إعداد المحاسبة الأولية والعامة في شركة تعمل في الاستيراد والتصدير

تتشكل محاسبة الشركة في أسابيعها الأولى. فطريقة فتح دليل الحسابات، والبرنامج المختار، وانتقال المستندات من يد إلى يد، ومن يتولى كل مهمة، هي التي تحدد مدى موثوقية الميزانية في نهاية السنة الأولى. وفي الشركة التي تتعامل مع الخارج تُضاف إلى هذه القرارات العملات الأجنبية والمستندات الجمركية ومتابعة التكلفة لكل شحنة. يتناول الدليل التالي الإعداد خطوة بخطوة.

1. ترتيب الإعداد

1. ارسم سير العمل. كيف تتم المبيعات (محلياً، تصديراً، تجارة إلكترونية)، ومن أين تأتي المشتريات (موردون محليون، استيراد)، وهل يوجد مخزون، وعبر أي قنوات تمر المقبوضات والمدفوعات؟ يُفتح دليل الحسابات وفق هذه الخريطة.
2. افتح دليل الحسابات. الحسابات الرئيسية في دليل الحسابات الموحد التركي ثابتة؛ وما يُكيَّف بحسب الشركة هو الحسابات الفرعية. في هذه المرحلة تُنشأ الحسابات المصرفية وحسابات العملاء والموردين بحسب العملة، وحسابات فرعية مستقلة لملفات الاستيراد، ومراكز التكلفة.
3. اختر البرنامج أو كيّف البرنامج الحالي. يتوقف القرار على حجم العمليات واحتياجات المخزون والعملات وربط المستندات الإلكترونية (انظر القسم 5).
4. دوّن دورة المستندات كتابةً. من يستلم الفاتورة، ومن يعتمدها، ومن يقيّدها، وإلى من يذهب ملف المخلّص الجمركي؟ من دون دورة مكتوبة يصبح ضياع المستندات وتكرار القيود أمراً حتمياً.
5. اربط التحول الرقمي. يُختبر ربط الفاتورة الإلكترونية والأرشيف الإلكتروني والدفتر الإلكتروني مع البرنامج: الانتقال إلى الفاتورة الإلكترونية والأرشيف الإلكتروني والدفتر الإلكتروني
6. سجّل القيد الافتتاحي. عند التأسيس يُقيَّد رأس المال ومصاريف التأسيس، وعند تغيير البرنامج تُنقل أرصدة الإقفال في البرنامج القديم بقيد افتتاحي.
7. أقفلوا الشهر الأول معاً. في الإقفال الأول يُراجَع كل قيد؛ فالأخطاء التي لا تُصحَّح في الشهر الأول تتكرر شهوراً.

2. أين تنتهي المحاسبة الأولية وتبدأ المحاسبة العامة

إذا لم تُرسم حدود المهام بوضوح، فإن العمل نفسه يُنجَز مرتين أو لا يُنجَز أبداً. توزيع نموذجي:

قد يكون هذا التقسيم داخل الشركة أو بين الشركة ومحاسبها؛ ولاختيار النموذج: خدمة المحاسبة والتسليم

3. الاستيراد: ملف لكل شحنة

لا تنشأ تكلفة البضاعة المستوردة من فاتورة واحدة أبداً. ففاتورة المورد وأجور الشحن والتأمين والرسوم الجمركية وفاتورة خدمات المخلّص الجمركي ورسوم التخزين والنقل الداخلي تصل في تواريخ مختلفة وبأسعار صرف مختلفة. لذلك يُفتح ملف استيراد لكل شحنة، وتُجمَع كل البنود حتى استلام البضاعة في الحساب الفرعي لذلك الملف ضمن الحساب 159 الدفعات المقدمة على الطلبيات.

عند استلام البضاعة يُقفل الملف ويُنقل المجموع إلى حساب المخزون؛ وإذا تعددت المنتجات توزَّع التكلفة وفق أساس ثابت كالقيمة أو الوزن. أما فاتورة الشحن التي تصل بعد إقفال الملف فلا تُحمَّل على الملف، بل على المخزون أو تكلفة المبيعات بحسب ما إذا كانت البضاعة قد بيعت أم لا.

لمعرفة الضرائب والتكلفة الإجمالية مسبقاً: تكلفة الاستيراد والرسوم الجمركية · ولتحليل رمز المنتج: البحث عن رمز GTİP

4. التصدير: سلسلة من المستندات المترابطة

في التصدير ترتبط عملية البيع الواحدة بأربع متابعات منفصلة:

• الفاتورة وبيان التصدير الجمركي: تُصدر فاتورة التصدير وفق سيناريو التصدير في الفاتورة الإلكترونية؛ ويجب أن يتطابق المبلغ والكمية وشرط التسليم في الفاتورة والبيان.
• سعر القيد: تُقيَّد المبيعات بسعر صرف تاريخ التصدير الفعلي؛ والفرق عند التحصيل ربح أو خسارة صرف: المعاملات بالعملات الأجنبية وفروق الصرف
• إعادة الحصيلة: تُعاد حصيلة التصدير إلى تركيا خلال المدة المحددة، وإذا كان البيع للبنك إلزامياً يُستخرج المستند الخاص به؛ وللمدد والنسب: الجمارك والتجارة الخارجية
• استرداد ضريبة القيمة المضافة: يُعَدّ ملف استرداد للضريبة التي تعذّر خصمها بسبب التصدير: إعفاء الصادرات من ضريبة القيمة المضافة واستردادها

