Dış ticaret yapan şirkette ön muhasebe ve genel muhasebe kurulumu

Bir şirketin muhasebesi kuruluşun ilk haftalarında şekillenir. Hesap planının nasıl açıldığı, hangi programın seçildiği, belgelerin kimden kime geçtiği ve hangi işi kimin yaptığı, ilk yıl sonunda bilançonun ne kadar güvenilir olacağını belirler. Dış ticaret yapan şirkette bu kararlara döviz, gümrük belgeleri ve sevkiyat bazında maliyet takibi eklenir. Aşağıdaki rehber, kurulumu sırasıyla ele alır.

1. Kurulumun sırası

İş akışını çıkarın. Satış nasıl yapılıyor (yurt içi, ihracat, e-ticaret), alış nereden geliyor (yurt içi tedarikçi, ithalat), stok tutuluyor mu, tahsilat ve ödeme hangi kanallardan geçiyor? Hesap planı bu haritaya göre açılır.
Hesap planını açın. Tekdüzen Hesap Planı'nın ana hesapları sabittir; işletmeye uyarlanan kısım alt hesaplardır. Döviz cinsine göre ayrılmış banka ve cari hesaplar, ithalat dosyaları için ayrı alt hesaplar ve gider merkezleri bu aşamada kurulur.
Programı seçin veya mevcut programı uyarlayın. Program kararı, işlem hacmine, stok ve döviz ihtiyacına ve e-Belge entegrasyonuna göre verilir (aşağıda 5. bölüm).
Belge akışını yazıya dökün. Faturayı kim teslim alır, kim onaylar, kim kaydeder; gümrük müşavirinden gelen dosya kime gider? Akış yazılı olmazsa belge kaybı ve mükerrer kayıt kaçınılmazdır.
e-Dönüşümü bağlayın. e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter entegrasyonu programla birlikte test edilir: e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter geçişi
Açılış kaydını yapın. Kuruluşta sermaye ve kuruluş giderleri, program geçişinde ise önceki programın kapanış bakiyeleri açılış fişiyle aktarılır.
İlk ayı birlikte kapatın. İlk kapanışta her kayıt kontrol edilir; hatalar ilk ayda düzeltilmezse aylarca tekrar eder.

2. Ön muhasebe ile genel muhasebe arasındaki sınır

Görevlerin sınırı net çizilmezse aynı iş iki kez yapılır ya da hiç yapılmaz. Tipik bir dağılım:

İş	Ön muhasebe	Genel muhasebe
Satış ve alış faturaları	Düzenler, kaydeder, e-Belge kutusunu izler	Hesap ve KDV kodlarını kontrol eder
Banka, kasa, kredi kartı	Hareketleri günlük işler	Ay sonu mutabakatını onaylar
Cari hesaplar	Tahsilat ve ödeme takibi, ekstre gönderimi	Dönem sonu mutabakat ve şüpheli alacak değerlendirmesi
Stok	Giriş ve çıkış hareketleri	Maliyet yöntemi, sayım farkları
İthalat dosyası	Belgeleri dosyaya toplar	Maliyet dağıtımı ve stoka aktarım
Döviz	Belge kurunu doğru girer	Kur farkı ve dönem sonu değerlemesi
Beyanname ve defter	—	KDV, muhtasar, geçici vergi, e-Defter, kapanış

Bu ayrım şirketin içinde ya da şirket ile mali müşavir arasında olabilir; model seçimi için: Aylık muhasebe hizmeti ve mali müşavir değişikliği

3. İthalat: her sevkiyat için bir dosya

İthal edilen malın maliyeti tek bir faturadan oluşmaz. Tedarikçi faturası, navlun, sigorta, gümrük vergileri, gümrük müşavirinin hizmet faturası, ardiye ve iç nakliye farklı tarihlerde ve farklı kurlarla gelir. Bu nedenle her sevkiyat için bir ithalat dosyası açılır ve bütün kalemler, mal teslim alınana kadar 159 Verilen Sipariş Avansları hesabının o dosyaya ait alt hesabında toplanır.

Kalem	Dosyaya eklenir mi?	Dikkat
Tedarikçiye ödenen avans veya akreditif bedeli	Evet	Ödeme günündeki kurla
Navlun ve sigorta	Evet	Gümrük kıymetine ve KDV matrahına da girer
Gümrük vergisi, ilave gümrük vergisi, KKDF	Evet	Gümrük beyannamesindeki tutarlar
İthalde ödenen KDV	Hayır	191 İndirilecek KDV; beyannamenin ait olduğu dönemde indirilir
Gümrük müşaviri hizmet bedeli, ardiye, iç nakliye	Evet	Kendi KDV'leri ayrıca indirilir

Mal teslim alındığında dosya kapatılır ve toplam tutar stok hesabına aktarılır; birden fazla ürün varsa maliyet, kıymet veya ağırlık gibi tutarlı bir ölçüye göre dağıtılır. Dosya kapandıktan sonra gelen bir navlun faturası, dosyaya değil, malın satılıp satılmadığına göre stok ya da satılan malın maliyetine yansıtılır.

