Bei Unternehmen, die exportieren, zum ermäßigten Satz verkaufen oder Rechnungen mit Steuereinbehalt ausstellen, ist die auf Einkäufe gezahlte Umsatzsteuer oft höher als die auf Verkäufe berechnete. Sind die Voraussetzungen erfüllt, ist die Differenz ein Erstattungsanspruch. Die Erstattung wird nicht über eine Zeile der Erklärung erlangt, sondern über eine Akte, die Umsatz für Umsatz aufgebaut und durch Belege gestützt wird.

Welche Umsätze begründen einen Erstattungsanspruch?

Umsatz	Rechtsgrundlage (Umsatzsteuergesetz Nr. 3065)	Hinweis
Ausfuhr von Waren	Art. 11/1-a, Art. 12/1	Maßgeblich sind Zollanmeldung und tatsächlicher Ausgang
Ausfuhr von Dienstleistungen	Art. 11/1-a, Art. 12/2	Kunde im Ausland und Nutzung im Ausland
Lieferung zur Ausfuhr	Art. 11/1-c	Herstellender Verkäufer; die Ausfuhr muss fristgerecht erfolgen
Internationaler Transport	Art. 14	Mit Beförderungsdokumenten
Lieferung von Maschinen und Anlagen mit Investitionsförderbescheinigung	Art. 13/d	Umfang der Bescheinigung und Listen
Befreiungen für diplomatische Vertretungen und internationale Organisationen	Art. 15	Mit Befreiungsbescheinigung
Lieferungen zum ermäßigten Satz	Art. 29/2	Auf Jahresbasis, für den Teil über dem festgelegten Schwellenwert
Verkäufe mit teilweisem Steuereinbehalt	Art. 9/1	Der Verkäufer beantragt die Erstattung

Bei Befreiungen ohne Vorsteuerabzug (zum Beispiel bestimmte Finanzgeschäfte) gibt es keine Erstattung; die Umsatzsteuer auf diese Umsätze wird den Kosten zugerechnet.

Wie wird der Erstattungsbetrag ermittelt?

Getragene Umsatzsteuer: Umsatzsteuer auf Einkäufe, die dem erstattungsbegründenden Umsatz direkt zuzurechnen sind, zuzüglich eines Anteils an den Gemeinkosten und an abschreibungsfähigen Wirtschaftsgütern.
Obergrenze: Bei befreiten Umsätzen darf die zu erstattende Umsatzsteuer den Betrag nicht übersteigen, der sich durch Anwendung des Regelsatzes auf das Entgelt ergibt.
Periodengrenze: Die Erstattung ist auf die Umsatzsteuer begrenzt, die im betreffenden Zeitraum nicht durch Vorsteuerabzug ausgeglichen werden konnte. Die vorgetragene Umsatzsteuer verringert sich um diesen Betrag.
Kursdifferenzen und Rücksendungen: Eine Kursdifferenz nach dem Verkauf oder eine Warenrücksendung ändert die berechnete und die getragene Umsatzsteuer; die Akte wird entsprechend aktualisiert.

Zugehörige Rechner: Umsatzsteuerrechner · Rechnung über Kursdifferenzen

Verrechnung oder Barerstattung?

	Erstattung durch Verrechnung	Barerstattung
Was geschieht?	Der Erstattungsanspruch wird mit Steuerschulden, SGK-Beitragsschulden und bestimmten Zahlungen verrechnet	Der Betrag wird auf das Bankkonto gezahlt
Nachweise	Geringer; bei vielen Arten ist kein Bericht erforderlich	Sicherheit, YMM-Bestätigungsbericht zur Umsatzsteuererstattung oder Steuerprüfungsbericht; bei Anträgen unter dem im Erlass festgelegten Schwellenwert ist eventuell kein Bericht erforderlich
Dauer	In der Regel schneller	Abhängig von Berichten und Prüfungen
Sicherheit	In der Regel nicht erforderlich	Bei einer gegen Sicherheit erlangten Erstattung wird die Sicherheit nach Vorlage des Berichts freigegeben

Schwellenwerte und Nachweispflichten unterscheiden sich je nach Erstattungsart und werden angepasst; vor dem Antrag prüfen wir die Bestimmungen des Erlasses für den jeweiligen Zeitraum. Ist ein YMM-Bericht erforderlich, wird er von einem unabhängigen vereidigten Finanzberater (YMM) erstellt; unsere Aufgabe ist es, die Akte berichtsreif zu machen.

