Handelsbücher: welches Buch, wann beglaubigen, wie lange aufbewahren?
Die Handelsbücher, die Gesellschaften führen müssen, Papier- und elektronische Form, Fristen für Eröffnungs- und Schlussbeglaubigung, e-Defter und ETDS, Aufbewahrungsfristen, die Verlustbescheinigung bei Verlust eines Buchs und Sanktionen.
Die Bücher sind das Gedächtnis einer Gesellschaft – gegenüber dem Finanzamt, den Gerichten und den Gesellschaftern gleichermaßen. Welches Buch in welcher Form geführt wird und ob die Beglaubigungsfristen eingehalten werden, hat unmittelbare Folgen bei Prüfungen und Prozessen.
Welche Bücher werden geführt?
| Buch | GmbH | AG | Form |
|---|---|---|---|
| Journal | ✓ | ✓ | e-Defter oder Papier |
| Hauptbuch | ✓ | ✓ | e-Defter oder Papier |
| Inventarbuch | ✓ | ✓ | Papier |
| Anteilsbuch | ✓ | ✓ | Papier oder ETDS |
| Beschlussbuch | Wenn es eine Geschäftsführung als Gremium gibt | Beschlussbuch des Vorstands | Papier oder ETDS |
| Buch über Versammlungen und Protokolle der Gesellschafterversammlung | ✓ | ✓ | Papier oder ETDS |
Der e-Defter ist für Gesellschaften, die bestimmte Voraussetzungen erfüllen, Pflicht und für andere freiwillig: Umstellung auf e-Fatura, e-Arşiv und e-Defter
Ab 2026 werden Anteilsbuch, Beschlussbücher und das Buch der Gesellschafterversammlung bei neu gegründeten Gesellschaften über das Elektronische Handelsbuchsystem (ETDS) geführt: ETDS
Beglaubigung von Papierbüchern
| Beglaubigung | Frist |
|---|---|
| Eröffnungsbeglaubigung (erstes Jahr) | Vor Geschäftsbeginn; bei der Gründung kann sie das Handelsregisteramt vornehmen |
| Eröffnungsbeglaubigung (Folgejahre) | Im letzten Monat vor dem Geschäftsjahr, in dem das Buch verwendet wird (Dezember bei kalenderjahrgleichem Geschäftsjahr) |
| Schlussbeglaubigung des Journals | Bis zum Ende des sechsten Monats des folgenden Geschäftsjahres (30. Juni bei kalenderjahrgleichem Geschäftsjahr) |
| Schlussbeglaubigung des Beschlussbuchs des Vorstands | Bis zum Ende des ersten Monats des folgenden Geschäftsjahres (31. Januar) |
Bücher wie das Anteilsbuch und das Buch der Gesellschafterversammlung können verwendet werden, bis ihre Seiten voll sind; eine neue Eröffnungsbeglaubigung ist nicht jedes Jahr nötig.
Beglaubigungen nimmt ein Notar vor. Um die Fristen in Ihren Kalender aufzunehmen: Fristenrechner
e-Defter
Gesellschaften, die den e-Defter nutzen, haben keine Eröffnungs- und Schlussbeglaubigung auf Papier; stattdessen laden sie die Berate ihrer monatlichen Bücher fristgerecht in das System der Steuerverwaltung hoch. Berat-Fristen und Folgen einer Verspätung: Berat-Fristen des e-Defter
Aufbewahrungsfristen
| Gesetz | Frist | Umfang |
|---|---|---|
| Türkisches Handelsgesetzbuch | 10 Jahre | Handelsbücher, Inventare, Abschlüsse, Kopien empfangener und abgesandter Handelsbriefe, Belege zu den Buchungen |
| Steuerverfahrensgesetz | 5 Jahre | Bücher und Unterlagen (ab dem Kalenderjahr, das auf das Jahr folgt, auf das sie sich beziehen) |
Da die beiden Fristen voneinander abweichen, sollten in der Praxis zehn Jahre der Standard sein. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Buchung erfolgt oder die Unterlage entstanden ist. Elektronisch geführte Bücher und Unterlagen werden ebenfalls für dieselben Fristen in lesbarer Form aufbewahrt.
Wenn ein Buch verloren geht: Verlustbescheinigung
Gehen Bücher oder Unterlagen durch Brand, Überschwemmung, Diebstahl oder ähnliche Ursachen verloren, muss beim zuständigen Gericht am Sitz des Betriebs innerhalb von 15 Tagen ab Kenntnis des Verlusts eine Verlustbescheinigung beantragt werden. Können die Bücher ohne Verlustbescheinigung nicht vorgelegt werden, können bei einer Steuerprüfung schwere Folgen wie eine Schätzung von Amts wegen und die Ablehnung von Abzügen eintreten.
Sanktionen
- Bücher, deren Eröffnungsbeglaubigung nicht oder nicht fristgerecht eingeholt wurde, können für Zwecke des Steuerverfahrensgesetzes als nie geführt gelten.
- Das Handelsgesetzbuch sieht Bußgelder für Verstöße gegen Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten vor.
- Werden Bücher bei einer Steuerprüfung nicht vorgelegt, kann dies zur Ablehnung des Vorsteuerabzugs und zur Schätzung von Amts wegen führen: Vorbereitung auf eine Steuerprüfung
Praktische Empfehlungen
- Nehmen Sie die Notarbeglaubigungen im Dezember in Ihren Jahreskalender auf.
- Bewahren Sie die physischen Bücher an einem Ort auf, geschützt vor Feuer und Wasser.
- Sichern Sie Ihre Buchhaltungssoftware und die e-Defter-Dateien auf einem gesonderten Medium.
- Legen Sie schriftlich fest, wer Bücher und Unterlagen aufbewahrt; erstellen Sie beim Wechsel des Steuerberaters ein Übergabeprotokoll: Buchhaltungsleistung und Übergabe
Unsere zugehörige Leistung: Bücher und e-Defter
Rechtsgrundlage: Türkisches Handelsgesetzbuch Nr. 6102 Art. 64, 65 und 82; Steuerverfahrensgesetz Nr. 213 Art. 13, 182, 220–226 und 253; Kommuniqué über Handelsbücher.