Comptabilité d’une société d’import-export

La comptabilité d’une société prend forme dès ses premières semaines. La manière d’ouvrir le plan de comptes, le logiciel choisi, la circulation des pièces et la répartition des tâches déterminent la fiabilité du bilan à la fin de la première année. Dans une société qui commerce avec l’étranger, s’y ajoutent les devises, les documents douaniers et le suivi des coûts par envoi. Le guide ci-dessous reprend la mise en place étape par étape.

1. L’ordre de la mise en place

Cartographiez les flux. Comment vend-on (marché intérieur, export, commerce en ligne), d’où viennent les achats (fournisseurs locaux, importation), y a-t-il des stocks, par quels canaux passent encaissements et paiements ? Le plan de comptes est ouvert d’après cette carte.
Ouvrez le plan de comptes. Les comptes principaux du plan comptable uniforme turc sont fixés ; ce qui s’adapte à l’entreprise, ce sont les sous-comptes. Les comptes bancaires et de tiers par devise, des sous-comptes propres aux dossiers d’importation et les centres de coûts sont créés à ce stade.
Choisissez le logiciel ou adaptez l’existant. La décision dépend du volume d’opérations, des besoins en stocks et en devises et de l’intégration des documents électroniques (voir la partie 5).
Écrivez la circulation des pièces. Qui reçoit la facture, qui la valide, qui la saisit ; à qui va le dossier du commissionnaire en douane ? Sans circuit écrit, pertes de pièces et doubles saisies sont inévitables.
Raccordez la transformation numérique. L’intégration de la facture, de l’archive et du livre électroniques est testée avec le logiciel : Facture, archive et livre électroniques
Passez l’écriture d’ouverture. À la constitution, le capital et les frais de constitution ; lors d’un changement de logiciel, les soldes de clôture de l’ancien programme via une écriture d’ouverture.
Clôturez ensemble le premier mois. Lors de la première clôture, chaque écriture est contrôlée ; les erreurs non corrigées le premier mois se répètent pendant des mois.

2. Où s’arrête la comptabilité courante et où commence la générale

Si la frontière entre les tâches n’est pas nette, le même travail est fait deux fois ou pas du tout. Une répartition type :

Tâche	Comptabilité courante	Comptabilité générale
Factures de vente et d’achat	Les émet et les saisit, surveille la boîte des documents électroniques	Contrôle les codes de compte et de TVA
Banque, caisse, cartes	Saisit les mouvements chaque jour	Valide le rapprochement de fin de mois
Clients et fournisseurs	Suit encaissements et paiements, envoie les relevés	Confirmation des soldes à la clôture et examen des créances douteuses
Stocks	Entrées et sorties	Méthode de valorisation, écarts d’inventaire
Dossier d’importation	Rassemble les pièces dans le dossier	Répartition des coûts et transfert en stock
Devises	Saisit le bon cours de la pièce	Écarts de change et réévaluation de clôture
Déclarations et livres	—	TVA, retenues, acomptes, livre électronique, clôture

La répartition peut se faire au sein de la société ou entre la société et son expert-comptable ; pour choisir un modèle : Service comptable et passation

3. Importation : un dossier par envoi

Le coût d’une marchandise importée ne vient jamais d’une seule facture. La facture du fournisseur, le fret, l’assurance, les droits de douane, la facture de prestation du commissionnaire, le magasinage et le transport intérieur arrivent à des dates et à des cours différents. C’est pourquoi un dossier d’importation est ouvert pour chaque envoi, et tous les éléments sont regroupés, jusqu’à la réception, dans le sous-compte de ce dossier au compte 159 Avances versées sur commandes.

Élément	Ajouté au dossier ?	Remarque
Avance ou montant du crédit documentaire versé au fournisseur	Oui	Au cours du jour du paiement
Fret et assurance	Oui	Entrent aussi dans la valeur en douane et la base de TVA
Droit de douane, droit additionnel, KKDF	Oui	Montants de la déclaration en douane
TVA payée à l’importation	Non	191 TVA déductible ; déduite sur la période de la déclaration
Honoraires du commissionnaire, magasinage, transport intérieur	Oui	Leur propre TVA est déduite séparément

À la réception, le dossier est clôturé et le total transféré au compte de stock ; s’il y a plusieurs produits, le coût est réparti selon une clé cohérente, par exemple la valeur ou le poids. Une facture de fret arrivée après la clôture du dossier ne va pas au dossier, mais au stock ou au coût des ventes, selon que la marchandise a été vendue ou non.

