Annuler, contester et retourner des factures électroniques et d’archive électronique

Mauvais montant, mauvais acheteur, facture émise deux fois ou marchandise jamais reçue… Une facture électronique ne pouvant pas simplement être « déchirée », chaque erreur a sa propre voie de correction. La bonne voie dépend du scénario de la facture, de l’auteur de l’erreur et du temps écoulé.

Regarder d’abord le scénario

Selon le Code de commerce turc, la personne qui reçoit une facture et n’en conteste pas le contenu dans les 8 jours de sa réception est réputée en accepter le contenu. C’est une présomption ; la preuve contraire est possible, mais la charge de la preuve passe à la partie qui n’a pas contesté.

Feuille de route par situation

1. Vous avez émis la facture et constaté une erreur

• Si la facture relève du scénario commercial et que l’acheteur n’a pas encore répondu, demandez-lui de la rejeter ; émettez ensuite la bonne facture.
• Si la facture relève du scénario de base ou si le délai est écoulé, mettez-vous d’accord avec l’acheteur et créez un enregistrement d’annulation sur le portail d’annulation et de contestation, ou demandez-lui une facture de retour.
• Si l’erreur ne porte que sur des informations sans effet sur le montant, comme la désignation ou l’adresse, il suffit souvent de la constater par correspondance avec l’autre partie.

2. Vous avez reçu une facture erronée

• Dans le scénario commercial, rejetez-la via le système dans les 8 jours.
• Dans le scénario de base, contestez dans les 8 jours par KEP, notaire ou le portail. Indiquez dans la contestation le numéro, la date, le montant et le motif : le modèle de mise en demeure de payer peut être adapté comme exemple pour ce type de notification.
• N’enregistrez pas la facture en comptabilité et ne déduisez pas sa TVA.

3. Une partie des biens ou services a été retournée, ou le prix a été réduit

• Pour la partie retournée, l’acheteur émet une facture de retour au vendeur. La facture de retour est aussi émise sous forme électronique (facture électronique si l’acheteur en est utilisateur).
• Le vendeur peut déduire par voie de régularisation la TVA sur la partie retournée ; l’acheteur régularise la TVA qu’il a déduite.

Factures d’archive électronique

Les factures d’archive électronique sont émises aux acheteurs qui ne sont pas dans le système de facture électronique.

• Une facture d’archive électronique peut être annulée via le système dans le délai de déclaration à l’administration fiscale et aux conditions du communiqué.
• Si le délai de déclaration est écoulé ou si l’acheteur a utilisé le document, la correction se fait par une contestation (de l’acheteur) ou un document de retour au lieu d’une annulation.
• En cas de retour de biens vendus à un consommateur final, un document est établi attestant le remboursement au consommateur et comportant ses coordonnées ; la régularisation de TVA se fonde sur ce document.

Régularisation de TVA et comptabilité

• En cas d’annulation d’une facture, le vendeur régularise la TVA collectée sur la période concernée et l’acheteur la TVA qu’il a déduite. La régularisation se fait sur la déclaration de la période de l’annulation : Déclaration de TVA
• Les justificatifs des documents d’annulation et de retour (correspondance, KEP, enregistrement sur le portail) doivent être conservés avec l’écriture.
• L’écriture de produit ou de charge est corrigée de la même façon par une contre-passation.

Erreurs fréquentes

1. Laisser passer les 8 jours pour contester une facture électronique de base,
2. Accepter la nouvelle facture sans rejeter la facture erronée, de sorte que la même opération est enregistrée deux fois,
3. Émettre la facture de retour sur papier,
4. Déduire la TVA d’une facture en double,
5. Annuler une facture erronée sans en parler au client.

Pour les mentions obligatoires d’une facture : Mentions obligatoires des factures

Base légale : Code de commerce turc n° 6102 art. 21/2 ; Loi sur la TVA n° 3065 art. 35 ; communiqué général n° 509 de la loi de procédure fiscale.