Virtuelle Büros und Servicebüros: worauf bei der Nutzung als Geschäftsadresse zu achten ist
Unterschiede zwischen virtuellen Büros und Servicebüros, Nutzung als Sitz, Kontrollen des Finanzamts, Erlaubnisse, Zustellung, Vertrag und Rechnung, Umsatzsteuererstattungen und Risikobewertung; für welche Unternehmen sie geeignet sind.
In Bereichen wie Software, Beratung, E-Commerce oder Außenhandelsvermittlung brauchen Gründer oft kein Büro. Dann senkt die Nutzung eines virtuellen Büros oder Servicebüros als Sitz die Miet- und Einrichtungskosten. Die Adresse ist jedoch Teil der offiziellen Identität einer Gesellschaft; bei der Wahl sollten einige Punkte beachtet werden.
Der Unterschied zwischen beiden Modellen
| Virtuelles Büro | Servicebüro (gemeinsames Büro) | |
|---|---|---|
| Physischer Arbeitsplatz | Keiner oder stundenweise ein Besprechungsraum | Schreibtisch, Raum oder Coworking-Fläche |
| Nutzung der Adresse | Sitz, Korrespondenzadresse | Sitz und tatsächlicher Arbeitsort |
| Sekretariatsleistungen | Postannahme, Anrufweiterleitung | Meist inbegriffen |
| Kontrolle durch das Finanzamt | Ein Bereich oder Schild auf den Namen der Gesellschaft an der Adresse und ein Dienstleistungsvertrag können verlangt werden | Einfacher, da es einen tatsächlichen Arbeitsplatz gibt |
| Geeignet für | Dienstleistungs- und Vermittlungsunternehmen ohne Bürobedarf | Kleine Teams, Kundentermine |
Worauf achtet das Finanzamt?
Nach der Gründung einer Gesellschaft kann das Finanzamt eine Kontrolle zum Geschäftsbeginn durchführen und die Tätigkeit an der Adresse später durch weitere Kontrollen feststellen. Bei Kontrollen wird meist geprüft:
- Der Dienstleistungs- oder Mietvertrag, der das Recht zur Nutzung der Adresse belegt,
- Ein Schild, ein Briefkasten oder ein zugewiesener Bereich, der die Präsenz der Gesellschaft an der Adresse zeigt,
- Ob die vertretungsberechtigten Personen erreichbar sind,
- Angaben dazu, wo Bücher und Unterlagen aufbewahrt werden.
Für Gesellschaften, die an der Adresse nicht angetroffen werden oder deren Tätigkeit nicht festgestellt werden kann, kann ein negativer Kontrollbericht erstellt werden; dies kann in vielen Abläufen Probleme verursachen, von e-Fatura-Vorgängen bis zu Umsatzsteuererstattungen. Auch Rechnungen Ihrer Lieferanten an Sie und Ihre eigenen Rechnungen können infrage gestellt werden.
Für welche Tätigkeiten ist es ungeeignet?
- Produktion, Fertigung, Montage,
- Lagerung, Vorratshaltung, Warenauslieferung,
- Unternehmen, die Kunden tatsächlich aufsuchen (etwa Einzelhandel, Gesundheits- und Schönheitsdienstleistungen),
- Tätigkeiten, die eine kommunale Erlaubnis oder eine Branchengenehmigung erfordern: Gewerbeerlaubnis
- Fälle, in denen bei Zollverfahren und manchen Genehmigungsverfahren ein tatsächlicher Arbeitsort verlangt wird.
Beginnt man diese Tätigkeiten an einer virtuellen Büroadresse, entstehen später Kosten für einen Adresswechsel und ein Steuerrisiko.
Vertrag, Rechnung und Aufwand
- Die Gebühr für das virtuelle Büro wird mit einer vom Anbieter ausgestellten Rechnung belegt und kann von der Gesellschaft als Aufwand erfasst werden.
- Die Art des Vertrags (Dienstleistungsvertrag oder Gewerbemietvertrag) beeinflusst die Behandlung bei Quellensteuer und Umsatzsteuer. Bei Zahlungen, die eine Gewerbemiete darstellen, fällt Mietquellensteuer an, wenn der Vermieter eine natürliche Person ist: Mietquellensteuer
- Der Vertrag sollte klar regeln, dass die Adresse als Sitz genutzt werden darf, die Annahme und Weiterleitung von Zustellungen, die Nutzung von Besprechungsräumen und die Pflicht zum Adresswechsel bei Vertragsende.
Zustellung
Ein großer Teil der Steuer-, SGK- und Gerichtszustellungen an Gesellschaften erfolgt elektronisch: Digitale Pflichten nach der Gründung. Physische Zustellungen kommen jedoch an der Adresse an. Lassen Sie im Vertrag festlegen, wie und wie schnell der Anbieter Zustellungen weiterleitet; bei einer verpassten Zustellung beginnen Fristen zu laufen.
Vor der Wahl
- Erfordert Ihre Tätigkeit einen tatsächlichen Arbeitsort, ein Lager oder eine Erlaubnis?
- Wie viele Gesellschaften betreut der Anbieter an seiner Adresse, und wie unterstützt er bei Kontrollen?
- Sind Besprechungsraum-, Post- und Zustellleistungen im Vertrag festgehalten?
- Wo wird die SGK-Betriebsadresse sein, wenn Sie später Arbeitnehmer einstellen?
Die Wahl der Adresse können wir in der Gründungsphase gemeinsam beurteilen: GmbH-Gründung
Rechtsgrundlage: Abgabenordnung Nr. 213 Art. 127, 153/A und 156–160; Türkisches Handelsgesetzbuch Nr. 6102 Art. 39 und 52.