وعلى الشركات التي تشتري بقصد التصدير أو تستخدم نظام التصنيع الداخلي أن تتابع مُدداً أخرى: فإذا فات أجل إتمام التصدير بعد التسليم بقصد التصدير، أو مدة الالتزام في الترخيص، استحقت الضريبة وفوائد التأخير. وينبغي متابعة هذه المدد في قائمة مستقلة، لا عبر خاصية التذكير أو التقارير في البرنامج.

5. اختيار البرنامج وتغييره

قواعد المحاسبة لا تتوقف على البرنامج؛ فالإعداد الجيد يقوم، أياً كان البرنامج، على منطق دليل الحسابات نفسه ودورة المستندات نفسها ونقاط الرقابة نفسها. عند الاختيار تحقّق من:

• دعم حسابات العملاء والموردين والبنوك بالعملات الأجنبية وإعادة التقييم في نهاية الفترة
• وحدة المخزون والتكلفة، وإمكانية تجميع المصاريف بحسب ملف الاستيراد أو المشروع
• ربط الفاتورة الإلكترونية والأرشيف الإلكتروني والدفتر الإلكتروني
• إتاحة البيانات نفسها لفريق المحاسبة في الشركة وللمحاسب
• تصدير البيانات (فإخراج البيانات لا يقل أهمية عن إدخالها)

عند تغيير البرنامج: يتم الانتقال في بداية الفترة. تُطابَق أرصدة الإقفال في البرنامج القديم حساباً حساباً؛ وتُنقل البنود المفتوحة للعملاء والموردين فاتورةً فاتورة، والمخزون بكمياته وتكلفته، وأرصدة العملات بمبالغها الأجنبية. ويتم نقل البيانات بمطابقة ملفات التصدير حقلاً حقلاً، ثم يُقارَن ميزان المراجعة بميزان البرنامج القديم. ويجب أن تبقى بيانات البرنامج القديم قابلة للقراءة طوال مدة الحفظ القانونية.

للتحقق من إعادة التقييم في نهاية الفترة: إعادة تقييم العملات الأجنبية

6. تدريب الموظفين

ينهار الإعداد عند أول تغيير في الموظفين إذا لم يُدرَّب مستخدموه. ويُقدَّم التدريب بحسب الدور وعلى مستندات الشركة نفسها:

ينتهي كل تدريب بـتعليمات عمل مكتوبة: أي مستند، ومن أين، ومتى، وإلى أي حساب. ويبدأ الموظف الجديد عمله بهذه التعليمات.

7. قائمة تحقق للأشهر الثلاثة الأولى

• فُتح دليل الحسابات وفق سير العمل، وفُصلت الحسابات الفرعية بحسب العملة
• دُوّنت دورة المستندات ومسؤولو الاعتماد كتابةً
• اختُبر ربط الفاتورة الإلكترونية والأرشيف الإلكتروني والدفتر الإلكتروني
• فُتح أول ملف استيراد، وروجع نقله إلى المخزون عند الإقفال
• طوبقت أول فاتورة تصدير مع بيان التصدير الجمركي
• أُجريت مطابقات البنك والعملاء والموردين في نهاية الشهر الأول
• دُرّب موظفو المحاسبة الأولية والعامة بحسب الدور
• أُجريت إعادة تقييم العملات في أول فترة للضريبة المؤقتة

أخطاء شائعة

• تحميل مصاريف الاستيراد على المصروفات مباشرة بدلاً من تجميعها في الملف؛ فتبدو تكلفة المخزون أقل والربح أعلى.
• إضافة ضريبة القيمة المضافة على الاستيراد إلى التكلفة أو خصمها في فترة خاطئة.
• قيد فاتورة بالعملة الأجنبية بسعر صرف يوم الدفع بدلاً من سعر تاريخ المستند.
• إقفال الفترة دون مطابقة فواتير التصدير مع بيانات التصدير الجمركية.
• تغيير البرنامج في منتصف السنة دون مطابقة الأرصدة الافتتاحية.
• ترك الإعداد في ذهن شخص واحد دون تعليمات مكتوبة.

لمعرفة نطاق خدمة الإعداد والتدريب: إعداد النظام المحاسبي وتدريب الموظفين

الأساس القانوني: قانون الإجراءات الضريبية رقم 213 المواد 175 و253 و280؛ قانون ضريبة القيمة المضافة رقم 3065 المواد 11 و12 و21 و34؛ البلاغات العامة لتطبيق النظام المحاسبي (دليل الحسابات الموحد)؛ قانون الجمارك رقم 4458؛ القرار رقم 32 بشأن حماية قيمة العملة التركية.