamanı |
| Yönetim | Aylık raporların yorumlanması: mizan, bilanço, gelir tablosu, döviz açık ve fazlası |
Her eğitimin sonunda yazılı iş talimatı teslim edilir; yeni gelen çalışan bu talimatla işe başlayabilir.
Nasıl ilerliyoruz?
- Tanışma ve inceleme: İş akışınızı, kullandığınız programı ve son dönem kayıtlarınızı birlikte inceliyoruz.
- Kurulum planı: Yapılacak işleri, sorumluları ve geçiş tarihini yazılı olarak belirliyoruz.
- Kurulum: Hesap planı, program ayarları, belge akışı ve gerekiyorsa veri aktarımı.
- Eğitim: Rol bazında, kendi belgeleriniz üzerinden.
- İlk kapanış: İlk ay sonunu birlikte kapatıyor, çıkan soruları talimatlara ekliyoruz.
Kurulumdan sonra muhasebeyi kendi ekibinizle sürdürebilir ya da aylık hizmet modellerinden biriyle devam edebilirsiniz: Aylık muhasebe hizmeti ve mali müşavir değişikliği
Sizden istediklerimiz
- Kullandığınız programa erişim veya son dönem mizan ve muavin dökümleri
- Satış, alış ve dış ticaret süreçlerini bilen bir yetkili ile görüşme imkânı
- Eğitime katılacak çalışanların listesi ve uygun zamanları
Yasal dayanak: Vergi Usul Kanunu (213) md. 175 ve 253; Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğleri; Türk Ticaret Kanunu (6102) md. 64.