Codes de jours manquants SGK : quel code pour quelle situation ?
La liste des codes de jours manquants pour les salariés déclarés sur moins de 30 jours dans un mois, la conservation des justificatifs, les codes temps partiel et feuille de présence, les erreurs fréquentes et la correction.
Un salarié qui travaille tout le mois est déclaré sur 30 jours, quelle que soit la durée du mois. S’il est déclaré sur moins de 30 jours, le motif est indiqué dans la déclaration de retenues et cotisations par un code de jours manquants. Jours manquants = 30 − jours cotisés.
Codes
| Code | Motif |
|---|---|
| 01 | Arrêt maladie (jours d’arrêt, non travaillés) |
| 03 | Sanction disciplinaire |
| 04 | Garde à vue |
| 05 | Détention provisoire |
| 06 | Emploi à temps partiel (contrat écrit à temps partiel ou sur appel) |
| 07 | Feuille de présence (jours effectivement travaillés selon la feuille signée) |
| 08 | Grève |
| 09 | Lock-out |
| 10 | Événements affectant la vie publique |
| 11 | Catastrophe naturelle |
| 12 | Plusieurs motifs |
| 13 | Autres motifs |
| 15 | Absence |
| 16 | Pas de travail à la date de rupture |
| 17 | Employé de maison, moins de 30 jours |
| 18 | Indemnité de chômage partiel |
| 19 | Congé de maternité sans solde |
| 20 | Congé de voyage sans solde |
| 21 | Autre congé sans solde |
| 22 | Champ de la loi n° 5434 (déclaration spéciale) |
| 23 | Allocation de travail à mi-temps |
| 24 | Allocation de travail à mi-temps et autres motifs |
| 25 | Complément de jours issus d’autres types de documents ou de lois |
| 26 | Assuré étranger autorisé à travailler à temps partiel |
| 27 | Indemnité de chômage partiel et autres motifs |
Les codes 02 et 14 ne sont pas utilisés ; les codes 28 et 29 de la période de pandémie ne sont pas choisis dans les déclarations courantes.
Justificatifs
Depuis mars 2018, les justificatifs des jours manquants (certificats médicaux, demandes de congé sans solde, feuilles de présence, contrats à temps partiel) ne sont pas envoyés à la SGK ; ils sont conservés dans l’établissement avec les dossiers du personnel et de paie et produits sur demande. S’ils ne peuvent être produits, les jours manquants peuvent être rejetés et les jours cotisés complétés à 30 ; ne pas remettre à temps les documents demandés entraîne une amende administrative. Amendes administratives
Temps partiel (06)
Uniquement pour les salariés titulaires d’un contrat écrit à temps partiel ou sur appel. Les jours cotisés correspondent au total des heures ÷ 7,5, arrondi à l’entier supérieur. Exemple : 80 heures ÷ 7,5 = 10,67 → 11 jours ; 19 jours manquants. Qu’un salarié à temps plein ne vienne pas certains jours ne constitue pas un emploi à temps partiel.
Feuille de présence (07)
Repose sur une feuille de présence datée, régulière et signée par le salarié. Selon la SGK, ce code ne peut pas être utilisé pour des assurés déclarés avec 0 jour et 0 rémunération.
Erreurs fréquentes
- Déclarer les congés annuels payés comme jours manquants (les congés payés comptent comme jours pleins).
- Accorder un congé sans solde sans demande écrite (le code 21 exige la demande écrite du salarié et l’accord de l’employeur).
- Choisir un code inutile pour une entrée ou une sortie en cours de mois (les jours cotisés se calculent à partir des dates).
- Déclarer les jours d’arrêt avec le code 01 tout en versant un salaire (un paiement de l’employeur est un salaire ; les cotisations sont calculées séparément). Indemnités journalières
Correction
Les erreurs sont corrigées sur la ligne avant validation de la déclaration. Après validation, une annulation ou une déclaration complémentaire est déposée selon l’erreur ; les déclarations tardives peuvent entraîner amendes et majorations. Vérifiez avant de déposer : Contrôle de la paie · Paie et sécurité sociale · Arrêts maladie
Sources : Loi n° 5510 et règlement sur les procédures d’assurance sociale ; annonces de la SGK sur les justificatifs de jours manquants (2018, 16.11.2022, 20.11.2023) ; guides de l’administration fiscale sur la déclaration de retenues et cotisations.