Códigos de días no trabajados de la SGK: ¿qué código para cada situación?
La lista de códigos de días no trabajados para los empleados declarados con menos de 30 días en un mes, la conservación de justificantes, los códigos de tiempo parcial y hoja de asistencia, los errores frecuentes y cómo corregirlos.
Un empleado que trabaja el mes completo se declara con 30 días, sea cual sea la duración del mes. Si se declara con menos de 30 días, el motivo se indica en la declaración de retenciones y cotizaciones con un código de días no trabajados. Días no trabajados = 30 − días cotizados.
Códigos
| Código | Motivo |
|---|---|
| 01 | Baja médica (días de baja, no trabajados) |
| 03 | Sanción disciplinaria |
| 04 | Custodia policial |
| 05 | Detención |
| 06 | Empleo a tiempo parcial (contrato escrito a tiempo parcial o a llamada) |
| 07 | Hoja de asistencia (días realmente trabajados según hoja firmada) |
| 08 | Huelga |
| 09 | Cierre patronal |
| 10 | Hechos que afectan a la vida pública |
| 11 | Catástrofe natural |
| 12 | Más de un motivo |
| 13 | Otros motivos |
| 15 | Ausencia |
| 16 | No trabajó en la fecha de extinción |
| 17 | Servicio doméstico, menos de 30 días |
| 18 | Prestación por reducción de jornada |
| 19 | Permiso de maternidad no retribuido |
| 20 | Permiso de viaje no retribuido |
| 21 | Otros permisos no retribuidos |
| 22 | Ámbito de la Ley n.º 5434 (declaración especial) |
| 23 | Prestación por media jornada |
| 24 | Prestación por media jornada y otros motivos |
| 25 | Completar días de otros tipos de documento o ley |
| 26 | Asegurado extranjero autorizado a trabajar a tiempo parcial |
| 27 | Prestación por reducción de jornada y otros motivos |
Los códigos 02 y 14 no se usan; los códigos de la pandemia 28 y 29 no se eligen en las declaraciones ordinarias.
Justificantes
Desde marzo de 2018, los justificantes de los días no trabajados (informes médicos, solicitudes de permiso no retribuido, hojas de asistencia, contratos a tiempo parcial) no se envían a la SGK; se guardan en el centro de trabajo con los registros de personal y nóminas y se presentan cuando se requieren. Si no pueden presentarse, los días no trabajados pueden rechazarse y completarse los días cotizados hasta 30; no presentar a tiempo los documentos requeridos conlleva una multa administrativa. Multas administrativas
Tiempo parcial (06)
Solo para empleados con un contrato escrito a tiempo parcial o a llamada. Los días cotizados son las horas totales ÷ 7,5, redondeadas al alza a un día entero. Ejemplo: 80 horas ÷ 7,5 = 10,67 → 11 días; 19 días no trabajados. Que un empleado a jornada completa no acuda algunos días no es empleo a tiempo parcial.
Hoja de asistencia (07)
Se basa en una hoja de asistencia fechada, regular y firmada por el empleado. Según la SGK, este código no puede usarse para asegurados declarados con 0 días y 0 ingresos.
Errores frecuentes
- Declarar las vacaciones anuales retribuidas como días no trabajados (las vacaciones retribuidas cuentan como días completos).
- Conceder un permiso no retribuido sin solicitud escrita (el código 21 exige la solicitud escrita del empleado y la aceptación del empleador).
- Elegir un código innecesario para quien entra o sale a mitad de mes (los días cotizados se calculan a partir de las fechas).
- Declarar los días de baja con el código 01 y pagar además salario (un pago del empleador es salario; las cotizaciones se calculan por separado). Prestación por incapacidad temporal
Corrección
Los errores se corrigen en la línea antes de aprobar la declaración. Tras la aprobación, según el error, se presenta una anulación o una declaración complementaria; las declaraciones tardías pueden conllevar multas y recargos. Compruebe antes de presentar: Revisión de nómina · Nóminas y seguridad social · Bajas médicas
Fuentes: Ley n.º 5510 y Reglamento de Procedimientos del Seguro Social; anuncios de la SGK sobre los justificantes de días no trabajados (2018, 16.11.2022, 20.11.2023); guías de la Administración Tributaria sobre la declaración de retenciones y cotizaciones.