Віртуальний і сервісний офіс: на що зважати, використовуючи їх як адресу компанії
Відмінності між віртуальним і сервісним офісом, використання їх як зареєстрованого офісу, перевірки податкової інспекції, ліцензії, вручення повідомлень, договір і рахунок-фактура, повернення ПДВ та оцінка ризиків; яким видам бізнесу вони підходять.
У таких видах бізнесу, як розроблення програмного забезпечення, консалтинг, електронна комерція чи посередництво в зовнішній торгівлі, підприємцям часто не потрібен офіс. У такому разі використання віртуального офісу або сервісного офісу як зареєстрованого офісу зменшує витрати на оренду та облаштування. Проте адреса є частиною офіційної ідентичності компанії; під час вибору слід урахувати деякі моменти.
Відмінність між двома моделями
| Віртуальний офіс | Сервісний офіс (спільний офіс) | |
|---|---|---|
| Фізичний робочий простір | Немає або переговорна кімната з погодинною оплатою | Стіл, кімната або коворкінг |
| Використання адреси | Зареєстрований офіс, адреса для кореспонденції | Зареєстрований офіс і фактичне місце роботи |
| Секретарські послуги | Обробка пошти, переадресація дзвінків | Зазвичай включені |
| Перевірка податкової інспекції | Може знадобитися виділена зона або вивіска за адресою на ім’я компанії та договір про надання послуг | Простіше, оскільки є фактичний робочий простір |
| Підходить для | Сервісного та посередницького бізнесу, якому не потрібен офіс | Невеликих команд, зустрічей із клієнтами |
Що шукає податкова інспекція?
Після реєстрації компанії податкова інспекція може провести перевірку початку діяльності, а згодом установлювати діяльність за адресою під час подальших перевірок. Під час перевірок зазвичай звертають увагу на:
- Договір про надання послуг або договір оренди, що підтверджує право користування адресою,
- Вивіску, поштову скриньку або виділену зону, що свідчать про присутність компанії за адресою,
- Чи можна зв’язатися з уповноваженими особами,
- Інформацію про те, де зберігаються книги та документи.
Щодо компаній, яких не знайдено за адресою або діяльність яких неможливо встановити, може бути складено негативний акт перевірки; це може спричинити проблеми в багатьох процесах — від операцій з e-Fatura до повернення ПДВ (KDV). Рахунки-фактури, виставлені вам постачальниками, і рахунки-фактури, виставлені вами, також можуть бути поставлені під сумнів.
Для якої діяльності це не підходить?
- Виробництво, виготовлення, складання,
- Зберігання, утримання запасів, доставка товарів,
- Бізнес, який клієнти фактично відвідують (як-от роздрібна торгівля, медичні та косметичні послуги),
- Діяльність, що потребує муніципальної ліцензії або галузевого дозволу: Дозвіл на відкриття робочого місця
- Випадки, коли фактичне робоче місце потрібне для митних процедур і деяких дозвільних процесів.
Початок такої діяльності за адресою віртуального офісу згодом створює витрати на зміну адреси та податкові ризики.
Договір, рахунок-фактура та витрати
- Плата за віртуальний офіс підтверджується рахунком-фактурою, виставленим постачальником послуг, і може бути віднесена компанією на витрати.
- Характер договору (договір про надання послуг або оренда робочого місця) впливає на порядок утримання податку та ПДВ. Для платежів, що є орендою робочого місця, виникає утримання податку з оренди, якщо орендодавець — фізична особа: Утримання податку з оренди
- У договорі слід чітко зазначити, що адресу можна використовувати як зареєстрований офіс, порядок отримання та пересилання повідомлень, користування переговорними кімнатами та обов’язок змінити адресу в разі припинення договору.
Вручення повідомлень
Значна частина податкових повідомлень, повідомлень SGK і судових повідомлень компаніям вручається в електронному вигляді: Цифрові обов’язки після реєстрації. Проте паперові повідомлення надходять на адресу. Передбачте в договорі, як і наскільки швидко постачальник віртуального офісу пересилає повідомлення; у разі пропущеного повідомлення строки починають спливати.
Перед вибором
- Чи потребує ваша діяльність фактичного робочого місця, складу або ліцензії?
- Скільки компаній обслуговує постачальник за своєю адресою і як він допомагає під час перевірок?
- Чи прописано в договорі послуги переговорної кімнати, пошти та повідомлень?
- Якщо згодом ви наймете працівників, де буде адреса робочого місця для SGK?
Ми можемо разом оцінити вибір адреси на етапі реєстрації: Реєстрація ТОВ
Правова підстава: Закон про податкову процедуру № 213, ст. 127, 153/A і 156–160; Торговий кодекс Туреччини № 6102, ст. 39 і 52.