Trabajo a distancia: contrato, gastos, seguridad de datos y seguridad laboral
Según la Ley del Trabajo y el Reglamento de Trabajo a Distancia: el contrato de trabajo a distancia, contenido obligatorio, vuelta al centro de trabajo, gastos y ayuda de comida, protección de datos personales, seguridad y salud laboral, trabajo desde el extranjero y una lista de comprobación.
El trabajo a distancia, que se extendió con la pandemia, se ha hecho permanente en muchas empresas. Pero decir «puede trabajar desde casa» no basta jurídicamente. El trabajo a distancia es una forma de trabajo definida en la Ley del Trabajo y desarrollada en un reglamento.
Definición
El trabajo a distancia es una relación laboral en la que el empleado realiza su trabajo, dentro de la organización del trabajo establecida por el empleador, desde casa o fuera del centro de trabajo con medios tecnológicos de comunicación. Puede ser trabajo a distancia a tiempo completo o un esquema híbrido con algunos días de la semana en el centro.
¿Qué debe incluir el contrato?
El trabajo a distancia debe pactarse por escrito. El contrato debe incluir como mínimo:
| Apartado | Contenido |
|---|---|
| Descripción del puesto | Descripción del trabajo y de cómo se realiza |
| Tiempo y lugar | Jornada, horario de trabajo, lugar o lugares de trabajo |
| Retribución | Retribución y forma de pago |
| Equipo | Herramientas y equipos facilitados por el empleador y obligaciones para su protección |
| Gastos | Si se cubren y cómo los costes de electricidad, internet y teléfono |
| Comunicación | Medio y horario de comunicación con el empleador |
| Seguridad de datos | Normas sobre la protección de los datos personales y de la empresa |
| Vuelta | Condiciones para volver al centro de trabajo |
Puede usar nuestro modelo: Acuerdo de trabajo a distancia
Paso al trabajo a distancia y vuelta
- Un empleado existente pasa al trabajo a distancia por acuerdo de las partes. El empleador estudia la petición del empleado; no está obligado a aceptarla.
- Cuando surgen causas de fuerza mayor (como una epidemia o un desastre natural) en todo o parte del centro, no se requiere el consentimiento del empleado para pasar al trabajo a distancia.
- Las condiciones de vuelta al centro deben fijarse en el contrato; para peticiones de vuelta que supongan una modificación sustancial, puede requerirse el consentimiento escrito del empleado.
Igualdad de trato
Un empleado a distancia no puede ser tratado de forma distinta a un empleado comparable del centro en retribución, beneficios, formación, promoción y derechos sociales. No obstante, las diferencias derivadas de la naturaleza del trabajo (por ejemplo, la comida que se da en el centro no puede darse en casa) pueden basarse en una causa justificada. En ese caso pueden valorarse alternativas como una tarjeta de comida: Exención de la ayuda de comida
Gastos e impuestos
Los costes de internet, electricidad o equipos que el empleador cubre a un empleado a distancia tienen consecuencias fiscales y en la SGK distintas según cómo se justifiquen. Una «ayuda de teletrabajo» fija suele tener naturaleza salarial. Para la estructura correcta: Beneficios sociales
Datos personales y confidencialidad
- El empleador informa al empleado a distancia de las normas de protección y comunicación de datos y le da la formación necesaria.
- El empleado debe cumplir las normas fijadas por el empleador.
- Prácticas como la supervisión del ordenador del empleado deben respetar los principios de transparencia y proporcionalidad de la KVKK: Aviso de privacidad KVKK para empleados
Seguridad y salud laboral
El empleador informa al empleado a distancia sobre las medidas de seguridad y salud laboral según la naturaleza de su trabajo, le da la formación necesaria y garantiza la vigilancia de la salud. Adopta las medidas necesarias para la seguridad de los equipos. En el trabajo a distancia, el concepto de accidente de trabajo se aplica a los hechos ocurridos durante el trabajo y en relación con él: Obligaciones de seguridad y salud laboral
Trabajo a distancia desde el extranjero
Un empleado que trabaja durante mucho tiempo desde el extranjero puede tener consecuencias propias según las normas fiscales, de seguridad social y de permiso de trabajo de ese país, y puede aumentar el riesgo de establecimiento permanente en el extranjero para la sociedad. Valoremos juntos la situación antes de aprobar estas peticiones: Enviar a un empleado al extranjero
Lista de comprobación
- ¿Se ha plasmado el trabajo a distancia en un contrato escrito?
- ¿Se ha entregado el equipo con acta? Acta de entrega de equipos
- ¿Se ha fijado una política de gastos?
- ¿Se han comunicado las normas de seguridad de datos y se ha impartido formación?
- ¿Se ha informado sobre seguridad y salud laboral?
- ¿Se han fijado el horario de trabajo y el de disponibilidad?
Base legal: Ley del Trabajo n.º 4857 art. 14; Reglamento de Trabajo a Distancia (Boletín Oficial 10.03.2021); Ley de Protección de Datos Personales n.º 6698; Ley de Seguridad y Salud Laboral n.º 6331.