e-imza, mali mühür dan KEP: perbedaan dan kapan dipakai
Konsep tanda tangan elektronik aman, segel keuangan elektronik dan surat elektronik tercatat (KEP), keabsahan hukum, penggunaan, cara memperolehnya, kewenangan di dalam perusahaan dan kesalahan umum; tabel keputusan.
Setelah perusahaan didirikan, tiga sarana digital yang paling sering tertukar adalah tanda tangan elektronik (e-imza), segel keuangan elektronik (mali mühür) dan KEP. Ketiganya berfungsi untuk keamanan dan pembuktian; tetapi pemiliknya dan transaksi yang menggunakannya berbeda.
Sekilas
| e-imza | Mali mühür | KEP | |
|---|---|---|---|
| Milik | Perorangan | Badan hukum atau wajib pajak | Orang atau badan |
| Untuk apa? | Menandatangani dokumen atas nama seseorang | Menandatangani e-dokumen atas nama badan | Korespondensi dan pemberitahuan elektronik resmi |
| Diperoleh di mana? | Penyelenggara layanan sertifikat elektronik | Pusat Sertifikasi Publik (TÜBİTAK) | Penyelenggara layanan KEP (PTT dan perusahaan berizin) |
| Penggunaan umum | Kontrak, permohonan, urusan register perdagangan, e-Defter (wajib pajak perorangan) | e-Fatura, e-Arşiv, e-Defter, e-İrsaliye | Peringatan resmi, pemberitahuan pemutusan, korespondensi resmi, komunikasi dengan instansi |
| Akibat hukum | Tanda tangan elektronik aman memiliki akibat yang sama dengan tanda tangan basah | Menunjukkan bahwa dokumen diterbitkan oleh badan | Catatan pembuktian atas pengiriman, penyampaian dan isi |
e-imza
Tanda tangan elektronik aman pada prinsipnya memiliki akibat hukum yang sama dengan tanda tangan basah. Namun, transaksi yang oleh Undang-Undang diwajibkan berbentuk resmi atau formalitas khusus (misalnya transaksi pertanahan) dan perjanjian penjaminan selain perjanjian penjaminan bank tidak dapat dilakukan dengan tanda tangan elektronik aman.
e-imza para manajer perusahaan dan orang yang berwenang diperlukan untuk urusan register perdagangan, MERSİS, ETDS, permohonan perusahaan melalui e-Devlet dan penggunaan KEP. e-imza bersifat pribadi bagi pemegangnya; penggunaannya oleh orang lain tidak menghapus tanggung jawab pemegang atas tanda tangan tersebut.
Mali mühür
Mali mühür menggantikan tanda tangan badan hukum dalam aplikasi dokumen elektronik Administrasi Pendapatan (GİB). Segel ini digunakan untuk permohonan dan penandatanganan e-Fatura, e-Arşiv, e-Defter dan e-İrsaliye. Di perusahaan yang menggunakan integrator swasta, dokumen sering ditandatangani dengan mali mühür milik integrator; tetapi mali mühür milik perusahaan sendiri diperlukan untuk berat e-Defter dan sebagian permohonan. Rincian: e-Fatura, e-Arşiv dan e-Defter
Sertifikat mali mühür memiliki masa berlaku; jika tidak diperbarui sebelum habis, pengunggahan berat e-Defter dapat terganggu: Batas waktu berat e-Defter
KEP
Surat elektronik tercatat (KEP) adalah jenis surel yang pengiriman, penyampaian dan isi pesannya dicatat dengan cara yang sah secara hukum.
Di mana berguna?
- Pemberitahuan dan peringatan yang berkaitan dengan usaha niaga: Kitab Undang-Undang Hukum Dagang Turki menetapkan bahwa pemberitahuan antarpedagang, seperti pernyataan lalai, pemutusan dan pembatalan, dilakukan melalui notaris, surat tercatat, telegram atau KEP dengan tanda tangan elektronik aman.
- Pemberitahuan pemutusan kepada karyawan dan korespondensi resmi dengan karyawan,
- Korespondensi dengan instansi pemerintah dan sebagian permohonan,
- Di beberapa sektor (misalnya layanan perantara perdagangan elektronik, pendaftaran ETBİS) alamat KEP bersifat wajib: Pendaftaran ETBİS
Contoh penggunaan: Peringatan pembayaran · Pemberitahuan pemutusan
KEP tidak menggantikan UETS. Pemberitahuan elektronik dari pengadilan dan instansi pemerintah dikirim ke alamat UETS: e-Tebligat
Kewenangan di dalam perusahaan
- Perbarui selalu daftar orang yang berwenang mewakili perusahaan dan surat contoh tanda tangan (imza sirküleri).
- Catat di komputer siapa dan dengan kata sandi apa mali mühür digunakan.
- Jangan membagikan kata sandi e-imza dan mali mühür; tinjau ulang akses ketika karyawan atau akuntan berganti.
- Masukkan tanggal habis berlaku sertifikat ke kalender Anda: Kalkulator batas waktu
Kesalahan umum
- Menganggap mali mühür sebagai e-imza dan mencoba menandatangani kontrak dengannya,
- Mengirim peringatan melalui KEP tanpa tanda tangan elektronik aman,
- Terus bertransaksi dengan e-imza manajer yang sudah keluar,
- Tidak memeriksa kotak masuk KEP secara teratur.
Dasar hukum: Undang-Undang Tanda Tangan Elektronik Nomor 5070 Pasal 5; Kitab Undang-Undang Hukum Dagang Turki Nomor 6102 Pasal 18/3 dan 1525; Peraturan tentang Prinsip Penggunaan dan Pelaksanaan Surat Elektronik Tercatat; Komunike Umum Undang-Undang Prosedur Pajak (VUK) Nomor Seri 509.