Sanal ofis ve hazır ofis: şirket adresi olarak kullanırken dikkat edilecekler
Sanal ofis ve hazır ofisin farkları, şirket merkezi olarak kullanma, vergi dairesi yoklaması, ruhsat, tebligat, sözleşme ve fatura, KDV iadesi ve risk değerlendirmesi; hangi işletmeler için uygun.
Yazılım, danışmanlık, e-ticaret ya da dış ticaret aracılığı gibi işlerde girişimciler çoğu zaman ofise ihtiyaç duymaz. Bu durumda şirket merkezi olarak sanal ofis veya hazır ofis kullanmak kira ve kurulum maliyetini düşürür. Ancak adres, bir şirketin resmî kimliğinin parçasıdır; seçim yaparken bazı noktalar dikkate alınmalıdır.
İki model arasındaki fark
| Sanal ofis | Hazır ofis (paylaşımlı ofis) | |
|---|---|---|
| Fiziki çalışma alanı | Yok veya saatlik toplantı odası | Masa, oda veya ortak çalışma alanı |
| Adres kullanımı | Şirket merkezi, yazışma adresi | Şirket merkezi ve fiilî çalışma yeri |
| Sekreterya | Posta kabul, telefon yönlendirme | Genellikle dahil |
| Vergi dairesi yoklaması | Adreste şirket adına düzenlenmiş bir alan veya tabela ve hizmet sözleşmesi istenebilir | Fiilî çalışma alanı bulunduğu için daha kolay |
| Uygun olduğu işler | Ofis gerektirmeyen hizmet ve aracılık işleri | Küçük ekipler, müşteri görüşmeleri |
Vergi dairesi ne arar?
Şirket kuruluşundan sonra vergi dairesi, işe başlama yoklaması yapabilir ve sonradan da yoklamalarla adresteki faaliyeti tespit edebilir. Yoklamada genellikle şunlara bakılır:
- Adresi kullanma hakkını gösteren hizmet veya kira sözleşmesi,
- Adreste şirketin varlığını gösteren tabela, posta kutusu veya tahsis edilmiş alan,
- Yetkililere ulaşılabilmesi,
- Defter ve belgelerin nerede saklandığına ilişkin bilgi.
Adreste bulunamayan ya da faaliyeti tespit edilemeyen şirketler hakkında olumsuz yoklama tutanağı düzenlenebilir; bu durum e-Fatura işlemlerinden KDV iadesine kadar birçok süreçte sorun çıkarabilir. Tedarikçilerinizin size kestiği faturalar ve sizin kestiğiniz faturalar da sorgulanabilir.
Hangi faaliyetler için uygun değildir?
- Üretim, imalat, montaj,
- Depolama, stok tutma, mal teslimi,
- Müşterinin fiilen ziyaret ettiği işler (perakende, sağlık, güzellik hizmetleri gibi),
- Belediye ruhsatı veya sektörel izin gerektiren faaliyetler: İşyeri açma ruhsatı
- Gümrük işlemlerinde ve bazı izin süreçlerinde fiilî işyeri şartı arandığı durumlar.
Bu faaliyetler için sanal ofis adresinde işe başlamak, sonradan adres değişikliği maliyeti ve vergi riski doğurur.
Sözleşme, fatura ve gider
- Sanal ofis bedeli, hizmet sağlayıcı tarafından düzenlenen fatura ile belgelenir ve şirket için gider yazılabilir.
- Sözleşmenin niteliği (hizmet sözleşmesi mi, işyeri kirası mı) stopaj ve KDV uygulamasını etkiler. İşyeri kirası niteliğindeki ödemelerde, kiraya veren gerçek kişiyse kira stopajı gündeme gelir: Kira stopajı
- Sözleşmede adresin şirket merkezi olarak kullanılabileceği, tebligatların kabulü ve iletilmesi, toplantı odası kullanımı ve sözleşmenin sona ermesi hâlinde adres değişikliği yükümlülüğü açıkça yazılmalıdır.
Tebligat
Şirketlere vergi, SGK ve mahkeme tebligatlarının önemli kısmı elektronik ortamda yapılır: Kuruluş sonrası dijital yükümlülükler. Fiziki tebligatlar ise adrese gelir. Sanal ofis sağlayıcısının tebligatları hangi sürede ve nasıl ilettiğini sözleşmeye bağlayın; kaçırılan bir tebligatla süreler işlemeye başlar.
Seçim yapmadan önce
- Faaliyetiniz fiilî işyeri, depo veya ruhsat gerektiriyor mu?
- Hizmet sağlayıcısı, adresinde kaç şirkete hizmet veriyor ve yoklamalarda nasıl destek sağlıyor?
- Toplantı odası, posta ve tebligat hizmetleri sözleşmeye yazılı mı?
- İleride çalışan alacaksanız, SGK işyeri adresi nerede olacak?
Kuruluş aşamasında adres seçimini birlikte değerlendirebiliriz: Limited şirket kuruluşu
Yasal dayanak: 213 sayılı Vergi Usul Kanunu m.127, 153/A ve 156–160; 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu m.39 ve 52.