ETDS: buku saham, keputusan dan rapat umum kini elektronik
Sistem Buku Komersial Elektronik Kementerian Perdagangan: buku yang tercakup, peralihan wajib dan sukarela, masuk dan menetapkan pengguna, memasukkan catatan dan mengunggah dokumen, beralih dari buku kertas yang ada, verifikasi, biaya dan daftar periksa bagi perusahaan.
Daftar saham, buku keputusan dan buku rapat umum yang Anda sahkan di notaris saat mendirikan perusahaan kini digantikan oleh sistem elektronik. Sistem Buku Komersial Elektronik (ETDS) Kementerian Perdagangan mulai beroperasi pada 1 Juli 2025 dan menjadi wajib bagi perusahaan yang didirikan pada 2026.
Buku apa saja?
| Buku | Perseroan terbatas (Ltd. Şti.) | Perseroan saham (A.Ş.) |
|---|---|---|
| Daftar saham | ✓ | ✓ |
| Buku keputusan dewan direktur / dewan direksi | ✓ | ✓ |
| Buku rapat dan risalah rapat umum | ✓ | ✓ |
Buku jurnal, buku besar dan buku inventaris tidak termasuk dalam ETDS; untuk buku-buku tersebut berlaku aturan e-Defter dan buku kertas: Buku komersial
Siapa yang wajib menggunakannya?
- Perusahaan yang terdaftar di register perdagangan pada atau setelah 1 Januari 2026,
- Perusahaan yang pendirian dan perubahan anggaran dasarnya memerlukan izin Kementerian.
Perusahaan yang didirikan sebelum tanggal ini dapat beralih ke ETDS jika menghendaki.
Bagaimana cara kerjanya?
- Masuk: sistem diakses melalui e-Devlet dengan tanda tangan elektronik orang yang berwenang mewakili perusahaan.
- Menetapkan pengguna: orang yang berwenang dapat menetapkan karyawan atau akuntan sebagai pengguna sistem untuk memasukkan catatan. Hak akses pengguna dapat dibatasi dan dicabut.
- Catatan: pengalihan saham, perubahan modal dan data pemegang saham dimasukkan ke daftar saham; keputusan direktur atau dewan ke buku keputusan; data rapat umum ke buku rapat umum.
- Mengunggah dokumen: versi keputusan dan risalah yang telah ditandatangani diunggah ke sistem sebagai PDF tanpa penundaan.
- Verifikasi: cetakan dari sistem dapat diverifikasi dengan kode QR; bank, notaris dan lembaga lain dapat memeriksa keabsahan dokumen dengan cara ini.
Tidak ada pengesahan pembukaan atau penutupan. Kebutuhan pengesahan buku kertas oleh notaris hilang dengan ETDS. Penggunaan sistem tidak dipungut biaya.
Beralih dari buku kertas
Jika perusahaan yang sudah ada ingin beralih ke ETDS:
- Pengesahan penutupan buku kertas dilakukan oleh notaris.
- Posisi pada tanggal penutupan (terutama struktur kepemilikan dalam daftar saham) dipindahkan ke ETDS.
- Buku kertas disimpan selama masa penyimpanan.
Kami menyarankan agar tanggal peralihan direncanakan sehingga tidak bertepatan dengan transaksi besar seperti rapat umum, penambahan modal atau pengalihan saham.
Arti penting hukum dari catatan
- Daftar saham adalah dokumen dasar untuk membuktikan hubungan kepemilikan saham terhadap perusahaan; jika pengalihan saham tidak dicatat dalam buku, penerima pengalihan mungkin tidak dapat menggunakan hak pemegang saham terhadap perusahaan: Pengalihan saham dalam perseroan terbatas
- Catatan dalam buku keputusan menunjukkan keberadaan dan tanggal keputusan direktur dan dewan: Keputusan pengangkatan direktur · Keputusan pembukaan cabang
- Buku rapat umum adalah catatan rapat biasa dan luar biasa: Rapat umum
Daftar periksa
- Apakah perusahaan Anda didirikan pada 2026 atau memerlukan izin? Jika ya, ETDS wajib.
- Apakah orang yang berwenang memiliki tanda tangan elektronik yang berlaku? Tanda tangan elektronik, segel elektronik keuangan dan KEP
- Apakah pengguna sistem sudah ditetapkan?
- Apakah struktur kepemilikan saat pendirian sudah dimasukkan ke daftar saham?
- Apakah PDF bertanda tangan dari setiap keputusan sudah diunggah?
- Apakah buku kertas lama (jika ada) sudah disimpan dengan pengesahan penutupan?
Langkah digital lain setelah pendirian: Kewajiban digital setelah pendirian
Dasar hukum: Kitab Undang-Undang Hukum Dagang Turki No. 6102 pasal 64 dan 65; Komunike tentang Sistem Buku Komersial Elektronik (Resmî Gazete 14.02.2025, 32813).