Vergileri ve toplam maliyeti önceden görmek için: İthalat maliyeti ve gümrük vergileri · Ürün kodunu çözümlemek için: GTİP çözümleme

4. İhracat: birbirine bağlı belgeler zinciri

İhracatta tek bir satış dört ayrı takibe bağlanır:

Fatura ve gümrük çıkış beyannamesi: İhracat faturası e-Fatura'nın ihracat senaryosuyla düzenlenir; fatura ile beyannamedeki tutar, miktar ve teslim şekli aynı olmalıdır.
Kayıt kuru: Satış, fiilî ihracat tarihindeki kurla kaydedilir; tahsilatta oluşan fark kur farkı geliri veya gideridir: Dövizli işlemler ve kur farkı
Bedelin yurda getirilmesi: İhracat bedeli süresi içinde getirilir ve bankaya satış zorunluluğu varsa ilgili belge alınır; süre ve oranlar için: Gümrük ve dış ticaret
KDV iadesi: İhracat nedeniyle indirilemeyen KDV için iade dosyası hazırlanır: İhracatta KDV istisnası ve iade süreci

İhraç kayıtlı alış ve dahilde işleme rejimi kullanan şirketlerde süreler ayrıca izlenir: ihraç kayıtlı teslimde ihracatın tamamlanması gereken süre ve izin belgesindeki taahhüt süresi kaçırılırsa vergi ve gecikme zammı doğar. Bu süreler programın hatırlatma ya da rapor özelliğiyle değil, ayrı bir takip listesiyle izlenmelidir.

5. Program seçimi ve program değişikliği

Muhasebe kuralları programdan bağımsızdır; iyi bir kurulum, hangi program kullanılırsa kullanılsın aynı hesap planı mantığına, aynı belge akışına ve aynı kontrol noktalarına dayanır. Program seçerken bakılacaklar:

Dövizli cari, dövizli banka ve dönem sonu kur değerlemesi desteği
Stok ve maliyet modülü; ithalat dosyası veya proje bazında masraf toplama imkânı
e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter entegrasyonu
Ön muhasebe ekibi ile mali müşavirin aynı veriye erişebilmesi
Verinin dışa aktarılabilmesi (programdan çıkış da girişi kadar önemlidir)

Program değiştirirken: Geçiş dönem başında yapılır. Eski programın kapanış bakiyeleri hesap hesap eşleştirilir; açık cari kalemler fatura bazında, stok miktar ve maliyetiyle, döviz bakiyeleri döviz tutarlarıyla aktarılır. Veri aktarımı dışa aktarım dosyalarının alan alan eşleştirilmesiyle yapılır ve aktarım sonrası mizan eski programdaki mizanla karşılaştırılır. Eski programın verileri, yasal saklama süresi boyunca okunabilir biçimde saklanmalıdır.

Dönem sonu değerlemesini kontrol etmek için: Kur değerleme

6. Personel eğitimi

Kurulum, onu kullanacak kişiler eğitilmediğinde ilk personel değişikliğinde dağılır. Eğitim, rol bazında ve şirketin kendi belgeleri üzerinden verilir:

Kim	Konular
Ön muhasebe personeli	Belge kontrolü, e-Belge kutusu, cari ve banka kaydı, ithalat dosyası açma ve belge toplama, ekstre ve mutabakat
Genel muhasebe personeli	Maliyet dağıtımı, kur farkı ve değerleme, KDV ve muhtasar hazırlığı, ay sonu kapanış adımları
Satın alma ve satış birimleri	Faturada bulunması gereken bilgiler, teslim şekilleri ve faturaya etkisi, belge teslim süresi
Yönetici ve ortaklar	Mizan, bilanço ve gelir tablosunun okunması, nakit ve döviz pozisyonu

Her eğitimin sonunda yazılı iş talimatı bırakılır: hangi belge, kimden, ne zaman, hangi hesaba. Yeni gelen personel bu talimatla işe başlar.

7. İlk üç ayın kontrol listesi

Hesap planı iş akışına göre açıldı, alt hesaplar döviz cinsine göre ayrıldı
Belge akışı ve onay sorumluları yazılı hâle getirildi
e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter entegrasyonu test edildi
İlk ithalat dosyası açıldı, kapanışta stoka aktarım kontrol edildi
İlk ihracatta fatura ile gümrük çıkış beyannamesi eşleştirildi
Banka ve cari mutabakatları ilk ay sonunda yapıldı
Ön muhasebe ve genel muhasebe personeline rol bazında eğitim verildi
İlk geçici vergi döneminde kur değerlemesi yapıldı

Sık yapılan hatalar

İthalat masraflarını dosyada toplamak yerine doğrudan gider yazmak; stok maliyeti eksik, kâr fazla görünür.
İthalde ödenen KDV'yi maliyete eklemek ya da yanlış dönemde indirmek.
Döviz faturasını belge tarihindeki kur yerine ödeme günündeki kurla kaydetmek.
İhracat faturası ile gümrük çıkış beyannamesini eşleştirmeden dönemi kapatmak.
Programı yıl ortasında, açılış bakiyelerini eşleştirmeden değiştirmek.
Kurulumu tek bir kişinin bilgisine bırakmak, yazılı talimat hazırlamamak.

Kurulum ve eğitim hizmetinin kapsamı için: Muhasebe sistemi kurulumu ve eğitim

Yasal dayanak: Vergi Usul Kanunu (213) md. 175, 253 ve 280; KDV Kanunu (3065) md. 11, 12, 21 ve 34; Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğleri (Tekdüzen Hesap Planı); Gümrük Kanunu (4458); Türk Parası Kıymetini Koruma Hakkında 32 Sayılı Karar.