Menyiapkan pembukuan dan akuntansi umum di perusahaan ekspor-impor
Menyiapkan sistem akuntansi di perusahaan yang melakukan impor dan ekspor: bagan akun, pembagian antara pembukuan dan akuntansi umum, berkas impor, rantai dokumen ekspor, memilih dan mengganti perangkat lunak, pelatihan staf serta daftar periksa untuk tiga bulan pertama.
Akuntansi sebuah perusahaan terbentuk pada minggu-minggu pertamanya. Cara bagan akun dibuka, perangkat lunak yang dipilih, cara dokumen berpindah dari tangan ke tangan dan siapa mengerjakan apa menentukan seberapa andal neraca pada akhir tahun pertama. Di perusahaan yang berdagang dengan luar negeri, valuta asing, dokumen pabean dan penelusuran biaya per pengiriman ikut menambah keputusan tersebut. Panduan di bawah ini membahas penyiapannya langkah demi langkah.
1. Urutan penyiapan
- Petakan alur kerja. Bagaimana penjualan dilakukan (domestik, ekspor, perdagangan elektronik), dari mana pembelian berasal (pemasok domestik, impor), apakah ada persediaan, dan melalui saluran apa penerimaan dan pembayaran berjalan? Bagan akun dibuka berdasarkan peta ini.
- Buka bagan akun. Akun-akun utama dalam Bagan Akun Seragam Turki (Tekdüzen Hesap Planı) sudah baku; yang disesuaikan dengan usaha adalah sub-akunnya. Akun bank dan akun pelanggan/pemasok yang dipisah per mata uang, sub-akun tersendiri untuk berkas impor serta pusat biaya disiapkan pada tahap ini.
- Pilih perangkat lunak atau sesuaikan yang sudah ada. Keputusannya bergantung pada volume transaksi, kebutuhan persediaan dan valuta asing serta integrasi dokumen elektronik (lihat bagian 5).
- Tuliskan alur dokumen. Siapa yang menerima faktur, siapa yang menyetujuinya, siapa yang membukukannya; kepada siapa berkas dari agen kepabeanan diteruskan? Tanpa alur tertulis, dokumen hilang dan pembukuan ganda tidak terhindarkan.
- Hubungkan transformasi elektronik. Integrasi e-Fatura (faktur elektronik), e-Arşiv dan e-Defter (buku besar elektronik) diuji bersama dengan perangkat lunaknya: Beralih ke e-Fatura, e-Arşiv dan e-Defter
- Bukukan jurnal pembukaan. Saat pendirian, modal dan biaya pendirian; saat berganti perangkat lunak, saldo penutupan dari perangkat lunak lama dipindahkan dengan voucher pembukaan.
- Tutup bulan pertama bersama-sama. Pada penutupan pertama setiap jurnal diperiksa; kesalahan yang tidak dikoreksi pada bulan pertama akan berulang selama berbulan-bulan.
2. Di mana pembukuan berakhir dan akuntansi umum dimulai
Jika batas antartugas tidak jelas, pekerjaan yang sama dikerjakan dua kali atau tidak dikerjakan sama sekali. Pembagian yang lazim:
| Tugas | Pembukuan | Akuntansi umum |
|---|---|---|
| Faktur penjualan dan pembelian | Menerbitkan dan membukukannya, memantau kotak masuk dokumen elektronik | Memeriksa kode akun dan kode PPN Turki (KDV) |
| Bank, kas, kartu kredit | Membukukan mutasi setiap hari | Menyetujui rekonsiliasi akhir bulan |
| Akun pelanggan dan pemasok | Memantau penerimaan dan pembayaran, mengirim laporan rekening | Konfirmasi akhir periode dan peninjauan piutang ragu-ragu |
| Persediaan | Penerimaan dan pengeluaran barang | Metode penetapan harga pokok, selisih hasil hitung fisik |
| Berkas impor | Mengumpulkan dokumen ke dalam berkas | Alokasi biaya dan pemindahan ke persediaan |
| Valuta asing | Memasukkan kurs dokumen yang benar | Selisih kurs dan revaluasi akhir periode |
| SPT dan buku besar | — | KDV, pemotongan pajak, pajak sementara, e-Defter, penutupan |
Pembagian ini dapat berada di dalam perusahaan atau antara perusahaan dan akuntannya; untuk memilih model: Layanan akuntansi bulanan dan pergantian akuntan
3. Impor: satu berkas per pengiriman
Harga pokok barang impor tidak pernah berasal dari satu faktur saja. Faktur pemasok, ongkos angkut, asuransi, bea masuk, faktur jasa agen kepabeanan, biaya penyimpanan dan angkutan darat datang pada tanggal yang berbeda dan dengan kurs yang berbeda. Karena itu, untuk setiap pengiriman dibuka sebuah berkas impor, dan setiap pos dikumpulkan di sub-akun berkas tersebut pada akun 159 Uang Muka Pesanan yang Diberikan sampai barang diterima.
