Bureaux virtuels et bureaux équipés : points de vigilance pour une domiciliation de société
Différences entre bureaux virtuels et bureaux équipés, utilisation comme siège social, contrôles du centre des impôts, licences, notifications, contrat et facture, remboursements de TVA et évaluation des risques ; à quelles activités ils conviennent.
Dans des activités comme le logiciel, le conseil, le commerce en ligne ou l’intermédiation en commerce extérieur, les entrepreneurs n’ont souvent pas besoin de bureau. Utiliser alors un bureau virtuel ou un bureau équipé comme siège social réduit le loyer et les frais d’installation. L’adresse fait toutefois partie de l’identité officielle d’une société ; certains points doivent être pris en compte lors du choix.
La différence entre les deux modèles
| Bureau virtuel | Bureau équipé (bureau partagé) | |
|---|---|---|
| Espace de travail physique | Aucun, ou une salle de réunion à l’heure | Poste, bureau ou espace de coworking |
| Utilisation de l’adresse | Siège social, adresse de correspondance | Siège social et lieu de travail effectif |
| Services de secrétariat | Réception du courrier, transfert d’appels | Généralement inclus |
| Contrôle du centre des impôts | Un espace ou une plaque au nom de la société à l’adresse et un contrat de services peuvent être exigés | Plus simple, car il existe un espace de travail effectif |
| Adapté pour | Activités de services et d’intermédiation sans besoin de bureau | Petites équipes, rendez-vous clients |
Que recherche le centre des impôts ?
Après la création d’une société, le centre des impôts peut effectuer un contrôle de début d’activité et constater ensuite l’activité à l’adresse par d’autres contrôles. Les contrôles portent généralement sur :
- Le contrat de services ou de bail prouvant le droit d’utiliser l’adresse,
- Une plaque, une boîte aux lettres ou un espace attribué montrant la présence de la société à l’adresse,
- La possibilité de joindre les personnes habilitées,
- Les informations sur le lieu de conservation des livres et documents.
Un rapport de contrôle défavorable peut être établi pour les sociétés introuvables à l’adresse ou dont l’activité ne peut être constatée ; cela peut poser problème dans de nombreux processus, des opérations d’e-Facture aux remboursements de TVA. Les factures que vous émettent vos fournisseurs et celles que vous émettez peuvent aussi être remises en cause.
Pour quelles activités ne convient-il pas ?
- Production, fabrication, assemblage,
- Stockage, détention de stocks, livraison de marchandises,
- Activités où les clients se rendent effectivement (commerce de détail, services de santé et de beauté, etc.),
- Activités nécessitant une licence municipale ou une autorisation sectorielle : Licence d’exploitation
- Cas où un lieu de travail effectif est exigé dans les procédures douanières et certaines procédures d’autorisation.
Démarrer ces activités à une adresse de bureau virtuel crée plus tard le coût d’un changement d’adresse et un risque fiscal.
Contrat, facture et charge
- Les frais de bureau virtuel sont justifiés par une facture émise par le prestataire et peuvent être passés en charge par la société.
- La nature du contrat (contrat de services ou bail professionnel) influe sur le traitement de la retenue et de la TVA. Pour les paiements constituant un loyer professionnel, la retenue sur loyer s’applique si le bailleur est une personne physique : Retenue sur les loyers
- Le contrat doit préciser clairement que l’adresse peut être utilisée comme siège social, la réception et la transmission des notifications, l’utilisation des salles de réunion et l’obligation de changer d’adresse à la fin du contrat.
Notifications
Une grande partie des notifications fiscales, SGK et judiciaires adressées aux sociétés se fait par voie électronique : Obligations numériques après la constitution. Les notifications physiques arrivent toutefois à l’adresse. Faites préciser dans le contrat comment et en combien de temps le prestataire transmet les notifications ; en cas de notification manquée, les délais commencent à courir.
Avant de choisir
- Votre activité nécessite-t-elle un lieu de travail effectif, un entrepôt ou une licence ?
- Combien de sociétés le prestataire domicilie-t-il à son adresse, et comment aide-t-il lors des contrôles ?
- Les services de salle de réunion, de courrier et de notifications figurent-ils dans le contrat ?
- Si vous embauchez plus tard, où sera l’adresse d’établissement SGK ?
Nous pouvons examiner ensemble le choix de l’adresse au stade de la création : Création de SARL
Base légale : Loi de procédure fiscale n° 213 art. 127, 153/A et 156–160 ; Code de commerce turc n° 6102 art. 39 et 52.