Livres de commerce : quel livre, quand le certifier, combien de temps le conserver ?
Les livres de commerce que les sociétés doivent tenir, forme papier et électronique, délais de certification d’ouverture et de clôture, e-Defter et ETDS, durées de conservation, le certificat de perte en cas de perte d’un livre, et sanctions.
Les livres sont la mémoire d’une société, aussi bien face au centre des impôts qu’aux tribunaux et aux associés. Quel livre est tenu sous quelle forme, et si les délais de certification sont respectés, a des conséquences directes lors des contrôles et des procès.
Quels livres sont tenus ?
| Livre | SARL | SA | Forme |
|---|---|---|---|
| Livre-journal | ✓ | ✓ | e-Defter ou papier |
| Grand livre | ✓ | ✓ | e-Defter ou papier |
| Livre d’inventaire | ✓ | ✓ | Papier |
| Registre des parts | ✓ | ✓ | Papier ou ETDS |
| Registre des décisions | S’il existe un conseil de gérance | Registre des décisions du conseil d’administration | Papier ou ETDS |
| Registre des réunions et procès-verbaux de l’assemblée générale | ✓ | ✓ | Papier ou ETDS |
L’e-Defter est obligatoire pour les sociétés remplissant certaines conditions et facultatif pour les autres : Passage à l’e-Fatura, l’e-Arşiv et l’e-Defter
À partir de 2026, dans les sociétés nouvellement créées, le registre des parts, les registres des décisions et le registre de l’assemblée générale sont tenus via le Système électronique des livres de commerce (ETDS) : ETDS
Certification des livres papier
| Certification | Délai |
|---|---|
| Certification d’ouverture (première année) | Avant le début de l’activité ; à la constitution, elle peut être faite par le registre du commerce |
| Certification d’ouverture (années suivantes) | Au cours du dernier mois précédant l’exercice d’utilisation du livre (décembre pour les exercices calqués sur l’année civile) |
| Certification de clôture du livre-journal | Avant la fin du sixième mois de l’exercice suivant (30 juin pour les exercices calqués sur l’année civile) |
| Certification de clôture du registre des décisions du conseil d’administration | Avant la fin du premier mois de l’exercice suivant (31 janvier) |
Les livres comme le registre des parts et le registre de l’assemblée générale peuvent être utilisés jusqu’à ce que leurs pages soient remplies ; une nouvelle certification d’ouverture n’est pas nécessaire chaque année.
Les certifications sont faites par un notaire. Pour ajouter les délais à votre agenda : Calculateur de délais
e-Defter
Les sociétés utilisant l’e-Defter n’ont pas de certification d’ouverture et de clôture sur papier ; elles téléversent à temps dans le système de l’administration fiscale les bérats de leurs livres mensuels. Délais des bérats et conséquences d’un retard : Délais des bérats de l’e-Defter
Durées de conservation
| Loi | Durée | Champ |
|---|---|---|
| Code de commerce turc | 10 ans | Livres de commerce, inventaires, états financiers, copies des lettres commerciales reçues et envoyées, pièces justificatives des écritures |
| Code de procédure fiscale | 5 ans | Livres et documents (à compter de l’année civile suivant celle à laquelle ils se rapportent) |
Les deux durées étant différentes, dix ans devraient être la règle en pratique. La durée de conservation court à compter de la fin de l’année civile au cours de laquelle l’écriture a été passée ou le document établi. Les livres et documents tenus sous forme électronique sont conservés pendant les mêmes durées, sous forme lisible.
En cas de perte d’un livre : certificat de perte
Si des livres ou documents sont perdus par incendie, inondation, vol ou causes analogues, un certificat de perte doit être demandé au tribunal compétent du lieu de l’entreprise dans les 15 jours suivant la connaissance de la perte. Si les livres ne peuvent être produits sans certificat de perte, de lourdes conséquences comme une imposition d’office et le rejet de déductions peuvent survenir lors d’un contrôle fiscal.
Sanctions
- Les livres dont la certification d’ouverture n’a pas été obtenue, ou pas à temps, peuvent être considérés comme jamais tenus au regard du code de procédure fiscale.
- Le Code de commerce prévoit des amendes administratives en cas de manquement aux obligations de tenue et de conservation.
- Ne pas produire les livres lors d’un contrôle fiscal peut entraîner le rejet des déductions de TVA et une imposition d’office : Se préparer à un contrôle fiscal
Recommandations pratiques
- Inscrivez les certifications notariales de décembre dans votre agenda annuel.
- Conservez les livres physiques en un seul endroit, à l’abri du feu et de l’eau.
- Sauvegardez votre logiciel comptable et vos fichiers e-Defter sur un support séparé.
- Précisez par écrit qui conserve les livres et documents ; établissez un procès-verbal de passation lors d’un changement de comptable : Service comptable et passation
Notre service associé : Livres et e-Defter
Base légale : Code de commerce turc n° 6102 art. 64, 65 et 82 ; code de procédure fiscale n° 213 art. 13, 182, 220–226 et 253 ; communiqué sur les livres de commerce.