| Pos | Masuk ke berkas? | Catatan |
|---|---|---|
| Uang muka atau nilai letter of credit yang dibayarkan kepada pemasok | Ya | Dengan kurs pada tanggal pembayaran |
| Ongkos angkut dan asuransi | Ya | Juga bagian dari nilai pabean dan dasar pengenaan KDV |
| Bea masuk, bea masuk tambahan, KKDF | Ya | Jumlah yang tercantum pada deklarasi pabean |
| KDV yang dibayar atas impor | Tidak | 191 KDV yang Dapat Dikreditkan; dikreditkan pada periode deklarasi |
| Imbalan agen kepabeanan, penyimpanan, angkutan darat | Ya | KDV atas biaya ini dikreditkan secara terpisah |
Saat barang diterima, berkas ditutup dan totalnya dipindahkan ke akun persediaan; jika produknya lebih dari satu, biaya dialokasikan dengan dasar yang konsisten seperti nilai atau berat. Faktur ongkos angkut yang datang setelah berkas ditutup tidak masuk ke berkas, melainkan ke persediaan atau ke harga pokok penjualan, tergantung apakah barang sudah terjual.
Untuk melihat bea dan total biaya terlebih dahulu: Biaya impor dan bea masuk · Untuk menguraikan kode produk: Pencarian kode HS
4. Ekspor: rantai dokumen yang saling terkait
Dalam ekspor, satu penjualan terikat pada empat jejak terpisah:
- Faktur dan deklarasi ekspor pabean: Faktur ekspor diterbitkan dengan skenario ekspor pada e-Fatura; jumlah, kuantitas dan syarat penyerahan pada faktur dan deklarasi harus sama.
- Kurs pembukuan: Penjualan dibukukan dengan kurs pada tanggal ekspor yang sebenarnya; selisih saat penerimaan pembayaran adalah laba atau rugi selisih kurs: Transaksi valuta asing dan selisih kurs
- Repatriasi hasil ekspor: Hasil ekspor dibawa kembali dalam batas waktu dan, jika diwajibkan penjualan kepada bank, sertifikat terkait diperoleh; untuk batas waktu dan persentasenya: Kepabeanan dan perdagangan luar negeri
- Restitusi KDV: Berkas restitusi disiapkan untuk KDV yang tidak dapat dikreditkan karena ekspor: Pembebasan dan restitusi KDV atas ekspor
Perusahaan yang membeli untuk diekspor atau memakai rezim pengolahan dalam (dahilde işleme) harus memantau tenggat tambahan: jika jangka waktu penyelesaian ekspor setelah penyerahan untuk ekspor, atau jangka waktu komitmen pada izin, terlewati, timbul pajak dan bunga keterlambatan. Tenggat ini sebaiknya dipantau dalam daftar pemantauan tersendiri, bukan melalui fitur pengingat atau laporan perangkat lunak.
