La mise en place comptable construit la charpente de la comptabilité que la société tiendra avec sa propre équipe ou avec son expert-comptable : quels comptes ouvrir, comment les pièces circulent, comment le logiciel est paramétré et qui fait quoi. Dans ce service, nous montons le système avec vous, puis nous formons ses utilisateurs sur vos propres pièces.
Quand est-ce nécessaire ?
| Situation | Axe de la mise en place |
|---|---|
| La société vient d’être créée | Plan de comptes, écriture d’ouverture, circulation des pièces, transformation numérique |
| Le logiciel comptable change | Rapprochement des soldes, reprise des données, comparaison des balances |
| La société commence à importer ou exporter | Dossier d’importation, comptes en devises, chaîne documentaire de l’export |
| Le personnel comptable a changé ou l’équipe grandit | Répartition des tâches, instructions écrites, formation |
| Un associé étranger demande un reporting de groupe | Table de correspondance des comptes, dossier de reporting mensuel |
Ce que nous faisons lors de la mise en place
- Examen des flux et des enregistrements actuels ; liste écrite des lacunes et erreurs
- Une structure de sous-comptes propre à l’entreprise et conforme au plan comptable uniforme : banques et tiers par devise, centres de coûts, dossiers d’importation
- Mise par écrit de la circulation des pièces et des responsabilités de validation
- Paramétrage du logiciel : plan de comptes, codes de TVA, réglages des devises et des cours, méthode de stock et de coût
- Contrôle de l’intégration de la facture, de l’archive et du livre électroniques (Livres et livre électronique)
- Écriture d’ouverture, ou reprise des soldes lors d’un changement de logiciel
- Clôture commune du premier mois
Adaptation au logiciel
La mise en place n’est liée à aucun programme en particulier ; elle se fait dans le progiciel, l’ERP ou l’application comptable en ligne que l’entreprise utilise ou choisit. Lors d’un changement de logiciel, les données sont reprises en faisant correspondre champ par champ les fichiers d’export et d’import de l’ancien et du nouveau programme ; si nécessaire, de petits outils de conversion sont préparés pour la reprise. Les balances des deux programmes sont ensuite comparées, et la saisie dans le nouveau logiciel ne commence qu’une fois les écarts résolus.
Pour les sociétés qui importent et exportent
- Suivi des coûts propre à chaque lot importé et arrêt de la valeur du stock à la réception
- Regroupement, sous le même envoi, des pièces du fournisseur, du transporteur et du commissionnaire en douane
- Pour les ventes à l’étranger, cohérence de la facture avec les enregistrements douaniers et suivi des encaissements en devises et des droits à remboursement
- Tenue sur une liste distincte des délais d’engagement liés aux achats en franchise et aux certificats d’incitation
- Une routine d’enregistrement des variations de change en cours de période et à la clôture
Liste de contrôle détaillée : Mettre en place la comptabilité courante et générale dans une société d’import-export · Droits de douane et règles de change : Douane et commerce extérieur
Formation du personnel
La formation est organisée par fonction, pratique, et utilise les propres pièces de la société. Un contenu distinct est préparé pour le personnel de chaque étape, dès la création.
| Fonction | Thèmes travaillés en pratique |
|---|---|
| Comptabilité courante | Vérifier qu’une facture reçue est correcte, boîtes d’entrée et de sortie des documents électroniques, imputation des encaissements et paiements, ouverture d’un dossier d’envoi |
| Comptabilité générale | Ventilation du coût d’un envoi sur les stocks, traitement de clôture des soldes en devises, contrôles avant déclaration, étapes de la clôture mensuelle |
| Achats et ventes | Quelles informations passent de la commande à la facture, effet de l’Incoterm de livraison sur la comptabilité, moment où les pièces doivent parvenir à la comptabilité |
| Direction | Lecture des rapports mensuels : balance, bilan, compte de résultat, positions de change ouvertes |
Chaque formation se termine par des instructions de travail écrites ; une nouvelle recrue peut commencer avec elles.
Notre démarche
- Prise de contact et examen : Nous passons en revue ensemble vos flux, votre logiciel et vos enregistrements récents.
- Plan de mise en place : Nous fixons par écrit les tâches, les responsables et la date de bascule.
- Mise en place : Plan de comptes, paramétrage du logiciel, circulation des pièces et, si besoin, reprise des données.
- Formation : Par fonction, sur vos propres pièces.
- Première clôture : Nous clôturons ensemble la première fin de mois et ajoutons aux instructions les questions soulevées.
Après la mise en place, vous pouvez poursuivre la comptabilité avec votre propre équipe ou continuer avec l’un des modèles de service mensuel : Service comptable et passation
Ce dont nous avons besoin
- Un accès à votre logiciel, ou la dernière balance et les grands livres auxiliaires
- Un entretien avec une personne qui connaît les processus de vente, d’achat et de commerce extérieur
- La liste des personnes qui suivront la formation et leurs disponibilités
Base légale : Loi de procédure fiscale n° 213 art. 175 et 253 ; communiqués généraux sur l’application du système comptable ; Code de commerce turc n° 6102 art. 64.