ETDS: Anteilsbuch, Beschlussbuch und Gesellschafterversammlungsbuch sind jetzt elektronisch

Das Anteilsbuch, das Beschlussbuch und das Gesellschafterversammlungsbuch, die Sie bei der Gründung Ihrer Gesellschaft notariell beglaubigen ließen, werden durch ein elektronisches System abgelöst. Das Elektronische Handelsbuchsystem (ETDS) des Handelsministeriums ist am 1. Juli 2025 in Betrieb gegangen und für 2026 gegründete Gesellschaften verpflichtend geworden.

Welche Bücher?

Journal, Hauptbuch und Inventarbuch gehören nicht zum ETDS; für sie gelten die Regeln für e-Defter und Papierbücher: Handelsbücher

Wer muss es nutzen?

• Gesellschaften, die am oder nach dem 1. Januar 2026 im Handelsregister eingetragen werden,
• Gesellschaften, deren Gründung und Satzungsänderungen der Genehmigung des Ministeriums unterliegen.

Vor diesem Datum gegründete Gesellschaften können auf Wunsch zum ETDS wechseln.

Wie funktioniert es?

1. Anmeldung: Der Zugang zum System erfolgt über e-Devlet mit der E-Signatur der zur Vertretung der Gesellschaft befugten Person.
2. Nutzer festlegen: Die befugte Person kann Mitarbeiter oder den Steuerberater als Systemnutzer für Eintragungen festlegen. Nutzerrechte können beschränkt und entzogen werden.
3. Eintragungen: Anteilsübertragungen, Kapitaländerungen und Gesellschafterdaten werden ins Anteilsbuch eingetragen; Beschlüsse der Geschäftsführung oder des Vorstands ins Beschlussbuch; Angaben zu Gesellschafterversammlungen ins Gesellschafterversammlungsbuch.
4. Dokumente hochladen: Die unterzeichneten Fassungen von Beschlüssen und Protokollen werden unverzüglich als PDF ins System hochgeladen.
5. Überprüfung: Ausdrucke aus dem System können per QR-Code überprüft werden; Banken, Notare und andere Stellen können so die Gültigkeit eines Dokuments kontrollieren.

Es gibt keine Eröffnungs- oder Abschlussbeglaubigung. Mit dem ETDS entfällt die Notwendigkeit der notariellen Beglaubigung von Papierbüchern. Die Nutzung des Systems ist kostenlos.

Wechsel von Papierbüchern

Wenn eine bestehende Gesellschaft zum ETDS wechseln möchte:

1. Die Abschlussbeglaubigung der Papierbücher erfolgt beim Notar.
2. Der Stand zum Abschlussdatum (insbesondere die Beteiligungsstruktur im Anteilsbuch) wird ins ETDS übertragen.
3. Die Papierbücher werden für die Aufbewahrungsfrist aufbewahrt.

Wir empfehlen, den Wechselzeitpunkt so zu planen, dass er nicht mit größeren Vorgängen wie einer Gesellschafterversammlung, einer Kapitalerhöhung oder einer Anteilsübertragung zusammenfällt.

Die rechtliche Bedeutung der Eintragungen

• Das Anteilsbuch ist das grundlegende Dokument zum Nachweis der Gesellschafterstellung gegenüber der Gesellschaft; werden Anteilsübertragungen nicht ins Buch eingetragen, kann der Erwerber seine Gesellschafterrechte gegenüber der Gesellschaft möglicherweise nicht ausüben: Anteilsübertragung in der GmbH
• Eintragungen im Beschlussbuch belegen das Vorliegen und das Datum von Beschlüssen der Geschäftsführung und des Vorstands: Beschluss zur Bestellung eines Geschäftsführers · Beschluss zur Eröffnung einer Zweigniederlassung
• Das Gesellschafterversammlungsbuch dokumentiert ordentliche und außerordentliche Versammlungen: Gesellschafterversammlung

Checkliste

• Wurde Ihre Gesellschaft 2026 gegründet oder ist sie genehmigungspflichtig? Dann ist das ETDS verpflichtend.
• Hat die befugte Person eine gültige E-Signatur? E-Signatur, elektronisches Finanzsiegel und KEP
• Wurden Systemnutzer festgelegt?
• Wurde die Beteiligungsstruktur bei Gründung ins Anteilsbuch eingetragen?
• Wurde von jedem Beschluss ein unterzeichnetes PDF hochgeladen?
• Wurden die alten Papierbücher (falls vorhanden) mit Abschlussbeglaubigung archiviert?

Weitere digitale Schritte nach der Gründung: Digitale Pflichten nach der Gründung

Rechtsgrundlage: Türkisches Handelsgesetzbuch Nr. 6102 Art. 64 und 65; Kommuniqué über das Elektronische Handelsbuchsystem (Amtsblatt 14.02.2025, 32813).