5. Memilih dan mengganti perangkat lunak
Aturan akuntansi tidak bergantung pada perangkat lunak; penyiapan yang baik bertumpu pada logika bagan akun yang sama, alur dokumen yang sama dan titik kontrol yang sama, program apa pun yang dipakai. Saat memilih perangkat lunak, periksa:
- Dukungan untuk akun pelanggan, pemasok dan bank dalam valuta asing serta revaluasi akhir periode
- Modul persediaan dan harga pokok; kemampuan mengumpulkan biaya per berkas impor atau proyek
- Integrasi e-Fatura, e-Arşiv dan e-Defter
- Akses ke data yang sama bagi tim pembukuan dan akuntan
- Ekspor data (mengeluarkan data sama pentingnya dengan memasukkannya)
Saat mengganti perangkat lunak: Penggantian dilakukan pada awal periode. Saldo penutupan program lama dicocokkan akun demi akun; pos pelanggan dan pemasok yang masih terbuka dipindahkan faktur demi faktur, persediaan dengan kuantitas dan harga pokoknya, dan saldo valuta asing dengan jumlah dalam mata uang asingnya. Data dipindahkan dengan memetakan berkas ekspor kolom demi kolom, dan setelah pemindahan neraca saldo dibandingkan dengan neraca saldo di program lama. Data program lama harus tetap dapat dibaca selama masa penyimpanan menurut undang-undang.
Untuk memeriksa revaluasi akhir periode: Revaluasi valuta asing
6. Pelatihan staf
Sebuah sistem akan berantakan pada pergantian staf pertama jika orang yang memakainya tidak dilatih. Pelatihan diberikan per peran dan menggunakan dokumen perusahaan sendiri:
| Siapa | Topik |
|---|---|
| Staf pembukuan | Pemeriksaan dokumen, kotak masuk dokumen elektronik, membukukan pos pelanggan, pemasok dan bank, membuka berkas impor dan mengumpulkan dokumen, laporan rekening dan konfirmasi |
| Staf akuntansi umum | Alokasi biaya, selisih kurs dan revaluasi, menyiapkan SPT KDV dan SPT pemotongan pajak, langkah-langkah penutupan akhir bulan |
| Pembelian dan penjualan | Apa yang wajib dimuat dalam faktur, syarat penyerahan dan pengaruhnya pada faktur, kapan dokumen harus diserahkan |
| Manajer dan pemegang saham | Membaca neraca saldo, neraca dan laporan laba rugi; posisi kas dan valuta asing |
Setiap pelatihan diakhiri dengan instruksi kerja tertulis: dokumen apa, dari siapa, kapan, ke akun mana. Staf baru memulai dengan instruksi ini.
7. Daftar periksa untuk tiga bulan pertama
- Bagan akun dibuka sesuai alur kerja, dengan sub-akun yang dipisah per mata uang
- Alur dokumen dan pihak yang menyetujui sudah dituliskan
- Integrasi e-Fatura, e-Arşiv dan e-Defter sudah diuji
- Berkas impor pertama sudah dibuka dan pemindahannya ke persediaan diperiksa saat penutupan
- Faktur ekspor pertama sudah dicocokkan dengan deklarasi ekspor pabean
- Rekonsiliasi bank dan pelanggan/pemasok dilakukan pada akhir bulan pertama
- Staf pembukuan dan akuntansi umum sudah dilatih sesuai perannya
- Revaluasi valuta asing dilakukan pada periode pajak sementara yang pertama
Kesalahan umum
- Langsung membebankan biaya impor sebagai beban alih-alih mengumpulkannya dalam berkas; harga pokok persediaan tampak terlalu rendah dan laba terlalu tinggi.
- Menambahkan KDV impor ke harga pokok atau mengkreditkannya pada periode yang salah.
- Membukukan faktur valuta asing dengan kurs tanggal pembayaran, bukan kurs tanggal dokumen.
- Menutup periode tanpa mencocokkan faktur ekspor dengan deklarasi ekspor pabean.
- Mengganti perangkat lunak di tengah tahun tanpa mencocokkan saldo pembukaan.
- Membiarkan sistem hanya ada di kepala satu orang tanpa instruksi tertulis.
Untuk cakupan layanan penyiapan dan pelatihan: Penyiapan sistem akuntansi dan pelatihan staf
Dasar hukum: Undang-Undang Prosedur Pajak No. 213 (VUK), Pasal 175, 253 dan 280; Undang-Undang KDV No. 3065, Pasal 11, 12, 21 dan 34; Komunike Umum tentang Sistem Akuntansi (Bagan Akun Seragam); Undang-Undang Kepabeanan No. 4458; Keputusan No. 32 tentang Perlindungan Nilai Mata Uang Turki.