Электронная подпись, финансовая электронная печать и KEP: в чём разница и что когда использовать
Понятия квалифицированной электронной подписи, финансовой электронной печати и зарегистрированной электронной почты (KEP), юридическая сила, применение, получение, полномочия в компании и частые ошибки; таблица для выбора.
После создания компании чаще всего путают три цифровых инструмента: электронную подпись, финансовую электронную печать и KEP. Все три служат безопасности и доказательству; но кому они принадлежат и для каких операций используются — разное.
Кратко
| Электронная подпись | Финансовая электронная печать | KEP | |
|---|---|---|---|
| Принадлежит | Физлицу | Юрлицу или налогоплательщику | Лицу или организации |
| Для чего? | Подписание документа от имени человека | Подписание электронных документов от имени организации | Официальная электронная переписка и уведомления |
| Где получить? | Поставщики электронных сертификатов | Государственный центр сертификации (TÜBİTAK) | Поставщики KEP (PTT и уполномоченные компании) |
| Типичное применение | Договоры, заявления, операции с торговым реестром, электронная книга (налогоплательщики-физлица) | Электронный счёт, электронный архив, электронная книга, электронная накладная | Официальные предупреждения, уведомления о расторжении, официальная переписка, связь с учреждениями |
| Юридическая сила | Квалифицированная электронная подпись имеет ту же силу, что и собственноручная | Показывает, что документ выставлен организацией | Доказательная запись об отправке, доставке и содержании |
Электронная подпись
Квалифицированная электронная подпись, как правило, имеет ту же юридическую силу, что и собственноручная. Однако операции, для которых закон требует официальной формы или особой процедуры (например, операции с земельным кадастром), а также договоры поручительства, кроме банковских, нельзя совершить квалифицированной электронной подписью.
Электронные подписи руководителей и уполномоченных лиц компании нужны для операций с торговым реестром, MERSİS, ETDS, заявлений компании через e-Devlet и использования KEP. Электронная подпись персональна; её использование другим лицом не снимает с владельца ответственности за подпись.
Финансовая электронная печать
Финансовая электронная печать заменяет подпись юрлица в приложениях Налоговой администрации для электронных документов. Она используется для заявлений и подписания электронных счетов, электронного архива, электронной книги и электронных накладных. В компаниях, работающих с частным интегратором, документы часто подписываются финансовой печатью интегратора; но для квитанций электронной книги и некоторых заявлений нужна собственная финансовая печать компании. Подробнее: Электронный счёт, электронный архив и электронная книга
У сертификатов финансовой печати есть срок действия; если их не обновить до истечения, загрузка квитанций электронной книги может нарушиться: Сроки квитанций электронной книги
KEP
Зарегистрированная электронная почта — вид электронной почты, в котором отправка, доставка и содержание сообщения фиксируются юридически значимым образом.
Где это полезно?
- Уведомления и предупреждения, связанные с коммерческим бизнесом: Торговый кодекс Турции предусматривает, что уведомления между коммерсантами, такие как о просрочке, расторжении и отказе от договора, направляются через нотариуса, заказным письмом, телеграммой или по KEP с квалифицированной электронной подписью.
- Уведомления о расторжении и официальная переписка с сотрудниками,
- Переписка с государственными органами и некоторые заявления,
- В некоторых отраслях (например, посреднические услуги электронной торговли, регистрация в ETBİS) адрес KEP обязателен: Регистрация в ETBİS
Примеры применения: Требование об оплате · Уведомление о расторжении
KEP не заменяет UETS. Электронные уведомления судов и государственных органов поступают на адрес UETS: Электронные уведомления
Полномочия в компании
- Поддерживайте актуальными список лиц, уполномоченных представлять компанию, и образец подписи.
- Зафиксируйте, на чьём компьютере и с каким паролем используется финансовая печать.
- Не передавайте другим пароли от электронной подписи и финансовой печати; пересматривайте доступы при смене сотрудника или бухгалтера.
- Внесите сроки окончания сертификатов в календарь: Калькулятор сроков
Частые ошибки
- Считать финансовую печать электронной подписью и пытаться подписывать ею договоры,
- Направлять предупреждение по KEP без квалифицированной электронной подписи,
- Продолжать работать с электронной подписью ушедшего руководителя,
- Не проверять регулярно входящие KEP.
Правовая основа: Закон об электронной подписи № 5070 ст. 5; Торговый кодекс Турции № 6102 ст. 18/3 и 1525; Положение о порядке использования и применения зарегистрированной электронной почты; Общее коммюнике по Налогово-процессуальному кодексу № 509.