المكاتب الافتراضية والمكاتب الجاهزة: ما ينبغي الانتباه إليه عند استخدامها عنواناً للشركة

في أعمال مثل البرمجيات والاستشارات والتجارة الإلكترونية ووساطة التجارة الخارجية، كثيراً ما لا يحتاج رواد الأعمال إلى مكتب. وفي هذه الحالة يخفّض استخدام مكتب افتراضي أو مكتب جاهز مقراً مسجلاً تكاليف الإيجار والتأسيس. لكن العنوان جزء من الهوية الرسمية للشركة؛ وينبغي مراعاة بعض النقاط عند الاختيار.

الفرق بين النموذجين

ما الذي يبحث عنه مكتب الضرائب؟

بعد تأسيس الشركة قد يُجري مكتب الضرائب معاينة بدء العمل، وقد يتحقق لاحقاً من النشاط في العنوان بمعاينات أخرى. وتنظر المعاينات عادةً في:

• عقد الخدمة أو الإيجار الذي يثبت حق استخدام العنوان،
• لافتة أو صندوق بريد أو مساحة مخصصة تُظهر وجود الشركة في العنوان،
• إمكانية الوصول إلى الأشخاص المفوَّضين،
• معلومات عن مكان حفظ الدفاتر والمستندات.

قد يصدر محضر معاينة سلبي للشركات التي لا تُوجد في العنوان أو لا يمكن إثبات نشاطها؛ وقد يسبب ذلك مشكلات في عمليات كثيرة، من معاملات الفاتورة الإلكترونية إلى استرداد ضريبة القيمة المضافة. وقد تُثار أيضاً الفواتير التي يصدرها لك مورّدوك والفواتير التي تصدرها.

لأي الأنشطة لا يصلح؟

• الإنتاج والتصنيع والتجميع،
• التخزين، والاحتفاظ بالمخزون، وتسليم البضائع،
• الأعمال التي يزورها العملاء فعلاً (كالتجزئة وخدمات الصحة والتجميل)،
• الأنشطة التي تتطلب رخصة بلدية أو تصريحاً قطاعياً: رخصة مكان العمل
• الحالات التي يلزم فيها مكان عمل فعلي في الإجراءات الجمركية وبعض إجراءات التصاريح.

بدء هذه الأنشطة في عنوان مكتب افتراضي ينشئ لاحقاً تكلفة تغيير العنوان ومخاطر ضريبية.

العقد والفاتورة والمصروف

• تُوثَّق رسوم المكتب الافتراضي بفاتورة يصدرها مقدّم الخدمة، ويمكن للشركة تحميلها مصروفاً.
• تؤثر طبيعة العقد (عقد خدمة أو إيجار مكان عمل) في معاملة الاستقطاع وضريبة القيمة المضافة. وفي المدفوعات التي تُعد إيجار مكان عمل ينشأ استقطاع الإيجار إذا كان المؤجر فرداً: استقطاع الإيجار
• ينبغي أن يبيّن العقد بوضوح جواز استخدام العنوان مقراً مسجلاً، واستلام الإشعارات وإحالتها، واستخدام قاعات الاجتماعات، والتزام تغيير العنوان إذا انتهى العقد.

تبليغ الإشعارات

يُبلَّغ جزء كبير من إشعارات الضرائب وSGK والمحاكم للشركات إلكترونياً: الالتزامات الرقمية بعد التأسيس. أما الإشعارات الورقية فتصل إلى العنوان. فاجعل العقد يحدد كيف وبأي سرعة يحيل مقدّم المكتب الافتراضي الإشعارات؛ فمع الإشعار الفائت تبدأ المهل في السريان.

قبل الاختيار

1. هل يتطلب نشاطك مكان عمل فعلياً أو مستودعاً أو رخصة؟
2. كم شركة يخدم المقدّم في عنوانه، وكيف يساعد أثناء المعاينات؟
3. هل خدمات قاعة الاجتماعات والبريد والإشعارات مكتوبة في العقد؟
4. إذا ستوظّف عاملين لاحقاً، فأين سيكون عنوان مكان العمل لدى SGK؟

يمكننا تقييم اختيار العنوان معاً في مرحلة التأسيس: تأسيس شركة ذات مسؤولية محدودة

الأساس القانوني: قانون الإجراءات الضريبية رقم 213 المواد 127 و153/A و156–160؛ القانون التجاري التركي رقم 6102 المادتان 39 و52.