Fernarbeit: Vertrag, Kosten, Datensicherheit und Arbeitsschutz
Nach dem Arbeitsgesetz und der Fernarbeitsverordnung: der Fernarbeitsvertrag, Pflichtinhalte, Rückkehr in den Betrieb, Kosten und Essenszuschuss, Schutz personenbezogener Daten, Arbeitsschutz, Arbeit aus dem Ausland und eine Checkliste.
Die mit der Pandemie verbreitete Fernarbeit ist in vielen Unternehmen dauerhaft geworden. Doch „Sie können von zu Hause arbeiten“ zu sagen, reicht rechtlich nicht aus. Fernarbeit ist eine im Arbeitsgesetz definierte und in einer Verordnung näher geregelte Arbeitsform.
Definition
Fernarbeit ist ein Arbeitsverhältnis, bei dem der Arbeitnehmer seine Arbeit im Rahmen der vom Arbeitgeber geschaffenen Arbeitsorganisation von zu Hause oder außerhalb des Betriebs mit technologischen Kommunikationsmitteln erbringt. Es kann sich um vollständige Fernarbeit handeln oder um ein hybrides Modell mit einigen Tagen pro Woche im Betrieb.
Was sollte der Vertrag enthalten?
Fernarbeit muss schriftlich vereinbart werden. Der Vertrag sollte mindestens enthalten:
| Punkt | Inhalt |
|---|---|
| Aufgabenbeschreibung | Beschreibung der Arbeit und wie sie ausgeführt wird |
| Zeit und Ort | Arbeitszeit, Arbeitsstunden, Arbeitsort oder -orte |
| Vergütung | Vergütung und Zahlungsweise |
| Ausstattung | Vom Arbeitgeber gestellte Arbeitsmittel und Pflichten zu ihrem Schutz |
| Kosten | Ob und wie Kosten wie Strom, Internet und Telefon übernommen werden |
| Kommunikation | Art und Zeiten der Kommunikation mit dem Arbeitgeber |
| Datensicherheit | Regeln zum Schutz personenbezogener und betrieblicher Daten |
| Rückkehr | Voraussetzungen für die Rückkehr in den Betrieb |
Sie können unsere fertige Vorlage verwenden: Fernarbeitsvereinbarung
Wechsel und Rückkehr
- Ein bestehender Arbeitnehmer wechselt durch Vereinbarung der Parteien in die Fernarbeit. Der Wunsch des Arbeitnehmers wird vom Arbeitgeber geprüft; der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, ihm zu entsprechen.
- Treten im ganzen Betrieb oder in Teilen zwingende Gründe auf (etwa eine Epidemie oder Naturkatastrophe), ist für den Wechsel in die Fernarbeit keine Zustimmung des Arbeitnehmers erforderlich.
- Die Voraussetzungen für die Rückkehr in den Betrieb sollten im Vertrag geregelt sein; bei Rückkehrverlangen, die einer wesentlichen Änderung gleichkommen, kann die schriftliche Zustimmung des Arbeitnehmers erforderlich sein.
Gleichbehandlung
Ein Arbeitnehmer in Fernarbeit darf bei Vergütung, Leistungen, Weiterbildung, Beförderung und sozialen Rechten nicht anders behandelt werden als ein vergleichbarer Arbeitnehmer im Betrieb. Unterschiede, die sich aus der Art der Arbeit ergeben (zum Beispiel kann ein im Betrieb gestelltes Essen zu Hause nicht gestellt werden), können jedoch auf einem sachlichen Grund beruhen. In diesem Fall kommen Alternativen wie eine Essenskarte in Betracht: Steuerfreiheit des Essenszuschusses
Kosten und Steuern
Internet-, Strom- oder Ausstattungskosten, die der Arbeitgeber für einen Arbeitnehmer in Fernarbeit übernimmt, haben je nach Nachweis unterschiedliche steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Folgen. Eine pauschale „Homeoffice-Pauschale“ hat oft Lohncharakter. Zur richtigen Gestaltung: Nebenleistungen
Personenbezogene Daten und Vertraulichkeit
- Der Arbeitgeber informiert den Arbeitnehmer in Fernarbeit über die Regeln zum Schutz und zur Weitergabe von Daten und sorgt für die nötige Schulung.
- Der Arbeitnehmer muss die vom Arbeitgeber festgelegten Regeln einhalten.
- Praktiken wie die Überwachung des Computers des Arbeitnehmers müssen den Grundsätzen der Transparenz und Verhältnismäßigkeit nach dem KVKK entsprechen: Datenschutzhinweis für Arbeitnehmer
Arbeitsschutz
Der Arbeitgeber informiert den Arbeitnehmer in Fernarbeit je nach Art seiner Arbeit über Arbeitsschutzmaßnahmen, sorgt für die nötige Schulung und stellt die Gesundheitsüberwachung sicher. Er trifft die erforderlichen Maßnahmen für die Sicherheit der Ausstattung. Bei Fernarbeit gilt der Begriff des Arbeitsunfalls für Ereignisse, die während der Arbeit und im Zusammenhang mit ihr eintreten: Arbeitsschutzpflichten
Fernarbeit aus dem Ausland
Ein Arbeitnehmer, der längere Zeit aus dem Ausland arbeitet, kann nach den Steuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitserlaubnisregeln dieses Landes eigene Folgen auslösen und für die Gesellschaft das Risiko einer Betriebsstätte im Ausland begründen. Lassen Sie uns die Lage gemeinsam prüfen, bevor Sie solche Anfragen genehmigen: Arbeitnehmer ins Ausland entsenden
Checkliste
- Wurde die Fernarbeit in einem schriftlichen Vertrag festgehalten?
- Wurde die Ausstattung mit Protokoll übergeben? Übergabeprotokoll für Arbeitsmittel
- Wurde eine Kostenregelung festgelegt?
- Wurden Regeln zur Datensicherheit mitgeteilt und Schulungen durchgeführt?
- Wurde über den Arbeitsschutz informiert?
- Wurden Arbeits- und Erreichbarkeitszeiten festgelegt?
Rechtsgrundlage: Arbeitsgesetz Nr. 4857 Art. 14; Fernarbeitsverordnung (Amtsblatt 10.03.2021); Gesetz Nr. 6698 zum Schutz personenbezogener Daten; Arbeitsschutzgesetz Nr. 6331.