راه‌اندازی حسابداری یعنی ساختن چارچوب حسابداری‌ای که شرکت با تیم خود یا همراه حسابدارش پیش خواهد برد: چه حساب‌هایی باز شود، اسناد چگونه بچرخند، نرم‌افزار چگونه تنظیم شود و چه کسی چه کاری انجام دهد. در این خدمت سیستم را همراه شما راه‌اندازی می‌کنیم و سپس کاربران آن را با اسناد خودتان آموزش می‌دهیم.
چه زمانی لازم است؟
| وضعیت | محور راه‌اندازی |
|---|---|
| شرکت تازه تأسیس شده است | کدینگ حساب‌ها، سند افتتاحیه، گردش اسناد، تحول دیجیتال |
| نرم‌افزار حسابداری تغییر می‌کند | تطبیق مانده‌ها، انتقال داده، مقایسه ترازهای آزمایشی |
| شرکت واردات یا صادرات را آغاز می‌کند | پرونده واردات، حساب‌های ارزی، زنجیره اسناد صادرات |
| حسابدار تغییر کرده یا تیم بزرگ می‌شود | تقسیم وظایف، دستورالعمل‌های کار مکتوب، آموزش |
| شریک خارجی گزارش گروهی می‌خواهد | جدول تطبیق حساب‌ها، بسته گزارش ماهانه |
آنچه در راه‌اندازی انجام می‌دهیم
- بررسی گردش کار و سوابق فعلی؛ فهرست مکتوب کاستی‌ها و خطاها
- ساختار حساب‌های فرعی ویژه شرکت و سازگار با طرح یکنواخت حساب‌ها: بانک‌ها، مشتریان و تأمین‌کنندگان به تفکیک ارز، مراکز هزینه، پرونده‌های واردات
- مکتوب کردن گردش اسناد و مسئولیت‌های تأیید
- تنظیم نرم‌افزار: کدینگ حساب‌ها، کدهای مالیات بر ارزش افزوده، تنظیمات ارز و نرخ، روش موجودی و بهای تمام‌شده
- بررسی یکپارچگی فاکتور الکترونیکی، آرشیو الکترونیکی و دفتر الکترونیکی (دفاتر و دفتر الکترونیکی)
- سند افتتاحیه، یا انتقال مانده‌ها هنگام تغییر نرم‌افزار
- بستن ماه نخست به‌طور مشترک
تطبیق با نرم‌افزار
راه‌اندازی به نرم‌افزار خاصی وابسته نیست؛ در نرم‌افزار آماده، سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) یا برنامه حسابداری ابری‌ای انجام می‌شود که شرکت استفاده می‌کند یا برمی‌گزیند. هنگام تغییر نرم‌افزار، داده‌ها با تطبیق فیلد به فیلد فایل‌های خروجی و ورودی نرم‌افزار قدیم و جدید منتقل می‌شوند؛ در صورت نیاز ابزارهای کوچک تبدیل برای این انتقال آماده می‌شود. سپس ترازهای آزمایشی دو نرم‌افزار مقایسه می‌شوند و تا مغایرت‌ها برطرف نشود، ثبت در نرم‌افزار جدید آغاز نمی‌شود.
برای شرکت‌های واردکننده و صادرکننده
- پیگیری جداگانه بهای هر محموله وارداتی و قطعی کردن ارزش موجودی هنگام تحویل
- گردآوری اسناد تأمین‌کننده، حمل‌کننده و ترخیص‌کار گمرکی زیر یک محموله
- در فروش خارجی: سازگاری فاکتور با سوابق گمرکی و پیگیری وصول ارز و حق استرداد
- نگهداری مهلت‌های تعهد مربوط به خرید معاف از مالیات و گواهی‌های تشویقی در فهرستی جداگانه
- روال ثابت برای ثبت تغییرات نرخ ارز در طول دوره و در پایان آن
فهرست بررسی تفصیلی: راه‌اندازی حسابداری عملیاتی و عمومی در شرکت واردکننده و صادرکننده · حقوق گمرکی و قواعد ارزی: گمرک و تجارت خارجی
آموزش کارکنان
آموزش بر اساس نقش، عملی و با اسناد خود شرکت ارائه می‌شود. برای کارکنان هر مرحله، از تأسیس به بعد، محتوای جداگانه‌ای آماده می‌شود.
| نقش | موضوعاتی که به‌صورت عملی کار می‌شود |
|---|---|
| حسابداری عملیاتی | سنجش درستی فاکتور دریافتی، صندوق‌های ورودی و خروجی اسناد الکترونیکی، ثبت دریافت‌ها و پرداخت‌ها در حساب‌ها، باز کردن پرونده محموله |
| حسابداری عمومی | تسهیم بهای محموله بر موجودی‌ها، عملیات پایان دوره مانده‌های ارزی، کنترل‌های پیش از اظهارنامه، مراحل بستن ماه |
| خرید و فروش | اطلاعاتی که از سفارش به فاکتور منتقل می‌شود، اثر شرط تحویل Incoterms بر حسابداری، زمان رسیدن اسناد به حسابداری |
| مدیریت | تفسیر گزارش‌های ماهانه: تراز آزمایشی، ترازنامه، صورت سود و زیان، وضعیت‌های باز ارزی |
هر آموزش با دستورالعمل کار مکتوب پایان می‌یابد؛ کارمند تازه می‌تواند با آن کار را آغاز کند.
روند کار ما
- آشنایی و بررسی: گردش کار، نرم‌افزار و سوابق اخیر شما را با هم مرور می‌کنیم.
- برنامه راه‌اندازی: کارها، مسئولان و تاریخ انتقال را مکتوب تعیین می‌کنیم.
- راه‌اندازی: کدینگ حساب‌ها، تنظیمات نرم‌افزار، گردش اسناد و در صورت نیاز انتقال داده.
- آموزش: بر اساس نقش و با اسناد خودتان.
- نخستین بستن حساب‌ها: پایان ماه نخست را با هم می‌بندیم و پرسش‌های پیش‌آمده را به دستورالعمل‌ها می‌افزاییم.
پس از راه‌اندازی می‌توانید حسابداری را با تیم خود ادامه دهید یا با یکی از الگوهای خدمت ماهانه پیش بروید: خدمات حسابداری و تحویل
آنچه از شما نیاز داریم
- دسترسی به نرم‌افزار شما، یا آخرین تراز آزمایشی و دفاتر معین
- جلسه با فردی که فرایندهای فروش، خرید و تجارت خارجی را می‌شناسد
- فهرست کارکنانی که در آموزش شرکت می‌کنند و زمان‌های مناسب آنان
مبنای قانونی: قانون آیین دادرسی مالیاتی شماره 213 مواد 175 و 253؛ بخشنامه‌های عمومی اجرای سیستم حسابداری؛ قانون تجارت ترکیه شماره 6102 ماده 64.