Médiation obligatoire en droit du travail : comment les employeurs doivent-ils se préparer ?
La médiation comme préalable aux actions en matière de travail : pour quelles demandes elle est obligatoire, délais, présence aux réunions, préparation de l’employeur, effet du procès-verbal d’accord, aspects fiscaux et SGK et erreurs fréquentes.
Lorsqu’un de vos salariés veut agir en justice pour une indemnité d’ancienneté, des heures supplémentaires ou une réintégration, il doit d’abord passer par la médiation. Pour l’employeur, cette procédure est l’occasion de régler le litige sans procès et à moindre coût. Mais une réunion abordée sans préparation peut transformer l’occasion en risque.
Pour quels litiges est-elle obligatoire ?
- Les demandes portant sur des créances du salarié ou de l’employeur et des indemnités fondées sur la loi ou sur un contrat individuel ou collectif (indemnité d’ancienneté, préavis, heures supplémentaires, congés payés, jours fériés, etc.),
- Les demandes de réintégration.
Les demandes d’indemnisation découlant d’accidents du travail et de maladies professionnelles, ainsi que les actions en constatation, en contestation et récursoires qui s’y rattachent, ne relèvent pas de la médiation obligatoire.
La procédure étape par étape
| Étape | Délai et contenu |
|---|---|
| 1. Demande | Le salarié saisit le bureau de médiation du tribunal ; pour la réintégration, dans un délai d’un mois à compter de la notification du licenciement |
| 2. Désignation du médiateur | Le bureau désigne un médiateur sur la liste ; les parties sont contactées par téléphone, courrier électronique ou notification officielle |
| 3. Réunion | Le médiateur réunit les parties ; les échanges sont confidentiels |
| 4. Durée | Trois semaines à compter de la demande ; si nécessaire, une prolongation d’une semaine au plus |
| 5. Issue | Un procès-verbal final d’accord ou de désaccord est établi |
| 6. Action en justice | En l’absence d’accord, le salarié peut agir dans le délai légal à compter de la date du procès-verbal final |
Ne pas se présenter coûte cher
La partie qui ne se présente pas à la première réunion sans motif valable supporte l’ensemble des frais de justice du procès ultérieur, même si elle obtient gain de cause en tout ou en partie, et aucun honoraire d’avocat ne lui est alloué. Répondez donc toujours à l’invitation ; si vous ne pouvez pas y assister, mandatez un représentant habilité ou un avocat.
La préparation de l’employeur
Préparez le dossier suivant avant la réunion :
- Calcul : calculez tous les éléments que le salarié pourrait réclamer selon vos propres registres : Indemnité d’ancienneté · Préavis · Heures supplémentaires
- Documents : contrat de travail, bulletins de paie, justificatifs de virement bancaire, feuilles de présence et relevés d’entrée et de sortie, registre des congés, lettre de licenciement, procès-verbaux des explications du salarié.
- Évaluation du risque : le licenciement repose-t-il sur un motif valable et la procédure a-t-elle été respectée ? Licenciement par l’employeur
- Pouvoir : la personne présente doit être habilitée à représenter la société et à conclure un accord (spécimen de signature ou procuration).
- Plafond : décidez à l’avance jusqu’à quel montant vous êtes prêt à transiger.
Effet du procès-verbal d’accord
- Le procès-verbal d’accord signé par les parties et le médiateur vaut titre ayant la force d’un jugement ; à défaut de paiement, il peut être exécuté directement.
- Les parties ne peuvent plus agir en justice sur les points convenus. Le procès-verbal doit donc énumérer une à une chaque demande couverte, avec son montant.
- Payer par banque et à la date indiquée dans le procès-verbal évite les litiges ultérieurs.
Aspects fiscaux et SGK
Les sommes versées en exécution de l’accord sont appréciées séparément selon leur nature : l’indemnité d’ancienneté est exonérée d’impôt sur le revenu dans la limite du plafond ; les paiements de nature salariale comme les heures supplémentaires et les congés payés sont soumis aux retenues d’impôt et de cotisations. Le procès-verbal doit préciser clairement si les paiements sont bruts ou nets et à quel élément ils se rapportent. Dans les accords de réintégration, il importe aussi de distinguer l’indemnité de non-réintégration et le salaire de la période d’inactivité.
Le code de sortie SGK du salarié doit être cohérent avec le contenu de l’accord : Codes de sortie SGK
Erreurs fréquentes
- Ne pas prendre au sérieux l’invitation du médiateur ou ne pas se présenter à la réunion,
- Convenir de « X TRY au total » sans distinguer les éléments du paiement,
- Laisser ouvertes des demandes non couvertes par l’accord,
- Payer en espèces.
En dehors de la médiation, la validité des reçus libératoires établis après la fin de la relation obéit à des règles propres : Reçu libératoire
Base légale : Loi n° 7036 sur les tribunaux du travail art. 3 ; loi n° 6325 sur la médiation dans les litiges civils ; code du travail n° 4857 art. 20.