Торговые книги: какие книги, когда заверять, сколько хранить?
Торговые книги, которые обязаны вести компании, бумажная и электронная форма, сроки открывающего и закрывающего заверения, электронная книга и ETDS, сроки хранения, свидетельство об утрате при потере книги и штрафы.
Учётные книги — это память компании и перед налоговой инспекцией, и перед судами, и перед участниками. От того, какая книга в какой форме ведётся и соблюдаются ли сроки заверения, напрямую зависят последствия при проверках и в судебных спорах.
Какие книги ведутся?
| Книга | ООО | АО | Форма |
|---|---|---|---|
| Журнал | ✓ | ✓ | Электронная книга или бумага |
| Главная книга | ✓ | ✓ | Электронная книга или бумага |
| Инвентарная книга | ✓ | ✓ | Бумага |
| Книга долей | ✓ | ✓ | Бумага или ETDS |
| Книга решений | Если есть правление | Книга решений совета директоров | Бумага или ETDS |
| Книга собраний и протоколов общего собрания | ✓ | ✓ | Бумага или ETDS |
Электронная книга обязательна для компаний, отвечающих определённым условиям, и добровольна для остальных: Переход на электронный счёт, электронный архив и электронную книгу
С 2026 года книга долей, книги решений и книга общего собрания во вновь созданных компаниях ведутся через Электронную систему торговых книг (ETDS): ETDS
Заверение бумажных книг
| Заверение | Срок |
|---|---|
| Открывающее заверение (первый год) | До начала деятельности; при создании может проводиться торговым реестром |
| Открывающее заверение (последующие годы) | В последний месяц перед отчётным периодом, в котором будет использоваться книга (декабрь для календарного года) |
| Закрывающее заверение журнала | До конца шестого месяца следующего отчётного периода (30 июня для календарного года) |
| Закрывающее заверение книги решений совета директоров | До конца первого месяца следующего отчётного периода (31 января) |
Такие книги, как книга долей и книга общего собрания, можно использовать до заполнения страниц; ежегодное новое открывающее заверение не требуется.
Заверение проводит нотариус. Чтобы внести сроки в календарь: Калькулятор сроков
Электронная книга
У компаний, пользующихся электронной книгой, нет бумажного открывающего и закрывающего заверения; вместо этого они своевременно загружают в систему Налоговой администрации свидетельства ежемесячных книг. Сроки свидетельств и последствия задержки: Сроки свидетельств электронной книги
Сроки хранения
| Закон | Срок | Сфера |
|---|---|---|
| Турецкий торговый кодекс | 10 лет | Торговые книги, инвентарные описи, финансовая отчётность, копии полученных и отправленных деловых писем, документы, подтверждающие учётные записи |
| Налогово-процессуальный кодекс | 5 лет | Книги и документы (начиная с календарного года, следующего за годом, к которому они относятся) |
Поскольку сроки различаются, на практике стандартом должны быть десять лет. Срок хранения начинается с конца календарного года, в котором сделана запись или создан документ. Книги и документы, хранящиеся в электронном виде, тоже хранятся в течение тех же сроков в читаемой форме.
Если книга утрачена: свидетельство об утрате
Если книги или документы утрачены в результате пожара, наводнения, кражи и т. п., нужно в течение 15 дней с момента, когда стало известно об утрате, запросить свидетельство об утрате в компетентном суде по месту нахождения бизнеса. Если книги не удаётся предъявить без свидетельства об утрате, при налоговой проверке могут наступить серьёзные последствия, такие как начисление налога по усмотрению налогового органа и отказ в вычетах.
Санкции
- Книги, по которым не получено или несвоевременно получено открывающее заверение, для целей Налогово-процессуального кодекса могут считаться не ведшимися вовсе.
- Турецкий торговый кодекс предусматривает административные штрафы за нарушение обязанностей по ведению и хранению книг.
- Непредъявление книг при налоговой проверке может привести к отказу в вычете НДС и начислению налога по усмотрению налогового органа: Подготовка к налоговой проверке
Практические рекомендации
- Внесите нотариальное заверение в декабре в годовой календарь.
- Храните бумажные экземпляры книг в одном месте, защищённом от огня и воды.
- Храните резервные копии бухгалтерской программы и файлов электронной книги на отдельном носителе.
- Письменно определите, кто хранит книги и документы; при смене бухгалтера составляйте акт передачи: Бухгалтерские услуги и передача дел
Наша связанная услуга: Учёт и электронная книга
Правовая основа: Турецкий торговый кодекс № 6102 ст. 64, 65 и 82; Налогово-процессуальный кодекс № 213 ст. 13, 182, 220–226 и 253; Коммюнике о торговых книгах.