Implantar la contabilidad operativa y general en una empresa importadora y exportadora

La contabilidad de una empresa toma forma en sus primeras semanas. Cómo se abre el plan de cuentas, qué programa se elige, cómo pasan los documentos de mano en mano y quién hace cada tarea determinan lo fiable que será el balance al cierre del primer año. En una empresa que comercia con el exterior se suman las divisas, los documentos aduaneros y el seguimiento de costes por envío. La guía siguiente recorre la implantación paso a paso.

1. El orden de la implantación

1. Trace el flujo de trabajo. ¿Cómo se vende (mercado interior, exportación, comercio electrónico), de dónde vienen las compras (proveedores nacionales, importación), hay existencias y por qué canales pasan cobros y pagos? El plan de cuentas se abre según este mapa.
2. Abra el plan de cuentas. Las cuentas principales del Plan de Cuentas Uniforme turco son fijas; lo que se adapta a la empresa son las subcuentas. En esta fase se crean las cuentas bancarias y de clientes y proveedores por divisa, subcuentas propias para los expedientes de importación y los centros de coste.
3. Elija el programa o adapte el existente. La decisión depende del volumen de operaciones, de las necesidades de existencias y divisas y de la integración de documentos electrónicos (véase el apartado 5).
4. Ponga por escrito el flujo de documentos. ¿Quién recibe la factura, quién la aprueba, quién la contabiliza; a quién va el expediente del agente de aduanas? Sin un flujo escrito, la pérdida de documentos y los asientos duplicados son inevitables.
5. Conecte la transformación digital. La integración de factura, archivo y libro electrónicos se prueba junto con el programa: Factura, archivo y libro electrónicos
6. Registre el asiento de apertura. En la constitución, el capital y los gastos de constitución; en un cambio de programa, los saldos de cierre del programa anterior mediante un asiento de apertura.
7. Cierre juntos el primer mes. En el primer cierre se revisa cada asiento; los errores que no se corrigen el primer mes se repiten durante meses.

2. Dónde termina la contabilidad operativa y empieza la general

Si el límite entre tareas no está claro, el mismo trabajo se hace dos veces o no se hace. Un reparto habitual:

El reparto puede darse dentro de la empresa o entre la empresa y su asesor; para elegir un modelo: Servicio contable y traspaso

3. Importación: un expediente por envío

El coste de la mercancía importada nunca sale de una sola factura. La factura del proveedor, el flete, el seguro, los aranceles, la factura de servicios del agente de aduanas, el almacenaje y el transporte interior llegan en fechas distintas y con tipos de cambio distintos. Por eso se abre un expediente de importación por cada envío y todas las partidas se acumulan, hasta recibir la mercancía, en la subcuenta de ese expediente dentro de la cuenta 159 Anticipos de pedidos entregados.

Al recibir la mercancía se cierra el expediente y el total se traspasa a la cuenta de existencias; si hay varios productos, el coste se reparte con un criterio coherente, como el valor o el peso. Una factura de flete que llega después de cerrar el expediente no va al expediente, sino a existencias o al coste de ventas, según si la mercancía ya se ha vendido.

Para ver de antemano los tributos y el coste total: Coste de importación y aranceles · Para descifrar un código de producto: Búsqueda de código HS

4. Exportación: una cadena de documentos enlazados

En la exportación, una sola venta queda ligada a cuatro seguimientos distintos:

• Factura y declaración aduanera de exportación: La factura de exportación se emite con el escenario de exportación de la factura electrónica; importe, cantidad y condiciones de entrega deben coincidir en la factura y en la declaración.
• Tipo de registro: La venta se registra al tipo de la fecha efectiva de exportación; la diferencia al cobrar es un beneficio o pérdida de cambio: Operaciones en divisa y diferencias de cambio
• Repatriación del cobro: El cobro de la exportación se trae al país dentro de plazo y, cuando es obligatoria la venta al banco, se obtiene el certificado correspondiente; plazos y porcentajes: Aduanas y comercio exterior
• Devolución del IVA: Para el IVA que no puede deducirse a causa de la exportación se prepara un expediente de devolución: Exención y devolución de IVA en las exportaciones

Las empresas que compran con destino a la exportación o utilizan el régimen de perfeccionamiento activo deben vigilar otros plazos: si se incumple el plazo para completar la exportación tras una entrega con fines de exportación, o el plazo de compromiso de la autorización, nacen el impuesto y los recargos de demora. Estos plazos deben seguirse en una lista aparte, no con los avisos o informes del programa.

5. Elegir y cambiar de programa

Las reglas contables no dependen del programa; una buena implantación se apoya en la misma lógica de plan de cuentas, el mismo flujo de documentos y los mismos puntos de control, sea cual sea el programa. Al elegirlo, compruebe:

• Soporte para cuentas de clientes, proveedores y bancos en divisas y valoración de cierre
• Módulo de existencias y costes; posibilidad de acumular costes por expediente de importación o proyecto
• Integración de factura, archivo y libro electrónicos
• Acceso a los mismos datos para el equipo contable y el asesor
• Exportación de datos (sacar los datos importa tanto como meterlos)

Al cambiar de programa: El cambio se hace al inicio de un periodo. Los saldos de cierre del programa anterior se casan cuenta por cuenta; las partidas abiertas de clientes y proveedores se trasladan factura a factura, las existencias con cantidad y coste y los saldos en divisas con su importe en moneda extranjera. Los datos se trasladan relacionando campo a campo los ficheros de exportación y, tras el traslado, el balance de sumas y saldos se compara con el del programa anterior. Los datos del programa anterior deben conservarse legibles durante el plazo legal de conservación.

Para comprobar una valoración de cierre: Valoración en moneda extranjera

6. Formación del personal

Una implantación se desmorona con el primer cambio de personal si quienes la usan no están formados. La formación se imparte por funciones y sobre los propios documentos de la empresa:

Cada formación termina con instrucciones de trabajo por escrito: qué documento, de quién, cuándo y a qué cuenta. El personal nuevo empieza con esas instrucciones.

7. Lista de control de los tres primeros meses

• Plan de cuentas abierto según el flujo de trabajo, con subcuentas separadas por divisa
• Flujo de documentos y responsables de aprobación por escrito
• Integración de factura, archivo y libro electrónicos probada
• Primer expediente de importación abierto y traspaso a existencias revisado al cierre
• Primera factura de exportación casada con la declaración aduanera de exportación
• Conciliaciones bancarias y de clientes y proveedores hechas al final del primer mes
• Personal de contabilidad operativa y general formado por funciones
• Valoración de divisas realizada en el primer periodo de pago fraccionado

Errores frecuentes

• Llevar los gastos de importación directamente a gasto en lugar de acumularlos en el expediente; el coste de existencias parece bajo y el beneficio, alto.
• Sumar el IVA de importación al coste o deducirlo en el periodo equivocado.
• Registrar una factura en divisas al tipo de la fecha de pago en lugar del de la fecha del documento.
• Cerrar el periodo sin casar las facturas de exportación con las declaraciones aduaneras.
• Cambiar de programa a mitad de año sin casar los saldos de apertura.
• Dejar la implantación en la cabeza de una sola persona, sin instrucciones escritas.

Para el alcance del servicio de implantación y formación: Implantación contable y formación

Base legal: Ley de Procedimiento Tributario n.º 213, arts. 175, 253 y 280; Ley del IVA n.º 3065, arts. 11, 12, 21 y 34; Comunicados Generales sobre la Aplicación del Sistema Contable (Plan de Cuentas Uniforme); Ley de Aduanas n.º 4458; Decreto n.º 32 sobre la Protección del Valor de la Moneda Turca.