Firma electrónica, sello fiscal y KEP: diferencias y cuándo usar cada uno
Los conceptos de firma electrónica cualificada, sello fiscal y correo electrónico certificado (KEP), su validez jurídica, usos, cómo obtenerlos, las autorizaciones en la empresa y errores frecuentes; una tabla de decisión.
Tras constituir una sociedad, las tres herramientas digitales que más se confunden son la firma electrónica, el sello fiscal y el KEP. Las tres sirven a la seguridad y a la prueba; pero a quién pertenecen y para qué operaciones se usan es distinto.
De un vistazo
| Firma electrónica | Sello fiscal | KEP | |
|---|---|---|---|
| Pertenece a | Una persona física | Una persona jurídica o contribuyente | Una persona o entidad |
| ¿Para qué sirve? | Firmar un documento en nombre de una persona | Firmar documentos electrónicos en nombre de la entidad | Correspondencia y notificaciones electrónicas oficiales |
| ¿Dónde se obtiene? | Prestadores de servicios de certificación electrónica | Centro Público de Certificación (TÜBİTAK) | Proveedores de KEP (PTT y empresas autorizadas) |
| Uso típico | Contratos, escritos, trámites del registro mercantil, libro electrónico (contribuyentes personas físicas) | Factura, archivo, libro y albarán electrónicos | Requerimientos formales, notificaciones de despido, correspondencia oficial, comunicación con instituciones |
| Efecto jurídico | La firma electrónica cualificada equivale a la manuscrita | Acredita que el documento lo emitió la entidad | Registro probatorio del envío, la entrega y el contenido |
Firma electrónica
La firma electrónica cualificada tiene, como regla, el mismo efecto jurídico que la firma manuscrita. Sin embargo, los actos que la Ley somete a forma oficial o a una formalidad especial (por ejemplo, las operaciones del registro de la propiedad) y los contratos de fianza distintos de los avales bancarios no pueden hacerse con firma electrónica cualificada.
Las firmas electrónicas de los administradores y personas autorizadas se necesitan para los trámites del registro mercantil, MERSİS, ETDS, las solicitudes de la sociedad por e-Devlet y el uso del KEP. La firma electrónica es personal de su titular; que la use otra persona no elimina la responsabilidad del titular por la firma.
Sello fiscal
El sello fiscal ocupa el lugar de la firma de la persona jurídica en las aplicaciones de documentos electrónicos de la Administración Tributaria. Se usa en las solicitudes y la firma de facturas, archivo, libro y albaranes electrónicos. En las sociedades que usan un integrador privado, los documentos suelen firmarse con el sello fiscal del integrador; pero para los certificados del libro electrónico y algunas solicitudes se necesita el sello fiscal propio de la sociedad. Detalles: Factura, archivo y libro electrónicos
Los certificados de sello fiscal tienen un período de validez; si no se renuevan antes de que caduquen, la carga de los certificados del libro electrónico puede verse afectada: Plazos de los certificados del libro electrónico
KEP
El correo electrónico certificado es un tipo de correo en el que el envío, la entrega y el contenido de un mensaje quedan registrados con validez jurídica.
¿Dónde es útil?
- Notificaciones y requerimientos relacionados con un negocio mercantil: el Código de Comercio turco prevé que las notificaciones entre comerciantes, como la constitución en mora, la resolución y el desistimiento, se hagan por notario, carta certificada, telegrama o KEP con firma electrónica cualificada.
- Notificaciones de despido y correspondencia oficial con los empleados,
- Correspondencia con organismos públicos y algunas solicitudes,
- En algunos sectores (p. ej., servicios de intermediación en comercio electrónico, registro en ETBİS) la dirección KEP es obligatoria: Registro en ETBİS
Usos de ejemplo: Requerimiento de pago · Notificación de despido
El KEP no sustituye al UETS. Las notificaciones electrónicas de los tribunales y organismos públicos llegan a la dirección UETS: Notificación electrónica
Autorizaciones en la empresa
- Mantenga actualizados los apoderados de la sociedad y el registro de firmas.
- Registre en qué ordenador y con qué contraseña se usa el sello fiscal.
- No comparta las contraseñas de la firma y del sello; revise los accesos cuando cambie un empleado o el contable.
- Añada al calendario las fechas de caducidad de los certificados: Calculadora de plazos
Errores frecuentes
- Tratar el sello fiscal como una firma electrónica e intentar firmar contratos con él,
- Enviar un requerimiento por KEP sin firma electrónica cualificada,
- Seguir operando con la firma electrónica de un administrador que se ha ido,
- No revisar con regularidad el buzón KEP.
Base legal: Ley de Firma Electrónica n.º 5070 art. 5; Código de Comercio turco n.º 6102 arts. 18/3 y 1525; Reglamento sobre el Uso y los Principios de Aplicación del Correo Electrónico Certificado; Comunicado General de la Ley de Procedimiento Tributario n.º 509.