ETDS: دفاتر سهام، تصمیمات و مجمع عمومی اکنون الکترونیکی‌اند
سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی وزارت بازرگانی: دفاتر مشمول، انتقال الزامی و داوطلبانه، ورود و تعریف کاربران، ثبت سوابق و بارگذاری اسناد، انتقال از دفاتر کاغذی موجود، تأیید، هزینه و فهرست بررسی برای شرکت‌ها.
دفتر سهام، دفتر تصمیمات و دفتر مجمع عمومی که هنگام تأسیس شرکت در دفتر اسناد رسمی تأیید کردید، جای خود را به سامانه‌ای الکترونیکی می‌دهند. سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی (ETDS) وزارت بازرگانی در 1 ژوئیه 2025 راه‌اندازی شد و برای شرکت‌های تأسیس‌شده در 2026 الزامی شد.
کدام دفاتر؟
| دفتر | شرکت با مسئولیت محدود | شرکت سهامی |
|---|---|---|
| دفتر سهام | ✓ | ✓ |
| دفتر تصمیمات هیئت مدیران / هیئت‌مدیره | ✓ | ✓ |
| دفتر جلسات و صورت‌جلسات مجمع عمومی | ✓ | ✓ |
دفتر روزنامه، دفتر کل و دفتر موجودی در ETDS نیستند؛ قواعد دفتر الکترونیکی و دفاتر کاغذی بر آن‌ها اعمال می‌شود: دفاتر تجاری
چه کسی باید از آن استفاده کند؟
- شرکت‌هایی که در 1 ژانویه 2026 یا پس از آن در ثبت تجاری ثبت شده‌اند،
- شرکت‌هایی که تأسیس و اصلاح اساسنامه‌شان مشمول مجوز وزارت است.
شرکت‌هایی که پیش از این تاریخ تأسیس شده‌اند در صورت تمایل می‌توانند به ETDS منتقل شوند.
چگونه کار می‌کند؟
- ورود: به سامانه از طریق e-Devlet و با امضای الکترونیکی شخص مجاز به نمایندگی شرکت دسترسی می‌یابند.
- تعریف کاربران: شخص مجاز می‌تواند کارکنان یا حسابدار را به‌عنوان کاربر سامانه برای ثبت سوابق تعریف کند. مجوزهای کاربر قابل محدود کردن و لغو است.
- سوابق: انتقال سهم، تغییرات سرمایه و مشخصات شرکا در دفتر سهام؛ تصمیمات مدیر یا هیئت‌مدیره در دفتر تصمیمات؛ مشخصات جلسات مجمع عمومی در دفتر مجمع عمومی ثبت می‌شود.
- بارگذاری اسناد: نسخه‌های امضاشده تصمیمات و صورت‌جلسات بی‌درنگ به‌صورت PDF در سامانه بارگذاری می‌شوند.
- تأیید: نسخه‌های چاپی سامانه با کد QR قابل تأییدند؛ بانک‌ها، دفاتر اسناد رسمی و سایر نهادها می‌توانند اعتبار سند را به این شیوه بررسی کنند.
تأیید افتتاحی یا اختتامی وجود ندارد. با ETDS نیاز به تأیید دفاتر کاغذی در دفتر اسناد رسمی از میان می‌رود. استفاده از سامانه رایگان است.
انتقال از دفاتر کاغذی
اگر شرکت موجودی بخواهد به ETDS منتقل شود:
- تأیید اختتامی دفاتر کاغذی در دفتر اسناد رسمی انجام می‌شود.
- وضعیت در تاریخ اختتام (به‌ویژه ساختار مالکیت در دفتر سهام) به ETDS منتقل می‌شود.
- دفاتر کاغذی در مدت نگهداری نگه داشته می‌شوند.
توصیه می‌کنیم تاریخ انتقال را طوری برنامه‌ریزی کنید که با معاملات مهمی مانند مجمع عمومی، افزایش سرمایه یا انتقال سهم هم‌زمان نشود.
اهمیت حقوقی سوابق
- دفتر سهام سند پایه اثبات رابطه شراکت در برابر شرکت است؛ اگر انتقال سهم در دفتر ثبت نشود، منتقل‌الیه ممکن است نتواند حقوق شراکت را در برابر شرکت اعمال کند: انتقال سهم در شرکت با مسئولیت محدود
- ثبت‌های دفتر تصمیمات وجود و تاریخ تصمیمات مدیر و هیئت‌مدیره را نشان می‌دهند: تصمیم انتصاب مدیر · تصمیم افتتاح شعبه
- دفتر مجمع عمومی سابقه جلسات عادی و فوق‌العاده است: مجمع عمومی
فهرست بررسی
- آیا شرکت شما در 2026 تأسیس شده یا مشمول مجوز است؟ اگر چنین است، ETDS الزامی است.
- آیا شخص مجاز امضای الکترونیکی معتبر دارد؟ امضای الکترونیکی، مهر مالی الکترونیکی و KEP
- آیا کاربران سامانه تعریف شده‌اند؟
- آیا ساختار مالکیت هنگام تأسیس در دفتر سهام وارد شده است؟
- آیا PDF امضاشده هر تصمیم بارگذاری شده است؟
- آیا دفاتر کاغذی قدیمی (در صورت وجود) با تأیید اختتامی بایگانی شده‌اند؟
سایر گام‌های دیجیتال پس از تأسیس: تعهدات دیجیتال پس از تأسیس
مبنای قانونی: قانون تجارت ترکیه شماره 6102 مواد 64 و 65؛ بخشنامه سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی (روزنامه رسمی 14.02.2025، 32813).