إعداد المحاسبة هو بناء الهيكل الذي ستقوم عليه المحاسبة التي تديرها الشركة بفريقها أو مع محاسبها: أي الحسابات تُفتح، وكيف تدور المستندات، وكيف يُضبط البرنامج، ومن يتولى كل مهمة. في هذه الخدمة نبني النظام معكم، ثم ندرّب من سيستخدمونه على مستنداتكم أنتم.
متى تحتاجون إليها؟
| الحالة | محور الإعداد |
|---|---|
| تأسست الشركة حديثاً | دليل الحسابات، والقيد الافتتاحي، ودورة المستندات، والتحول الرقمي |
| يتغير برنامج المحاسبة | مطابقة الأرصدة، ونقل البيانات، ومقارنة موازين المراجعة |
| تبدأ الشركة الاستيراد أو التصدير | ملف الاستيراد، والحسابات بالعملات الأجنبية، وسلسلة مستندات التصدير |
| تغيّر موظف المحاسبة أو يكبر الفريق | توزيع المهام، وتعليمات العمل المكتوبة، والتدريب |
| يطلب شريك أجنبي تقارير المجموعة | جدول مطابقة الحسابات، وحزمة التقارير الشهرية |
ما نقوم به في الإعداد
- مراجعة سير العمل والسجلات الحالية؛ وقائمة مكتوبة بالنواقص والأخطاء
- هيكل حسابات فرعية خاص بالشركة ومتوافق مع دليل الحسابات الموحد: البنوك والعملاء والموردون بحسب العملة، ومراكز التكلفة، وملفات الاستيراد
- تدوين دورة المستندات ومسؤوليات الاعتماد كتابةً
- ضبط البرنامج: دليل الحسابات، ورموز ضريبة القيمة المضافة، وإعدادات العملات وأسعار الصرف، وطريقة المخزون والتكلفة
- مراجعة ربط الفاتورة الإلكترونية والأرشيف الإلكتروني والدفتر الإلكتروني (الدفاتر والدفتر الإلكتروني)
- القيد الافتتاحي، أو نقل الأرصدة عند تغيير البرنامج
- إقفال الشهر الأول معاً
ملاءمة البرنامج
لا يرتبط الإعداد ببرنامج معين؛ بل يتم في البرنامج الجاهز أو نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو تطبيق المحاسبة السحابي الذي تستخدمه الشركة أو تختاره. وعند تغيير البرنامج تُنقل البيانات بمطابقة ملفات التصدير والاستيراد في البرنامجين القديم والجديد حقلاً حقلاً؛ وعند الحاجة تُعدّ أدوات تحويل صغيرة لهذا النقل. بعد ذلك يُقارَن ميزانا المراجعة في البرنامجين، ولا يبدأ القيد في البرنامج الجديد قبل تسوية الفروق.
للشركات التي تستورد وتصدّر
- متابعة مستقلة لتكلفة كل دفعة مستوردة، وتثبيت قيمة المخزون عند الاستلام
- جمع مستندات المورد والناقل والمخلّص الجمركي تحت الشحنة نفسها
- في المبيعات إلى الخارج: توافق الفاتورة مع السجلات الجمركية، ومتابعة تحصيل العملات وحقوق الاسترداد
- متابعة مدد الالتزام المرتبطة بالمشتريات المعفاة وشهادات الحوافز في قائمة مستقلة
- آلية ثابتة لقيد تغيرات سعر الصرف خلال الفترة وفي نهايتها
قائمة التحقق المفصلة: إعداد المحاسبة الأولية والعامة في شركة تعمل في الاستيراد والتصدير · الرسوم الجمركية وقواعد العملات: الجمارك والتجارة الخارجية
تدريب الموظفين
يُقدَّم التدريب بحسب الدور، وبصورة عملية، وعلى مستندات الشركة نفسها. ويُعَدّ محتوى مستقل للموظفين في كل مرحلة بدءاً من التأسيس.
| الدور | الموضوعات التي يُتدرَّب عليها عملياً |
|---|---|
| المحاسبة الأولية | التحقق من صحة الفاتورة الواردة، وصناديق المستندات الإلكترونية الواردة والصادرة، وترحيل المقبوضات والمدفوعات إلى الحسابات، وفتح ملف الشحنة |
| المحاسبة العامة | توزيع تكلفة الشحنة على المخزون، ومعالجة أرصدة العملات في نهاية الفترة، والضوابط السابقة للإقرارات، وخطوات إقفال الشهر |
| المشتريات والمبيعات | البيانات التي تنتقل من الطلبية إلى الفاتورة، وأثر شرط التسليم وفق Incoterms على المحاسبة، وموعد وصول المستندات إلى المحاسبة |
| الإدارة | تفسير التقارير الشهرية: ميزان المراجعة والميزانية وقائمة الدخل والمراكز المفتوحة بالعملات |
ينتهي كل تدريب بتعليمات عمل مكتوبة؛ ويمكن للموظف الجديد أن يبدأ عمله بها.
كيف نعمل
- التعارف والمراجعة: نراجع معاً سير عملكم وبرنامجكم وسجلاتكم الأخيرة.
- خطة الإعداد: نحدد كتابةً الأعمال والمسؤولين وتاريخ الانتقال.
- الإعداد: دليل الحسابات، وإعدادات البرنامج، ودورة المستندات، ونقل البيانات عند الحاجة.
- التدريب: بحسب الدور وعلى مستنداتكم أنتم.
- الإقفال الأول: نقفل نهاية الشهر الأول معاً ونضيف الأسئلة التي تظهر إلى التعليمات.
بعد الإعداد يمكنكم متابعة المحاسبة بفريقكم أو الاستمرار بأحد نماذج الخدمة الشهرية: خدمة المحاسبة والتسليم
ما نحتاجه منكم
- الوصول إلى برنامجكم، أو آخر ميزان مراجعة وكشوف الحسابات التفصيلية
- لقاء مع شخص يعرف عمليات المبيعات والمشتريات والتجارة الخارجية
- قائمة الموظفين الذين سيحضرون التدريب والأوقات المناسبة لهم
الأساس القانوني: قانون الإجراءات الضريبية رقم 213 المادتان 175 و253؛ البلاغات العامة لتطبيق النظام المحاسبي؛ القانون التجاري التركي رقم 6102 المادة 64.