Buku dagang: buku apa, kapan disahkan, berapa lama disimpan?
Buku dagang yang wajib diselenggarakan perusahaan, bentuk kertas dan elektronik, batas waktu pengesahan pembukaan dan penutupan, e-Defter dan ETDS, masa penyimpanan, surat keterangan kehilangan jika buku hilang, serta sanksi.
Pembukuan adalah ingatan perusahaan di hadapan kantor pajak, pengadilan maupun para sekutunya. Buku mana yang diselenggarakan dalam bentuk apa, dan apakah batas waktu pengesahan dipenuhi, berakibat langsung dalam pemeriksaan dan perkara hukum.
Buku apa saja yang diselenggarakan?
| Buku | Perseroan terbatas (Ltd. Şti.) | Perseroan saham (A.Ş.) | Bentuk |
|---|---|---|---|
| Buku jurnal | ✓ | ✓ | e-Defter atau kertas |
| Buku besar | ✓ | ✓ | e-Defter atau kertas |
| Buku inventaris | ✓ | ✓ | Kertas |
| Daftar pemegang saham | ✓ | ✓ | Kertas atau ETDS |
| Buku keputusan | Jika ada dewan pengurus | Buku keputusan direksi | Kertas atau ETDS |
| Buku rapat dan risalah rapat umum | ✓ | ✓ | Kertas atau ETDS |
e-Defter (buku elektronik) wajib bagi perusahaan yang memenuhi syarat tertentu dan bersifat pilihan bagi yang lain: Beralih ke e-Fatura, e-Arşiv dan e-Defter
Mulai 2026, daftar pemegang saham, buku keputusan dan buku rapat umum pada perusahaan yang baru didirikan diselenggarakan melalui Sistem Buku Dagang Elektronik (ETDS): ETDS
Pengesahan buku kertas
| Pengesahan | Batas waktu |
|---|---|
| Pengesahan pembukaan (tahun pertama) | Sebelum memulai usaha; saat pendirian dapat dilakukan oleh kantor register perdagangan |
| Pengesahan pembukaan (tahun-tahun berikutnya) | Dalam bulan terakhir sebelum periode akuntansi saat buku akan digunakan (Desember untuk periode tahun kalender) |
| Pengesahan penutupan buku jurnal | Paling lambat akhir bulan keenam periode akuntansi berikutnya (30 Juni untuk periode tahun kalender) |
| Pengesahan penutupan buku keputusan direksi | Paling lambat akhir bulan pertama periode akuntansi berikutnya (31 Januari) |
Buku seperti daftar pemegang saham dan buku rapat umum dapat digunakan sampai halamannya penuh; tidak perlu pengesahan pembukaan baru setiap tahun.
Pengesahan dilakukan oleh notaris. Untuk menambahkan batas waktunya ke kalender Anda: Kalkulator batas waktu
e-Defter
Perusahaan yang menggunakan e-Defter tidak melakukan pengesahan pembukaan dan penutupan di atas kertas; sebagai gantinya, mereka mengunggah sertifikat (berat) buku bulanannya ke sistem Administrasi Pendapatan tepat waktu. Batas waktu sertifikat dan akibat keterlambatan: Batas waktu sertifikat e-Defter
Masa penyimpanan
| Undang-undang | Masa | Cakupan |
|---|---|---|
| Kitab Undang-Undang Hukum Dagang Turki | 10 tahun | Buku dagang, inventaris, laporan keuangan, salinan surat dagang yang diterima dan dikirim, dokumen pendukung catatan akuntansi |
| Undang-Undang Prosedur Pajak (VUK) | 5 tahun | Buku dan dokumen (dimulai dari tahun kalender berikutnya setelah tahun yang bersangkutan) |
Karena kedua masa tersebut berbeda, dalam praktik sepuluh tahun sebaiknya menjadi standar. Masa penyimpanan dimulai pada akhir tahun kalender saat pencatatan dilakukan atau dokumen dibuat. Buku dan dokumen yang disimpan secara elektronik juga disimpan selama masa yang sama, dalam bentuk yang dapat dibaca.
Jika buku hilang: surat keterangan kehilangan
Jika buku atau dokumen hilang karena kebakaran, banjir, pencurian atau sebab sejenis, surat keterangan kehilangan wajib dimohonkan kepada pengadilan yang berwenang di tempat usaha berada dalam 15 hari sejak mengetahui kehilangan tersebut. Jika buku tidak dapat ditunjukkan tanpa surat keterangan kehilangan, akibat serius seperti penetapan pajak secara jabatan dan penolakan pengkreditan dapat timbul dalam pemeriksaan pajak.
Sanksi
- Buku yang tidak memperoleh pengesahan pembukaan, atau tidak memperolehnya tepat waktu, dapat dianggap tidak pernah diselenggarakan untuk keperluan Undang-Undang Prosedur Pajak.
- Kitab Undang-Undang Hukum Dagang Turki mengatur denda administratif atas pelanggaran kewajiban pembukuan dan penyimpanan.
- Tidak menunjukkan buku dalam pemeriksaan pajak dapat mengakibatkan penolakan pengkreditan PPN Turki (KDV) dan penetapan pajak secara jabatan: Bersiap menghadapi pemeriksaan pajak
Saran praktis
- Masukkan pengesahan notaris pada bulan Desember ke dalam kalender tahunan Anda.
- Simpan salinan fisik buku di satu tempat, terlindung dari api dan air.
- Simpan cadangan perangkat lunak akuntansi dan berkas e-Defter Anda di media terpisah.
- Tetapkan secara tertulis siapa yang menyimpan buku dan dokumen; buat berita acara serah terima ketika akuntan berganti: Jasa akuntansi dan serah terima
Layanan terkait kami: Pembukuan dan e-Defter
Dasar hukum: Kitab Undang-Undang Hukum Dagang Turki No. 6102 pasal 64, 65 dan 82; Undang-Undang Prosedur Pajak No. 213 pasal 13, 182, 220–226 dan 253; Komunike tentang Buku Dagang.