دفاتر تجاری: کدام دفتر، کی تأیید شود، چه مدت نگهداری شود؟
دفاتر تجاری که شرکت‌ها باید نگه دارند، شکل کاغذی و الکترونیکی، مهلت‌های تأیید افتتاحی و اختتامی، دفتر الکترونیکی و ETDS، مدت‌های نگهداری، گواهی فقدان در صورت گم شدن دفتر و جریمه‌ها.
دفاتر حافظه شرکت در برابر اداره مالیات، دادگاه‌ها و شرکایش‌اند. اینکه کدام دفتر به کدام شکل نگهداری می‌شود و آیا مهلت‌های تأیید رعایت شده، پیامدهای مستقیمی در رسیدگی‌ها و دعاوی دارد.
کدام دفاتر نگهداری می‌شوند؟
| دفتر | شرکت با مسئولیت محدود | شرکت سهامی | شکل |
|---|---|---|---|
| دفتر روزنامه | ✓ | ✓ | دفتر الکترونیکی یا کاغذی |
| دفتر کل | ✓ | ✓ | دفتر الکترونیکی یا کاغذی |
| دفتر موجودی | ✓ | ✓ | کاغذی |
| دفتر سهام | ✓ | ✓ | کاغذی یا ETDS |
| دفتر تصمیمات | اگر هیئت مدیران باشد | دفتر تصمیمات هیئت‌مدیره | کاغذی یا ETDS |
| دفتر جلسات و صورت‌جلسات مجمع عمومی | ✓ | ✓ | کاغذی یا ETDS |
دفتر الکترونیکی برای شرکت‌هایی که شرایط معینی دارند الزامی و برای دیگران اختیاری است: انتقال به فاکتور الکترونیکی، آرشیو الکترونیکی و دفتر الکترونیکی
از 2026، در شرکت‌های تازه تأسیس، دفتر سهام، دفاتر تصمیمات و دفتر مجمع عمومی از طریق سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی (ETDS) نگهداری می‌شوند: ETDS
تأیید دفاتر کاغذی
| تأیید | مهلت |
|---|---|
| تأیید افتتاحی (سال نخست) | پیش از آغاز کار؛ هنگام تأسیس اداره ثبت تجاری می‌تواند انجام دهد |
| تأیید افتتاحی (سال‌های بعد) | در ماه آخر پیش از دوره حسابداری‌ای که دفتر در آن به کار می‌رود (دسامبر برای دوره‌های سال تقویمی) |
| تأیید اختتامی دفتر روزنامه | تا پایان ماه ششم دوره حسابداری بعد (30 ژوئن برای دوره‌های سال تقویمی) |
| تأیید اختتامی دفتر تصمیمات هیئت‌مدیره | تا پایان ماه نخست دوره حسابداری بعد (31 ژانویه) |
دفاتری مانند دفتر سهام و دفتر مجمع عمومی را می‌توان تا پر شدن صفحاتشان به کار برد؛ هر سال تأیید افتتاحی جدید لازم نیست.
تأییدها را دفتر اسناد رسمی انجام می‌دهد. برای افزودن مهلت‌ها به تقویم خود: ابزار محاسبه مهلت
دفتر الکترونیکی
شرکت‌هایی که از دفتر الکترونیکی استفاده می‌کنند تأیید افتتاحی و اختتامی کاغذی ندارند؛ به‌جای آن، گواهی‌های دفاتر ماهانه خود را به‌موقع در سامانه اداره درآمد بارگذاری می‌کنند. مهلت‌های گواهی و پیامدهای تأخیر: مهلت‌های گواهی دفتر الکترونیکی
مدت‌های نگهداری
| قانون | مدت | دامنه |
|---|---|---|
| قانون تجارت ترکیه | 10 سال | دفاتر تجاری، فهرست‌های موجودی، صورت‌های مالی، رونوشت نامه‌های تجاری دریافتی و ارسالی، اسناد پشتیبان ثبت‌های حسابداری |
| قانون آیین دادرسی مالیاتی | 5 سال | دفاتر و اسناد (از سال تقویمی پس از سالی که به آن مربوط‌اند) |
چون دو مدت با هم فرق دارند، در عمل ده سال باید معیار باشد. مدت نگهداری از پایان سال تقویمی‌ای آغاز می‌شود که ثبت در آن انجام یا سند در آن ایجاد شده است. دفاتر و اسنادی که الکترونیکی نگهداری می‌شوند هم برای همان مدت‌ها و به شکل خوانا نگهداری می‌شوند.
اگر دفتری گم شود: گواهی فقدان
اگر دفاتر یا اسناد بر اثر آتش‌سوزی، سیل، سرقت یا علل مشابه از دست بروند، باید ظرف 15 روز از آگاهی از فقدان از دادگاه صالح محل کسب‌وکار گواهی فقدان درخواست شود. اگر دفاتر بدون گواهی فقدان قابل ارائه نباشند، در رسیدگی مالیاتی پیامدهای جدی مانند تشخیص رأسی و رد کسورات ممکن است پیش آید.
ضمانت‌اجراها
- دفاتری که تأیید افتتاحی‌شان گرفته نشده یا به‌موقع گرفته نشده، ممکن است از نظر قانون آیین دادرسی مالیاتی هرگز نگهداری‌نشده تلقی شوند.
- قانون تجارت ترکیه برای نقض تکالیف دفترداری و نگهداری جریمه‌های اداری پیش‌بینی کرده است.
- ارائه نکردن دفاتر در رسیدگی مالیاتی ممکن است به رد کسورات مالیات بر ارزش افزوده و تشخیص رأسی بینجامد: آمادگی برای رسیدگی مالیاتی
توصیه‌های عملی
- تأییدهای دفتر اسناد رسمی در دسامبر را به تقویم سالانه خود اضافه کنید.
- نسخه‌های فیزیکی دفاتر را در یک جا و محافظت‌شده در برابر آتش و آب نگه دارید.
- از نرم‌افزار حسابداری و فایل‌های دفتر الکترونیکی خود روی رسانه‌ای جداگانه نسخه پشتیبان نگه دارید.
- کتبی مشخص کنید چه کسی دفاتر و اسناد را نگه می‌دارد؛ هنگام تغییر حسابدار صورت‌جلسه تحویل تهیه کنید: خدمات حسابداری و تحویل
خدمت مرتبط ما: دفاتر و دفتر الکترونیکی
مبنای قانونی: قانون تجارت ترکیه شماره 6102 مواد 64، 65 و 82؛ قانون آیین دادرسی مالیاتی شماره 213 مواد 13، 182، 220–226 و 253؛ بخشنامه دفاتر تجاری.