Oficinas virtuales y oficinas equipadas: qué vigilar al usarlas como domicilio de la sociedad
Diferencias entre oficinas virtuales y equipadas, su uso como domicilio social, inspecciones de la oficina tributaria, licencias, notificaciones, contrato y factura, devoluciones de IVA y evaluación de riesgos; a qué negocios convienen.
En actividades como software, consultoría, comercio electrónico o intermediación en comercio exterior, los emprendedores a menudo no necesitan oficina. En ese caso, usar una oficina virtual o una oficina equipada como domicilio social reduce el alquiler y los gastos de instalación. Sin embargo, la dirección forma parte de la identidad oficial de una sociedad; al elegirla deben tenerse en cuenta algunos puntos.
La diferencia entre los dos modelos
| Oficina virtual | Oficina equipada (oficina compartida) | |
|---|---|---|
| Espacio físico de trabajo | Ninguno, o una sala de reuniones por horas | Mesa, despacho o espacio de coworking |
| Uso de la dirección | Domicilio social, dirección de correspondencia | Domicilio social y lugar real de trabajo |
| Servicios de secretaría | Recepción de correo, desvío de llamadas | Normalmente incluidos |
| Inspección de la oficina tributaria | Puede exigirse una zona o un rótulo a nombre de la sociedad en la dirección y un contrato de servicios | Más sencilla, al haber un espacio real de trabajo |
| Adecuada para | Negocios de servicios e intermediación que no necesitan oficina | Equipos pequeños, reuniones con clientes |
¿Qué busca la oficina tributaria?
Tras la constitución, la oficina tributaria puede hacer una inspección de inicio de actividad y comprobar después la actividad en la dirección con nuevas inspecciones. En las inspecciones se suele mirar:
- El contrato de servicios o de arrendamiento que acredita el derecho a usar la dirección,
- Un rótulo, buzón o zona asignada que muestre la presencia de la sociedad en la dirección,
- Si se puede contactar con las personas autorizadas,
- Información sobre dónde se guardan los libros y documentos.
Puede emitirse un informe de inspección negativo para las sociedades no halladas en la dirección o cuya actividad no puede constatarse; esto puede causar problemas en muchos procesos, desde las operaciones de e-Factura hasta las devoluciones de IVA. También pueden cuestionarse las facturas que le emiten sus proveedores y las que usted emite.
¿Para qué actividades no es adecuada?
- Producción, fabricación, montaje,
- Almacenaje, mantenimiento de existencias, entrega de mercancías,
- Negocios a los que acuden realmente los clientes (como comercio minorista, servicios de salud y belleza),
- Actividades que requieren licencia municipal o permiso sectorial: Licencia de apertura
- Casos en que los trámites aduaneros y algunos procesos de permisos exigen un lugar real de trabajo.
Empezar estas actividades en una dirección de oficina virtual genera después el coste de un cambio de domicilio y un riesgo fiscal.
Contrato, factura y gasto
- La cuota de la oficina virtual se documenta con una factura emitida por el proveedor y la sociedad puede registrarla como gasto.
- La naturaleza del contrato (contrato de servicios o arrendamiento de local) influye en el tratamiento de la retención y del IVA. En los pagos que son alquiler de local, hay retención sobre el alquiler si el arrendador es persona física: Retención sobre alquileres
- El contrato debe indicar con claridad que la dirección puede usarse como domicilio social, la recepción y reenvío de notificaciones, el uso de salas de reuniones y la obligación de cambiar de domicilio si termina el contrato.
Notificaciones
Gran parte de las notificaciones tributarias, de la SGK y judiciales a las sociedades se hacen por vía electrónica: Obligaciones digitales tras la constitución. Sin embargo, las notificaciones físicas llegan a la dirección. Haga que el contrato especifique cómo y con qué rapidez el proveedor reenvía las notificaciones; con una notificación perdida, los plazos empiezan a correr.
Antes de elegir
- ¿Requiere su actividad un lugar real de trabajo, un almacén o una licencia?
- ¿A cuántas sociedades presta servicio el proveedor en su dirección y cómo ayuda durante las inspecciones?
- ¿Figuran en el contrato los servicios de sala de reuniones, correo y notificaciones?
- Si más adelante contrata empleados, ¿dónde estará la dirección del centro de trabajo en la SGK?
Podemos valorar juntos la elección de la dirección en la fase de constitución: Constitución de sociedad limitada
Base legal: Ley de Procedimiento Tributario n.º 213 arts. 127, 153/A y 156–160; Código de Comercio turco n.º 6102 arts. 39 y 52.