Den ersten Arbeitnehmer einstellen: SGK-, Vertrags- und Lohnabrechnungsschritte
Betriebsregistrierung, Frist für die Anmeldung, Arbeitsvertrag, Personalakte, Arbeitsschutz, Prüfung von Förderungen und erste Lohnabrechnung; eine Schritt-für-Schritt-Checkliste für Erstarbeitgeber.
Die Einstellung des ersten Arbeitnehmers löst die Pflichten des Unternehmens in Sozialversicherung, Arbeitsrecht und Arbeitsschutz aus. Wer die Schritte in der richtigen Reihenfolge erledigt, vermeidet in den ersten Monaten Bußgelder und entgangene Förderungen.
Zeitplan
| Wann? | Was? |
|---|---|
| 7–10 Tage vor Beginn | SGK-Betriebsakte prüfen (Registriernummer, Anschrift, NACE und Gefahrenklasse), Zugang zur e-Bildirge |
| 3–5 Tage vorher | Ausweis, Anschrift, Bankverbindung (IBAN auf den Namen des Arbeitnehmers), Diplom, ärztliches Attest; Arbeitsvertrag und Stellenbeschreibung; Vergütung und Leistungen vereinbaren (brutto/netto) |
| Mindestens 1 Tag vorher | SGK-Anmeldung (im Bauwesen, in der Fischerei und in der Landwirtschaft spätestens am Tag des Arbeitsbeginns) |
| Erster Tag | Unterweisung im Arbeitsschutz und Einarbeitungsnachweise, Anwesenheitsliste anlegen |
| Monatsende | Lohnabrechnung, Lohnzahlung (über die Bank), Quellensteuer- und Beitragserklärung (am 26. des Folgemonats) |
Betriebsregistrierung
Bei neuen Gesellschaften geht die Betriebsregistrierung automatisch vom Handelsregister an die SGK über; die Akte (Anschrift, Tätigkeitscode, Gefahrenklasse) sollte dennoch geprüft werden. Grundsätzlich wird die Betriebsmeldung spätestens am Tag des Arbeitsbeginns des ersten Arbeitnehmers eingereicht.
Die Probezeit verschiebt die Anmeldung nicht
Jemanden „für eine Probewoche“ unangemeldet zu beschäftigen, ist der häufigste Fehler. Die Probezeit ist versicherte Beschäftigung; das Bußgeld für eine verspätete Anmeldung beträgt 2026 33.030 TRY je Arbeitnehmer, bei Feststellung durch eine Prüfung das Doppelte. SGK-Bußgeldrechner
Vorzubereitende Unterlagen
- Arbeitsvertrag (Schriftform erforderlich bei Verträgen ab 1 Jahr, befristeten Verträgen, Teilzeit und Telearbeit) und Stellenbeschreibung. Arbeitsverträge
- Zustimmung zu Überstunden (falls erforderlich)
- Datenschutzhinweis zu personenbezogenen Daten
- Personalakte: Ausweis, Anschrift, Diplom, ärztliches Attest (je nach Tätigkeit), Vertrag, unterzeichnete Dokumente
- Richtiger Berufscode. Berufscodes
Arbeitsschutz
Mit dem ersten Arbeitnehmer wird je nach Gefahrenklasse die Leistung einer Fachkraft für Arbeitssicherheit und eines Betriebsarztes eingekauft (die meisten Kleinunternehmen nutzen eine gemeinsame Arbeitsschutzstelle), eine Gefährdungsbeurteilung und ein Notfallplan werden erstellt, und die Arbeitnehmer erhalten eine Arbeitsschutzunterweisung.
Prüfung von Förderungen
Eine Prüfung des Bewerbers vor der Einstellung (arbeitslos gemeldet, Bezieher von Arbeitslosengeld, Mensch mit Behinderung, jung) kann eine günstigere Förderung ermöglichen. Die Schatzamtsförderung und der Mindestlohnzuschuss setzen voraus, dass keine Schulden bestehen und fristgerecht erklärt wird. SGK-Förderungen · Bei wachsender Belegschaft: Pflichtquote für Menschen mit Behinderung
Erste Lohnabrechnung
Bruttolohn, SGK- und Arbeitslosenversicherungsbeiträge, Einkommensteuer und Stempelsteuer (einschließlich der Mindestlohnbefreiung) und Arbeitgeberkosten: Lohnrechner. Bei einem Arbeitnehmer, der im Laufe des Monats beginnt, werden die Beitragstage ab dem Eintrittsdatum gezählt.
Wer ist verantwortlich, wenn der Steuerberater die Anmeldung einreicht?
Die Meldepflicht liegt beim Arbeitgeber; der Steuerberater handelt als bevollmächtigter Nutzer. Deshalb ist es entscheidend, uns das Eintrittsdatum mindestens einen Tag im Voraus mitzuteilen. Lohnabrechnung und Sozialversicherung
Quellen: Gesetz Nr. 5510 Art. 8, 11, 102; Arbeitsgesetz Nr. 4857 Art. 8, 75; Arbeitsschutzgesetz Nr. 6331; SGK-Leitfaden zu den Arbeitgeberpflichten.