Виртуальный и готовый офис: на что обратить внимание при использовании в качестве адреса компании
Различия между виртуальным и готовым офисом, использование в качестве юридического адреса, проверки налоговой инспекции, лицензии, вручение уведомлений, договор и счёт, возврат НДС и оценка рисков; для какого бизнеса они подходят.
В таких видах бизнеса, как разработка ПО, консалтинг, электронная торговля или посредничество во внешней торговле, предпринимателям часто не нужен офис. В этом случае использование виртуального офиса или готового офиса в качестве юридического адреса снижает расходы на аренду и обустройство. Однако адрес — часть официальной идентичности компании; при выборе нужно учитывать несколько моментов.
Разница между двумя моделями
| Виртуальный офис | Готовый офис (общий офис) | |
|---|---|---|
| Физическое рабочее пространство | Нет или переговорная комната с почасовой оплатой | Стол, кабинет или коворкинг |
| Использование адреса | Юридический адрес, адрес для корреспонденции | Юридический адрес и фактическое место работы |
| Секретарские услуги | Обработка почты, переадресация звонков | Обычно включены |
| Проверка налоговой инспекции | Может потребоваться место или вывеска на имя компании по адресу и договор об услугах | Проще, так как есть реальное рабочее пространство |
| Подходит для | Бизнеса в сфере услуг и посредничества, которому не нужен офис | Небольших команд, встреч с клиентами |
Что ищет налоговая инспекция?
После создания компании налоговая инспекция может провести проверку начала деятельности, а позже устанавливать деятельность по адресу в ходе последующих проверок. При проверках обычно смотрят:
- Договор об услугах или аренды, подтверждающий право пользования адресом,
- Вывеску, почтовый ящик или выделенное место, подтверждающие присутствие компании по адресу,
- Можно ли связаться с уполномоченными лицами,
- Сведения о том, где хранятся учётные книги и документы.
Для компаний, не обнаруженных по адресу или чью деятельность не удалось установить, может быть составлен отрицательный акт проверки; это способно создать проблемы во многих процессах — от операций с электронными счетами до возврата НДС. Под вопрос могут попасть и счета, выставленные вам поставщиками, и счета, выставленные вами.
Для какой деятельности он не подходит?
- Производство, изготовление, сборка,
- Хранение, содержание запасов, отгрузка товаров,
- Бизнес, который клиенты фактически посещают (например, розничная торговля, медицинские и косметические услуги),
- Деятельность, требующая муниципальной лицензии или отраслевого разрешения: Лицензия рабочего места
- Случаи, когда реальное рабочее место требуется в таможенных процедурах и некоторых процессах получения разрешений.
Начало такой деятельности по адресу виртуального офиса создаёт будущие расходы на смену адреса и налоговый риск.
Договор, счёт и расходы
- Плата за виртуальный офис подтверждается счётом, выставленным поставщиком услуг, и может быть отнесена компанией на расходы.
- Характер договора (договор об услугах или аренда рабочего места) влияет на режим удержания и НДС. По платежам, являющимся арендой рабочего места, возникает удержание с аренды, если арендодатель — физическое лицо: Удержание с аренды
- В договоре нужно ясно указать право использовать адрес как юридический, приём и пересылку уведомлений, пользование переговорными и обязанность сменить адрес при прекращении договора.
Вручение уведомлений
Значительная часть налоговых уведомлений, уведомлений SGK и судов вручается компаниям электронно: Цифровые обязанности после регистрации. Физические уведомления, однако, приходят по адресу. Пропишите в договоре, как и как быстро поставщик виртуального офиса пересылает уведомления; при пропущенном уведомлении сроки начинают течь.
Перед выбором
- Требует ли ваша деятельность реального рабочего места, склада или лицензии?
- Сколько компаний обслуживает поставщик по своему адресу и как он помогает при проверках?
- Прописаны ли в договоре услуги переговорной, почты и уведомлений?
- Если позже вы будете нанимать сотрудников, где будет адрес рабочего места в SGK?
Мы можем вместе оценить выбор адреса на этапе создания компании: Создание ООО
Правовая основа: Налогово-процессуальный кодекс № 213 ст. 127, 153/A и 156–160; Турецкий торговый кодекс № 6102 ст. 39 и 52.