E-Signatur, Finanzsiegel und KEP: die Unterschiede und wann was zu nutzen ist
Die Begriffe qualifizierte elektronische Signatur, Finanzsiegel und registrierte elektronische Post (KEP), Rechtswirksamkeit, Verwendungszwecke, Beschaffung, Berechtigungen im Unternehmen und häufige Fehler; eine Entscheidungstabelle.
Nach der Gründung einer Gesellschaft werden drei digitale Werkzeuge am häufigsten verwechselt: die E-Signatur, das Finanzsiegel und KEP. Alle drei dienen der Sicherheit und dem Nachweis; wem sie gehören und für welche Vorgänge sie verwendet werden, ist jedoch unterschiedlich.
Auf einen Blick
| E-Signatur | Finanzsiegel | KEP | |
|---|---|---|---|
| Gehört | Einer natürlichen Person | Einer juristischen Person oder einem Steuerpflichtigen | Einer Person oder einem Unternehmen |
| Wozu dient es? | Ein Dokument im Namen einer Person signieren | E-Dokumente im Namen des Unternehmens signieren | Amtliche elektronische Korrespondenz und Mitteilungen |
| Wo erhält man es? | Elektronische Zertifizierungsdiensteanbieter | Öffentliches Zertifizierungszentrum (TÜBİTAK) | KEP-Anbieter (PTT und zugelassene Unternehmen) |
| Typische Verwendung | Verträge, Anträge, Handelsregisterverfahren, E-Buch (Einzelsteuerpflichtige) | E-Rechnung, E-Archiv, E-Buch, E-Lieferschein | Förmliche Mahnungen, Kündigungen, amtliche Korrespondenz, Kommunikation mit Behörden |
| Rechtswirkung | Eine qualifizierte elektronische Signatur wirkt wie eine eigenhändige Unterschrift | Zeigt, dass das Dokument vom Unternehmen ausgestellt wurde | Beweiskräftige Aufzeichnung von Versand, Zugang und Inhalt |
E-Signatur
Eine qualifizierte elektronische Signatur hat grundsätzlich dieselbe Rechtswirkung wie eine eigenhändige Unterschrift. Geschäfte, die das Gesetz einer amtlichen Form oder besonderen Förmlichkeit unterwirft (zum Beispiel Grundbuchgeschäfte), sowie Bürgschaftsverträge außer Bankbürgschaften können jedoch nicht mit einer qualifizierten elektronischen Signatur geschlossen werden.
Die E-Signaturen von Geschäftsführern und Zeichnungsberechtigten werden für Handelsregisterverfahren, MERSİS, ETDS, über e-Devlet gestellte Anträge der Gesellschaft und die Nutzung von KEP benötigt. Eine E-Signatur ist an ihren Inhaber gebunden; ihre Nutzung durch eine andere Person hebt die Verantwortung des Inhabers für die Signatur nicht auf.
Finanzsiegel
Das Finanzsiegel tritt in den elektronischen Dokumentanwendungen der Steuerverwaltung an die Stelle der Unterschrift der juristischen Person. Es wird bei Anträgen für und beim Signieren von E-Rechnungen, E-Archiv, E-Buch und E-Lieferscheinen verwendet. Bei Gesellschaften mit privatem Integrator werden Dokumente oft mit dem Finanzsiegel des Integrators signiert; für E-Buch-Berate und manche Anträge wird jedoch das eigene Finanzsiegel der Gesellschaft benötigt. Einzelheiten: E-Rechnung, E-Archiv und E-Buch
Finanzsiegel-Zertifikate haben eine Gültigkeitsdauer; werden sie nicht vor Ablauf erneuert, können die Uploads der E-Buch-Berate gestört werden: Fristen für E-Buch-Berate
KEP
Die registrierte elektronische Post ist eine Art E-Mail, bei der Versand, Zugang und Inhalt einer Nachricht rechtsgültig aufgezeichnet werden.
Wo ist sie nützlich?
- Mitteilungen und Mahnungen im Zusammenhang mit einem Handelsgewerbe: das Türkische Handelsgesetzbuch sieht vor, dass Mitteilungen zwischen Kaufleuten wie Inverzugsetzung, Kündigung und Rücktritt per Notar, Einschreiben, Telegramm oder KEP mit qualifizierter elektronischer Signatur erfolgen.
- Kündigungen an Beschäftigte und amtliche Korrespondenz mit Beschäftigten,
- Korrespondenz mit öffentlichen Stellen und manche Anträge,
- In manchen Branchen (z. B. Vermittlungsdienste im E-Commerce, ETBİS-Registrierung) ist eine KEP-Adresse Pflicht: ETBİS-Registrierung
Beispielhafte Verwendungen: Zahlungsaufforderung · Kündigungsschreiben
KEP ersetzt UETS nicht. Elektronische Zustellungen von Gerichten und öffentlichen Stellen gehen an die UETS-Adresse: e-Zustellung
Berechtigungen im Unternehmen
- Die vertretungsberechtigten Personen und den Unterschriftenzirkular aktuell halten.
- Festhalten, auf wessen Computer und mit welchem Passwort das Finanzsiegel genutzt wird.
- Passwörter für E-Signatur und Finanzsiegel nicht teilen; bei Wechsel eines Mitarbeiters oder Buchhalters die Zugänge überprüfen.
- Ablaufdaten der Zertifikate in den Kalender eintragen: Fristenrechner
Häufige Fehler
- Das Finanzsiegel wie eine E-Signatur behandeln und damit Verträge signieren wollen,
- Eine Mahnung per KEP ohne qualifizierte elektronische Signatur versenden,
- Mit der E-Signatur eines ausgeschiedenen Geschäftsführers weiter Geschäfte abwickeln,
- Den KEP-Posteingang nicht regelmäßig prüfen.
Rechtsgrundlage: Gesetz Nr. 5070 über die elektronische Signatur Art. 5; Türkisches Handelsgesetzbuch Nr. 6102 Art. 18/3 und 1525; Verordnung über die Nutzung und Anwendungsgrundsätze der registrierten elektronischen Post; Allgemeiner Erlass zur Abgabenordnung Nr. 509.