ETDS: los libros de participaciones, de actas y de junta general ya son electrónicos
El Sistema Electrónico de Libros Mercantiles del Ministerio de Comercio: libros incluidos, paso obligatorio y voluntario, acceso y definición de usuarios, anotaciones y carga de documentos, paso desde los libros en papel, verificación, coste y una lista de comprobación para las sociedades.
El libro registro de participaciones, el libro de actas y el libro de la junta general que legalizó ante notario al constituir su sociedad están dando paso a un sistema electrónico. El Sistema Electrónico de Libros Mercantiles (ETDS) del Ministerio de Comercio entró en funcionamiento el 1 de julio de 2025 y pasó a ser obligatorio para las sociedades constituidas en 2026.
¿Qué libros?
| Libro | Sociedad limitada | Sociedad anónima |
|---|---|---|
| Libro registro de participaciones | ✓ | ✓ |
| Libro de actas de los administradores / del consejo de administración | ✓ | ✓ |
| Libro de reuniones y actas de la junta general | ✓ | ✓ |
El libro diario, el libro mayor y el libro de inventarios no forman parte del ETDS; se les aplican las reglas del e-Libro y de los libros en papel: Libros mercantiles
¿Quién debe usarlo?
- Las sociedades inscritas en el registro mercantil a partir del 1 de enero de 2026,
- Las sociedades cuya constitución y modificaciones estatutarias están sujetas a autorización del Ministerio.
Las sociedades constituidas antes de esa fecha pueden pasarse al ETDS si lo desean.
¿Cómo funciona?
- Acceso: se accede al sistema a través de e-Devlet con la firma electrónica de la persona autorizada para representar a la sociedad.
- Definición de usuarios: la persona autorizada puede definir a empleados o al asesor contable como usuarios del sistema para hacer anotaciones. Los permisos de usuario pueden limitarse y revocarse.
- Anotaciones: las transmisiones de participaciones, los cambios de capital y los datos de los socios se anotan en el libro registro de participaciones; los acuerdos de los administradores o del consejo, en el libro de actas; los datos de las reuniones de la junta general, en el libro de la junta general.
- Carga de documentos: las versiones firmadas de los acuerdos y actas se suben al sistema en PDF sin demora.
- Verificación: las impresiones del sistema pueden verificarse con un código QR; bancos, notarios y otros organismos pueden comprobar así la validez de un documento.
No hay legalización de apertura ni de cierre. Con el ETDS desaparece la necesidad de legalizar ante notario los libros en papel. El uso del sistema es gratuito.
Paso desde los libros en papel
Si una sociedad existente quiere pasarse al ETDS:
- La legalización de cierre de los libros en papel se hace ante notario.
- La situación a la fecha de cierre (sobre todo la estructura de propiedad del libro registro de participaciones) se traslada al ETDS.
- Los libros en papel se conservan durante el plazo de conservación.
Recomendamos planificar la fecha del cambio de modo que no coincida con operaciones importantes como una junta general, una ampliación de capital o una transmisión de participaciones.
La importancia jurídica de las anotaciones
- El libro registro de participaciones es el documento básico para acreditar la condición de socio frente a la sociedad; si las transmisiones de participaciones no se anotan en el libro, el adquirente puede no poder ejercer sus derechos de socio frente a la sociedad: Transmisión de participaciones en la sociedad limitada
- Las anotaciones del libro de actas acreditan la existencia y la fecha de los acuerdos de los administradores y del consejo: Acuerdo de nombramiento de administrador · Acuerdo de apertura de sucursal
- El libro de la junta general es el registro de las reuniones ordinarias y extraordinarias: Junta general
Lista de comprobación
- ¿Su sociedad se constituyó en 2026 o está sujeta a autorización? En ese caso, el ETDS es obligatorio.
- ¿Tiene la persona autorizada una firma electrónica válida? Firma electrónica, sello fiscal electrónico y KEP
- ¿Se han definido los usuarios del sistema?
- ¿Se ha anotado la estructura de propiedad de la constitución en el libro registro de participaciones?
- ¿Se ha subido un PDF firmado de cada acuerdo?
- ¿Se han archivado los antiguos libros en papel (si los hay) con legalización de cierre?
Otros pasos digitales tras la constitución: Obligaciones digitales tras la constitución
Base legal: Código de Comercio turco n.º 6102 arts. 64 y 65; Comunicado sobre el Sistema Electrónico de Libros Mercantiles (Boletín Oficial 14.02.2025, 32813).