Libros mercantiles: ¿qué libro, cuándo legalizarlo, cuánto tiempo conservarlo?
Los libros mercantiles que deben llevar las sociedades, formato en papel y electrónico, plazos de legalización de apertura y cierre, e-Defter y ETDS, plazos de conservación, el certificado de pérdida si se pierde un libro y sanciones.
Los libros son la memoria de una sociedad ante la oficina tributaria, los tribunales y los socios por igual. Qué libro se lleva y en qué formato, y si se cumplen los plazos de legalización, tiene consecuencias directas en inspecciones y pleitos.
¿Qué libros se llevan?
| Libro | Sociedad limitada | Sociedad anónima | Formato |
|---|---|---|---|
| Libro diario | ✓ | ✓ | e-Defter o papel |
| Libro mayor | ✓ | ✓ | e-Defter o papel |
| Libro de inventario | ✓ | ✓ | Papel |
| Libro registro de socios | ✓ | ✓ | Papel o ETDS |
| Libro de actas de decisiones | Si hay consejo de administradores | Libro de actas del consejo de administración | Papel o ETDS |
| Libro de reuniones y actas de la junta general | ✓ | ✓ | Papel o ETDS |
El e-Defter es obligatorio para las sociedades que cumplen ciertos requisitos y voluntario para las demás: Paso a e-Fatura, e-Arşiv y e-Defter
Desde 2026, en las sociedades de nueva constitución, el libro registro de socios, los libros de actas y el libro de la junta general se llevan mediante el Sistema Electrónico de Libros Mercantiles (ETDS): ETDS
Legalización de los libros en papel
| Legalización | Plazo |
|---|---|
| Legalización de apertura (primer año) | Antes de iniciar la actividad; en la constitución puede hacerla la oficina del registro mercantil |
| Legalización de apertura (años siguientes) | En el último mes anterior al ejercicio en que se usará el libro (diciembre para ejercicios coincidentes con el año natural) |
| Legalización de cierre del libro diario | Hasta el final del sexto mes del ejercicio siguiente (30 de junio para ejercicios coincidentes con el año natural) |
| Legalización de cierre del libro de actas del consejo de administración | Hasta el final del primer mes del ejercicio siguiente (31 de enero) |
Libros como el registro de socios y el libro de la junta general pueden usarse hasta que se llenen sus páginas; no hace falta una nueva legalización de apertura cada año.
Las legalizaciones las hace un notario. Para añadir los plazos a su calendario: Calculadora de plazos
e-Defter
Las sociedades que usan el e-Defter no tienen legalización de apertura y cierre en papel; en su lugar, suben a tiempo al sistema de la Administración Tributaria los certificados de sus libros mensuales. Plazos de los certificados y consecuencias del retraso: Plazos de los certificados del e-Defter
Plazos de conservación
| Ley | Plazo | Alcance |
|---|---|---|
| Código de Comercio turco | 10 años | Libros mercantiles, inventarios, estados financieros, copias de las cartas comerciales recibidas y enviadas, justificantes de los asientos |
| Ley de Procedimiento Tributario | 5 años | Libros y documentos (a partir del año natural siguiente al año al que se refieren) |
Como los dos plazos difieren, en la práctica diez años debería ser la norma. El plazo de conservación empieza al final del año natural en que se hizo el asiento o se creó el documento. Los libros y documentos llevados en formato electrónico también se conservan durante los mismos plazos, de forma legible.
Si se pierde un libro: certificado de pérdida
Si los libros o documentos se pierden por incendio, inundación, robo o causas similares, debe solicitarse un certificado de pérdida al tribunal competente del lugar del negocio en los 15 días siguientes a tener conocimiento de la pérdida. Si los libros no pueden presentarse sin certificado de pérdida, en una inspección tributaria pueden surgir consecuencias graves como la liquidación de oficio y el rechazo de deducciones.
Sanciones
- Los libros cuya legalización de apertura no se obtuvo, o no se obtuvo a tiempo, pueden considerarse no llevados a efectos de la Ley de Procedimiento Tributario.
- El Código de Comercio prevé multas administrativas por incumplir las obligaciones de llevanza y conservación de libros.
- No presentar los libros en una inspección tributaria puede llevar al rechazo de las deducciones del IVA y a la liquidación de oficio: Prepararse para una inspección tributaria
Recomendaciones prácticas
- Añada a su calendario anual las legalizaciones notariales de diciembre.
- Guarde los libros físicos en un solo lugar, protegidos del fuego y del agua.
- Haga copias de seguridad del software contable y de los archivos del e-Defter en un soporte aparte.
- Determine por escrito quién conserva los libros y documentos; levante un acta de entrega cuando cambie el contable: Servicio contable y traspaso
Nuestro servicio relacionado: Libros y e-Defter
Base legal: Código de Comercio turco n.º 6102 arts. 64, 65 y 82; Ley de Procedimiento Tributario n.º 213 arts. 13, 182, 220–226 y 253; Comunicado sobre los Libros Mercantiles.