Pour voir à l’avance les droits et le coût total : Coût d’importation et droits de douane · Pour décoder un code produit : Recherche de code SH

4. Exportation : une chaîne de documents liés

À l’exportation, une seule vente est rattachée à quatre suivis distincts :

Facture et déclaration d’exportation : La facture d’exportation est émise selon le scénario export de la facture électronique ; montant, quantité et conditions de livraison doivent concorder entre la facture et la déclaration.
Cours d’enregistrement : La vente est enregistrée au cours de la date effective d’exportation ; l’écart à l’encaissement est un gain ou une perte de change : Opérations en devises et écarts de change
Rapatriement du produit : Le produit de l’exportation est rapatrié dans les délais et, lorsqu’une cession à la banque est obligatoire, le certificat correspondant est obtenu ; délais et taux : Douane et commerce extérieur
Remboursement de TVA : Un dossier de remboursement est préparé pour la TVA non déductible du fait de l’exportation : Exonération et remboursement de TVA à l’exportation

Les sociétés qui achètent en vue de l’exportation ou utilisent le régime de perfectionnement actif doivent suivre d’autres délais : si le délai d’exportation après une livraison destinée à l’export, ou le délai d’engagement de l’autorisation, n’est pas respecté, l’impôt et des intérêts de retard deviennent exigibles. Ces délais doivent être suivis sur une liste distincte, et non par les rappels ou rapports du logiciel.

5. Choisir et changer de logiciel

Les règles comptables ne dépendent pas du logiciel ; une bonne mise en place repose, quel que soit le programme, sur la même logique de plan de comptes, la même circulation des pièces et les mêmes points de contrôle. Au moment du choix, vérifiez :

La gestion des comptes de tiers et bancaires en devises et la réévaluation de clôture
Un module de stocks et de coûts ; la possibilité de regrouper les frais par dossier d’importation ou par projet
L’intégration de la facture, de l’archive et du livre électroniques
L’accès aux mêmes données pour l’équipe comptable et l’expert-comptable
L’export des données (les sortir compte autant que les entrer)

Lors d’un changement de logiciel : La bascule se fait en début de période. Les soldes de clôture de l’ancien programme sont rapprochés compte par compte ; les pièces ouvertes des tiers sont reprises facture par facture, les stocks avec quantités et coûts, les soldes en devises avec leur montant en devise. Les données sont reprises en faisant correspondre champ par champ les fichiers d’export, puis la balance est comparée à celle de l’ancien programme. Les données de l’ancien logiciel doivent rester lisibles pendant la durée légale de conservation.

Pour contrôler une réévaluation de clôture : Réévaluation des devises

6. Formation du personnel

Une mise en place s’effondre au premier changement de personnel si ses utilisateurs ne sont pas formés. La formation est donnée par fonction et sur les propres pièces de la société :

Qui	Thèmes
Personnel de la comptabilité courante	Contrôle des pièces, boîte des documents électroniques, saisie des tiers et de la banque, ouverture d’un dossier d’importation et collecte des pièces, relevés et confirmations
Personnel de la comptabilité générale	Répartition des coûts, écarts de change et réévaluation, préparation de la TVA et des retenues, étapes de la clôture mensuelle
Achats et ventes	Ce que doit contenir une facture, conditions de livraison et effet sur la facture, délais de remise des pièces
Direction et associés	Lecture de la balance, du bilan et du compte de résultat ; position de trésorerie et de change

Chaque formation se termine par des instructions de travail écrites : quelle pièce, de qui, quand, sur quel compte. Les nouveaux arrivants commencent avec ces instructions.

7. Liste de contrôle des trois premiers mois

Plan de comptes ouvert selon les flux, sous-comptes séparés par devise
Circulation des pièces et responsables de validation mis par écrit
Intégration de la facture, de l’archive et du livre électroniques testée
Premier dossier d’importation ouvert, transfert en stock vérifié à la clôture
Première facture d’exportation rapprochée de la déclaration d’exportation
Rapprochements bancaires et de tiers faits à la fin du premier mois
Personnel de la comptabilité courante et générale formé par fonction
Réévaluation des devises faite à la première période d’acompte

Erreurs fréquentes

Passer directement en charges les frais d’importation au lieu de les regrouper dans le dossier ; le coût des stocks paraît trop faible et le bénéfice trop élevé.
Ajouter la TVA à l’importation au coût ou la déduire sur la mauvaise période.
Enregistrer une facture en devises au cours du jour du paiement au lieu de celui de la date de la pièce.
Clôturer la période sans rapprocher les factures d’exportation des déclarations d’exportation.
Changer de logiciel en cours d’année sans rapprocher les soldes d’ouverture.
Laisser la mise en place dans la tête d’une seule personne, sans instructions écrites.

Pour l’étendue du service de mise en place et de formation : Mise en place comptable et formation

Base légale : Loi de procédure fiscale n° 213 art. 175, 253 et 280 ; Loi sur la TVA n° 3065 art. 11, 12, 21 et 34 ; communiqués généraux sur l’application du système comptable (plan comptable uniforme) ; loi douanière n° 4458 ; décret n° 32 relatif à la protection de la valeur de la monnaie turque.