Bestandteile der Erstattungsakte

Erklärung: Angabe der erstattungsbegründenden Umsätze in den richtigen Zeilen der Umsatzsteuererklärung des betreffenden Zeitraums.
Standardisierter Erstattungsantrag: Über das Internet-Finanzamt, je nach Erstattungsart.
Listen: Liste der abziehbaren Vorsteuer, Liste der getragenen Umsatzsteuer, Liste der Ausgangsrechnungen; elektronisch.
Umsatzbezogene Belege: Zollanmeldungen; bei Dienstleistungsexporten Verträge und Nachweise über Zahlungseingänge aus dem Ausland; bei Lieferungen zur Ausfuhr Angaben zum Exporteur; beim Steuereinbehalt Käuferlisten.
Bericht oder Sicherheit: Falls für eine Barerstattung erforderlich.

Die Listen werden im Risikoanalysesystem der Steuerverwaltung (GİB) automatisch mit den Erklärungen der Geschäftspartner abgeglichen. Liegt zu einem Verkäufer eine negative Feststellung vor, wird die Umsatzsteuer auf Einkäufe bei diesem Verkäufer gesondert geprüft.

Ablauf und Nachverfolgung

Phase	Tätigkeit
Periodenabschluss	Ermittlung der erstattungsbegründenden Umsätze und des Betrags
Vorbereitung	Aufteilung der getragenen Umsatzsteuer, Erstellung der Listen, Belegprüfung
Antrag	Einreichung von Antrag und Listen; Wahl zwischen Verrechnung und Barerstattung
Prüfung	Fristgerechte Beantwortung der Mängelschreiben des Finanzamts
Ergebnis	Verfolgung der Erstattung oder Verrechnung in Konten und Aufzeichnungen

Die Erstattung muss innerhalb der in Gesetz und Erlass vorgesehenen Frist beantragt werden; eine Fristversäumnis kann den Erstattungsanspruch kosten. Deshalb führen wir die erstattungsbegründenden Zeiträume bei jedem Periodenabschluss in einer gesonderten Liste.

Häufige Probleme

Zu niedriger Erstattungsbetrag, weil kein Anteil an den Gemeinkosten zugerechnet wurde.
Die Voraussetzung der „Nutzung im Ausland“ bei Dienstleistungsexporten wird nicht dokumentiert.
Bei einer Lieferung zur Ausfuhr erfolgt die Ausfuhr nicht fristgerecht, und die Umsatzsteuer wird nachgefordert.
Bei Verkäufen mit Steuereinbehalt stimmen die Listen nicht mit der Erklärung des Käufers überein.
Vorgetragene Umsatzsteuer wird jahrelang angehäuft, ohne die Erstattungsmöglichkeit zu nutzen.
Mängelschreiben werden nicht fristgerecht beantwortet.

Zu den allgemeinen Regeln der Umsatzsteuer: Umsatzsteuerpraxis. Bei Prüfung oder Ablehnung der Erstattung: Steuerstreitigkeiten und Klage.

Quellen

Umsatzsteuergesetz Nr. 3065 (Art. 9 Steuereinbehalt, Art. 11–15 Befreiungen, Art. 29 Vorsteuerabzug, Art. 32 Erstattung); Allgemeiner Durchführungserlass zur Umsatzsteuer (Erstattungsbestimmungen); Steuerverfahrensgesetz Nr. 213.

Umsatzsteuererstattung: Erstattungsarten, Akte und Verfolgung